电子档案归档及管理创新探讨

文/郭红霞

电子档案归档及管理创新探讨

文/郭红霞

伴随着现代化技术的飞速前进，自动化、标准化和网络化目前已经逐步完善，很多电子文件被行政机关和社会各行各业广泛地应用。计算机技术在各个行业内的应用，必然带来大量的电子文件，关于电子文件的监督和管理，是目前档案管理人员一直热议的话题，同时也是档案工作者需要完成的一项紧迫工作任务。

一、电子文件的特征

无论是电子文件还是纸质文件，都是记录人们社会活动的记录，因此两者存在共性，但是也存在部分差异性。电子文件的产生、形成和归档、传送等方面都要契合传统的纸质文件。电子文件在通过电脑开展操作、传输、处理文件的过程中提升了文件的应用能力。对于档案人员来说，电子文件在整理方面，更为便捷，不同于纸质文件那般繁杂，故而电子文件相较于纸质文件有如下特性：

1．无固定载体。由于电子文件需要固定的存储载体，人们在利用需要的时候可以运用不同的输出方式，电子文件不仅要保存，更要复制和转换载体，如若电子文件无固定的载体承担文件，那么这份文件的原始性就不能通过载体查询到。

2．易更改。电子文件的内容不仅易于修改和删除，并且后期改动也没有任何痕迹留下，虽然使用便捷，但是这方面的劣势让修改可以不留任何痕迹，所以原貌的把握就略显困难，为了让其更具安全性，就要在技术上面做部分改善。

3．计算机硬件和软件更新。电子档案需要不断地适应新的生存和发展形势，这类形势的适应需要结合自身的结构或者格式，并且以此为代价，让电子文件有可阅读性，并在阅读过程中不断地进行转换，避免信息受损，不能被阅读出来。

4．数字容易消失。由于电子文件是存储在数据光盘这类介质上的，故而是无形的物体，使用操作如若不规范或者不得当，那么就会被损害和抹掉。另外信息传送中收发存储这些流程中受到病毒等外来客观状况的侵害，让信息丢失或者难以挽回，这必然会影响电子文件的价值。

二、电子文件的归档内容

电子文件归档主要分为逻辑归档和物理归档这两种形式。逻辑归档，即计算机网络上的归档行为，原有的储存方式不发生变化的情况下，将电子文件转交给相应的档案管理部门。文件管理部门在完成归档的各项程序以后，把归档好的电子文件传输给管理机构，逻辑归档完成后，电子文件的形成形式依旧处于形成者的存储管理中。物理归档，即将计算机或者电子文件转移到独立或者脱离计算机的存储器上面，必要时要改变存储方式，方便保存，这样在原计算机或者原系统出现问题后，能够保有原始资料。现在部分机关或者企业要及时地对资料进行逻辑归档，这样能够便于日后的文件查阅，定期的物理归档行为，便于机关档案的集中管理。

1．电子文件的收集工作。收集工作主要集中于机关内的活动，收集的文件包括与具有利用价值和查考的软件。第一，使用时需要形成具有机关职能和业务管理能力的文本文件。比如，一些草稿需要重点保存，修改时将原文件也要保存其中，加版本编号以后做累计，归档时草稿和定稿都要一起归档，目前比较常见的归档是电子文件的定稿。第二，计算机运行中开展辅助设计工作，要求检测、仿真等试验技术形成可参考性的数据文件，这些文件涉及的内容有数据库、图形库和方法库等方面。第三，保存与本单位相关的文本文件，部门命令文件需要本单位自己编制内容，部分是需要购买获得的，对于档案室内存的命令文件就无需归档。

2．电子文件的分类和排序。电子文件的分类以及排序需要根据电子文件的管理标准，将磁性化的载体作为分类标引，这样可以让零散或者杂乱的电子文件在电子存储中处于有序的状态。整个整理工作中占比较大的内容是著录标引，该工作能够决定档案管理工作的优劣与否，整理过程中需要对文件进行重新排列和组合，但是格式的转化方式有可能会让数据丢失，并且损害以证据为基础的电子文件真实性，由此让电子文件更为真实、完整，这是完成归档和档案管理的重要方略。

3．组织数据库。数据库的建立需要分类和编号电子文件，单位的电子文件由于类别种类繁多，因而需要分门别类地进行管理，并且科学的分类能让管理更趋向于合理性，结合门类划分要略，并结合本单位的专业文件内容做详细的编号处理，要求分类编号根据编号的方案做划分。目前为每一个文件制定唯一的号码，目的是让全部的电子文件形成统一整体，并根据号码登记电子文件，电子文件的整理的主要基础是管理和利用。相较于纸质文件，电子文件的存在形式偏于虚拟，故而检索后，就能查找到需要的电子文件，更为便捷。但是工作中需要牢记一点，在任何环境下，备份工作的完成十分必要，如果在条件不允许的情况下，可以实行电子和纸质双套管理制度，这样能够在环境特殊的情况下不耽误查阅。

三、电子文件的归档方法

归档在电子公文管理中直观重要，并且要求文档和文案之间相互连接，电子文件管理时需要通过文件整理，了解文件属性后做好详细的规划部署，这样可以从计算机或者网络存储设备上面考录移动的磁盘以及光盘等传输媒介，便于今后长期的工作进行。环境不同，电子文件的归档方式也各有不同，如果是网络环境下，需要根据要求转移到档案的数据库或者具有归档标识的内容上面，但是如果运用载体归档，那么就要做好辅助和认证类工作。归档工作涉及以下几方面内容：

1．确定电子文件的归档范围。电子文件的归档范围是确定归档的关键要素，不仅能保障电子档案的质量关键，并根据国家档案管理局的对应标准，要求电子文件归档范围要与纸质文件的归档范围相一致。

2．规定归档时间。电子文件归档在一个年度内完成后，要经过一段时间做具体的归档，也可以称为归档阶段，这就要根据具体的情况而拟定，当前电子文件需要和纸质文件同时做归档。

3．电子文件的归档要求。电子文件的总体归档要求主要涉及内容真实、完整，达到档案的预订功能价值。为了做好上述工作，需要从归档的各个不同阶段考虑问题，在归档中要做好各个阶段的规定、标准，其中包括与收集相关的内容，另外要准确地配套好软件和硬件环境，还要在归档中运用与电子文件格式相配套的通用标准格式。

4．归档的方法。归档的方法主要包括，第一，将应该归档的电子文件存到介质上面。第二，做好压缩归档等相关工作，并运用数据压缩工具归档整理电子文件，通过压缩将其刻入到磁、光盘介质上面。第三，备份系统归档。通常情况下在局域网或者其他网络环境内，要将电子文件做网上归档和备份。第四，一致性的测试原则。

四、电子档案管理创新途径

1．管理设备统一调配。为了让档案变得方便查阅且具有流动性，并将纸质档案信息逐步转化为数字化信息，这就要依靠网络化设施的配备来实现计算机网络部门的全覆盖。档案管理系统要得到充分运用：因为其功能有档案的自动编目以及检索、档案自动全文存储与检索等相关的信息化工作流程。因此，档案管理信息化的硬件保障要求必须使用型号和规格统一的计算机。计算机内存要满足数字信息化所需的大容量载体。在各单位档案数量逐步增加的过程中，档案部门库房压力也增大，同时面临纸质档案老化以及人员管理不科学造成的损坏，所以大容量的载体运用能够有效地解决这一问题。工作中计算机的磁盘存储以及光盘存储系统，尤其是光盘，能够解决现有档案存储难的问题。采用大容量的存储载体运用不但减少了人的工作量，也给档案的检索分类带来方便。档案管理要逐步选用规范性、通用性及稳定性的档案系统实现档案的信息、传输资源共享。同时，购置独立的服务器、防火墙和杀毒软件等软硬件，防止计算机病毒等侵害。另外，对于已经完成数字化的档案，可以进行备份，防止意外的发生，提升安全系数。

2．管理机制规范化。档案信息化建设中，应明确相关的责任，确保网络以及数据的安全运行，需要从实际情况出发，制定相关管理制度。档案管理部门关键是要严格根据国家的相关政策进行制度建立，以期建立适应信息化建设的档案管理制度。一是对档案管理的流程以及技术进行管理和规范，建立有关档案保管、分类、利用、归档、保密等一系列工作制度，将工作环节和工作流程细化，确保了档案管理的规范化和制度化。二是制定相关安全管理措施和档案管理标准，尤其在电子文件以及电子档案这部分，确保档案的安全完整性。三是规范档案管理职责，制定相应的档案人员岗位责任制度，要求档案管理人员认真做好档案的日常收集、整理、管理工作，工作人员要有高度责任感和服务意识。贡献中求支持，效率中求发展，在平凡的岗位上创造不平凡的工作业绩。制订档案整理、统计等标准有效平衡工作情况，对工作情况也能做到质量检查及监督信息数据库的建立。工作过程中，各个单位的档案部门没有按照标准统一进行，各部门各自为政，自成体系，就不能形成畅通的档案网络建设，资源共享也不会得以实现。

3．建设复合型的管理队伍。档案信息化建设的基础是档案管理人员队伍，档案管理人员应当是复合型人才，具备档案管理专业知识和相应的计算机能力。所以，档案部门一方面要加强对现有人员的职业技能培训，通过对外学习交流、档案专业知识和信息技术培训等方式拓宽知识面、掌握新技术。同时，严格考察新增人员的业务素质和信息技术能力，尽量把有专业理论知识，掌握计算机信息技术、技能和综合素质的人才充实到档案队伍。档案部门也要举行相关的业务培训交流，让工作人员说出自己工作中面临的困惑以及平时的工作感悟，有好的经验大家可以一起分享，并创造条件聘请专家进行上门业务指导以及座谈交流会，在工作交流和经验分享中，取长补短，提升自身的工作能力和工作效率。

4．电子档案管理中的注意事项。第一，管理中需要加大安全意识。由于电子档案管理中存在很多复杂性，并且档案存在的目的就是加大服务形式，让其便于传输等，但是利用时控制率比较低并且要比纸质的困难，由此若管理人员没有足够的经验，就不能及时发现问题，故而要让档案管理人员树立精深的态度，可以在任何情况下，避免泄密等状况的出现，让信息失真和损失。第二，制定相关的电子档案适用制度，档案在利用时确保有专门的制度，其中包括资格审查、权限控制利用等方面内容。第三，伴随着计算机技术的发展，电子档案利用发展前景广阔，但要切忌每一利用方式在应用设计时要靠人操作，故而档案工作者在工作过程中需要努力开发档案利用系统，在发展中创设条件，这样才能为使用者提供更科学、更全面的服务。

电子档案使用过程中，相关规章制度的制定和颁布，让电子文档归档和管理方面能够初步实现有法可依的状况，在发展中逐步走向规范化和标准化的进程。伴随着科学技术的前行，很多新的问题也将涌现出来，这些问题的出现必将为发展提供更为先进、可靠的管理设备和管理理念，在此每一位档案工作者和管理者都要做好档案管理工作的内容建设，这样才能为企业以及社会提供更为高效的服务。

（作者单位：广州番禺职业技术学院）