医院档案的数字化保管和利用探讨

路线

（宝鸡市妇幼保健院档案室 宝鸡 721000）

医院档案的数字化保管和利用探讨

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医院数字化档案建设，对医院档案管理能力提升具有重要意义。文章分析了医院数字化档案建设的重要性和必要性，并针对医院数字化档案建设中存在的问题，提出提高医院数字化档案建设能力的具体措施和建议。

医院档案 数字化 档案管理 医疗服务

随着我国医药卫生体制改革的推进，医院服务模式发生改变，医院医疗服务范围显著扩大，医院在医疗服务中所产生的各类文件数量大大增长，医院档案信息总量随之增长，对医疗服务和科研教学具有重要参考价值，利用率大大提高，档案管理要求和难度也都显著提高。医院档案管理的传统方式和模式已经很难适应形势发展需要，医院档案的数字化建设成为必然发展趋势。

一、医院档案数字化建设的重要性和必要性分析

1.医院数字档案化建设的重要性。在现代企事业单位办公中，传统纸笔化办公已经很难适应时代需求，特别是在迅速发展的医疗服务系统中，医疗网络服务信息技术也得到普及应用，作为一个以网络为基础的运营管理技术，以其便捷性而广受医疗卫生服务工作人员的喜爱，无纸办公在医院办公和服务中逐渐形成，特别是数字网络技术在医院档案信息资料的收集和储存及利用等方面的广泛使用，为医院档案数字化管理奠定了基础。而且通过数字化技术的应用，数字化档案替代了传统的纸张档案资料，大大降低了医院档案管理费用支出，而且还为医院档案管理腾出空间，更加便捷地进行档案资料的查询和利用及存储，操作十分便捷，有效解决纸张档案清晰度较低及纸张浪费、不便管理等问题，节约了医院档案管理的人员，提高了医院档案管理效率。

2.医院数字档案建设的必要性。从本质上来看，医院数字化档案是建立在现代信息基础之上，通过数字化手段，对综合档案信息资源综合处理，并对医院数字档案信息资源进行分散搜集和集中管理，最终通过网络设施实现资源共享。长期以来，我国医院档案管理存在较多问题，特别是档案信息共享性较差，医院档案管理方式较为滞后，医院档案安全性较低和缺乏现代开发利用手段，严重制约了医院档案价值发挥。

近年来，随着医院信息系统的广泛运用，数字化医学影像和电子病历被医生广泛应用，电子档案和电子文件大量产生，导致传统的档案管理技术手段和工作方式难以适应时代发展要求，电子档案无法得到有效管理和控制，甚至会被删除丢失或外流，严重影响到医院档案信息价值的发挥。在现代医院管理中，传统档案管理方式很难适应形势发展要求，必须要采取现代科学技术，加快档案信息化建设，对医院各类档案资源进行数字化管理，更好地对医院档案资源整合和共享，推动医院档案管理更好发展。

二、当前医院数字化档案管理中存在的问题

1.重视程度不够。在一些医院领导和管理人员眼中，医院数字化档案管理对于医院的发展很难产生实实在在的经济效益，甚至错误的认为医院数字化档案管理是可有可无的。这种片面的认识，对医院来说，高质量的医疗服务是第一要务，而档案管理则可有可无，对于医院的医疗服务质量没有任何影响，存在消极应付情绪，在实际工作中应付上级检查，以纸质档案简单代替，导致医院数字化档案建设很难开展。

2.基础设施建设不完善。在医院的数字化档案管理中，医疗档案对于医院发展的重要性应该是不言而喻的。但是，在一些医院的发展中，对于看得见的硬件设施投入较大，对于档案的数字化软件投入较少，更是忽视了增强技术力量和更新技术手段，导致医院数字化档案建设基础设施和配套设施不够完善，对于医院档案的数字化建设产生严重影响。

3.档案安全管理不健全。在现代医院数字化档案管理中，各类档案资料是以电子文件的形式进行存储的，而且还可以通过计算机网络把分布于不同地方的电子文件进行完善、存储和收集，把这些档案资料转存到电子设备之中。在此过程中，电子文件的存储呈现出载体和信息分离的状态，而且还可以随时对这些载体进行更新换代，对档案资料进行长期保管，但是由于电子档案是一种数字信息，其流动性和不稳定性都比较大，容易导致电子文件被破坏、丢失、篡改，对医院数字化档案管理水平提升造成一定制约。[1]76

4.管理人员素质较低。随着数字档案建设的推进，各种先进技术的应用，很大程度上促进数字化档案在医院档案管理中的应用，但是对医院档案管理人员来说，可能就存在一定的局限性，特别是熟练掌握数字化档案管理的专业人才较少，很难满足医院数字化档案建设、管理和发展需要。因此，对医院数字化档案建设来说，档案管理人员素质的提升是前提和基础，不仅可以促进医院档案管理水平的提高，也可以更好地满足医院档案建设和发展的趋势与需求。

三、医院数字化档案建设的策略和建议

毋庸置疑，数字化档案对于医院医疗服务质量提升和教学科研水平提高，具有重要的促进作用。针对医院数字化档案建设中存在的几个问题，主要可以从以下几个方面加以改进和提升：

1.要大力推进医院数字化档案管理平台建设。为了更好实现医院档案数字化管理必须要设计一套符合医院档案管理需要的数字档案管理系统，并对相关配套软件和硬件加以升级。在目前医院数字化档案管理平台建设中，有许多数字化档案管理平台可以选择，但在实际操作过程中发现，这些数字化档案管理平台在设计上存在许多问题，例如忽视医院数字化档案管理个性，在功能设计和实现方面，脱离医院档案管理实际需要。[2]57-59

同时，还存在系统不兼容的问题，导致这些数字化档案管理平台数据资源难以共享。医院数字化档案管理系统应该具有高速扫描仪集中扫描、双服务器和光盘数据备份等作用，以便确保医院医疗服务中形成的各类档案资料可以被及时、准确和真实归档，不断提高医院档案管理的安全性。并且，在医院的数字化档案系统中，还需要设有数字档案查询利用系统，通过网络文献传输和信息检索等渠道，实现数字化档案管理。要加强对医院数字化档案的定期检查和优化，对医院数字化档案管理系统进行不断更新和优化，确保医院档案管理系统的安全性和便捷性。[3]134

2.要强化医院数字化档案信息的资源共享。针对医院不同数字档案之间信息资源难以共享的问题，主要可以从以下两个方面加以推进：第一，要在医院现有的办公自动化管理系统和数字化档案管理系统之间实现信息资源共享。要在医院的信息查询接口程序中增加档案资源的查询功能，特别是要对医院的办公自动化管理系统、人事管理系统、财务管理系统、教学科研管理系统和档案管理系统进行整合，实现档案信息资源在这几个系统之间的集成，便于医院各个部门在医疗服务中所形成的各类档案管理资源都可以实现全面收集，对于医院档案管理系统的完善具有重要作用，从而使医院数字化档案管理系统和办公自动化管理系统之间形成一个密切的联系，实现两个系统的信息资源无缝对接和共享。第二，要加强医院纸质档案和数字档案信息集成共享。在医院现有的档案管理工作中，还存在着纸质档案和电子档案共同存在的现象。应该说，医院数字化档案对纸质档案的替代是必然发展趋势，因此必须要把纸质档案转化成数字化档案，并且以影像和文本形式共享。要针对医院数字化档案和纸质档案管理的不同，制定相应的数字化档案管理制度和纸质档案管理制度，确保两个不同载体档案资料的安全性，实现电子档案和数字化档案之间的非重复性和可共享性。

3.强化医院数字化档案管理意识。针对医院领导和档案管理人员对于数字化档案管理重视程度不够的问题，必须要不断强化医院数字化档案管理意识，特别是要增强医院领导对于数字化档案建设的重视程度，要引导他们对医院数字化档案管理重要性有清醒认识，使他们在医院医疗服务和教学科研中，对数字化档案管理建设更加重视，也为医院数字化档案管理提供长期的和稳定的资源和技术支持。医院档案管理人员也要主动加强对自己业务技能的学习，特别是要主动向那些数字化档案建设较好的兄弟单位学习，并且鼓励档案管理人员与本单位同事相互学习、相互交流，学习他们的成熟经验，根据自己的实际情况，有针对性地开展数字化档案建设推进工作。

4.建立医院数字化档案管理专职队伍。在医院数字化档案管理系统的建设中，人始终是决定性的因素。为了推进医院数字化档案管理系统的建设，必须要培养一支专职的数字化档案管理队伍，他们不再局限于对计算机网络管理知识的熟练操作，而且还要具有专业的数字化档案管理经验和技能，具有较高的职业素养和职业道德。在一些医院的数字化档案管理建设中，大部分医院都缺乏一支高技术、高技能的数字化档案管理专职人员， 特别是在信息处理和档案管理方面的专业复合型人才。在一些医院的数字化档案建设中，虽然引入了一些现代化管理设备和机器，但是始终缺少专业的医院现代档案管理高技术和高技能人才，现有的档案管理人员中，专业技术较差和职业素养都比较差，使医院数字化档案管理系统难以有效发挥作用，医院数字化档案管理难以实现。要推进医院数字化档案建设，就必须要培养一支高技能、高素养的专职档案管理队伍。现代医院档案利用中，档案利用人员较为关注档案信息的分析和加工，只有高技能和高技能的现代化档案管理人员才能够胜任此项工作要求，更是要求医院必须要重视对数字化档案专职人员队伍的培训，要让医院档案管理人员自觉学习数字化档案管理知识，不断强化他们的数字化档案管理意识和能力，更好地胜任医院数字化档案管理需要，增强他们的数字档案管理能力，提供更好的档案信息服务。[4]78-79

5.加强医院数字化档案管理的安全性。医院数字化档案管理系统具有信息收集、信息查询和档案管理的便利，存储介质体积较小和携带便捷，但也存在信息安全性较差的问题，特别是容易遭受网络黑客和网络病毒的侵害，导致信息丢失或被篡改的问题，医院数字档案信息保密性较差，这是医院数字化档案管理中存在的主要问题。针对医院数字化档案安全性能较差的问题，必须要不断提高医院数字档案安全性，防止数字档案信息泄露，要对医院数字档案存储介质进行严格分类管理，要严格按照数字档案信息保密管理要求操作，确保医院数字档案资源的安全性。同时，医院档案管理人员也要不断加强自身安全责任意识，要对医院档案资料的归档工作给予重视，为医院档案信息的查询和利用奠定基础。医院档案管理人员也要不断提高自己的职业素养，增强自己对医院档案信息的维护和保密，防止医院档案信息资源丢失。

[1]孟微.加强医院档案数字化建设路径探析[J].黑龙江档案,2015（4）.

[2]徐茁.医院综合档案数字化建设的应用与体会[J].医院管理论坛, 2013（3）.

[3]孙晔晗,杨建民.开展医院档案数字化建设的实践与思考[J].人力资源管理,2013（3）.

[4]韩瑛,张渝培.医院科技档案数字化管理方法探究[J].城建档案, 2013（9）.

路线，大学本科，档案馆员，研究方向：医院档案管理。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.14.09

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2017-03-31