浅谈档案管理和档案服务

黄美蓉

吉林市城市建设控股集团有限公司

浅谈档案管理和档案服务

黄美蓉

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民生档案关系到人民群众最关心、最直接、最现实的利益问题。全面了解掌握民生档案工作的基本情况，加强和改进民生档案管理工作，更好地发挥民生档案在服务民生、促进经济发展和社会和谐方面的积极作用，这是阶段从事档案工作人员的重要职责。把广大人民群众的根本利益作为工作的出发点和落脚点，把关注民生、服务民生作为突破口，紧紧围绕民生工作的需求，结合实际，找准档案工作服务民生的结合点，采取多种有效措施，全力推进档案规范化管理工作。

档案管理；服务

民生档案工作可以说就是管理和服务这两项任务。抓好这两方面的工作，也就自然而然地提高了民生档案工作水平。所以，档案工作人员必须要在档案管理和档案服务上下功夫。

1 档案的管理

1.1 档案管理的定义

档案管理，是指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。

1.2 档案管理的制度

档案管理的制度包括：档案人员岗位责任制、档案保管制度、档案保密制度、档案移交制度、档案立卷归档制度、档案统计制度、档案的开发利用、检查与考核。做好档案的管理制度有着深远的社会意义，比如：从当前企业改革的现实要求来说，企业档案和企业档案工作也是不可或缺的。建立现代企业制度是国有企业改革的方向，并要求全面、准确地把握“产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学”这个现代企业制度的基本特征。

1.3 档案管理工作的作用和意义

1.3.1 档案是单位工作的查考凭据。档案是当时当事直接使用的文件资料转化来的，并非事后不使用另行编制的，档案记录了单位当时活动的状况，其中包括行使行政职权的法律依据，处理行政事务的过程与结果，以及管理活动的经验，它可以成为使人信服的历史证据，它是任何单位连续工作必须查考的凭据。

1.3.2 档案是各类活动的参考依据。档案涵盖了单位各个时期的建设、科研、运营等各项工作活动中形成的具有价值的文献资料，档案中记载了各种活动的情况、成果、经验和教训，记录了各方面信息，反映了各类活动情况，能在不同程度上和不同的方面为单位发展和建设提供咨询研究、统计监督的情报信息，对制订工作计划，检查和总结运营情况，推广先进技术和管理经验等，都是重要的参考材料。

1.3.3 档案是单位资产组成部分。档案作为单位各项工作及其管理活动的真实历史记录，其价值在于其记录中所蕴含的内容。首先档案是单位固定资产和流动资产的构成要素。设备仪器、房屋及建筑物这些“硬件”在其有效使用期间离不开对其起保证与依据作用的“软件”――档案，两者作为一个整体共同构成单位的固定资产。其次档案是单位无形资产的组成部分，如党群工作档案、行政管理档案、运营管理档案及科学技术管理档案等，它们真实记录着单位科技水平、文化建设及管理状况等，并伴随单位工作、运营发展的始终，是无形资产的构成要素。

1.3.4 档案是科学研究的基础和必要条件。无论科学研究还是技术创新，所有的科研工作都需要借助于各种各样的档案资料才能更快更好地取得成果，一方面过去专门进行的科学研究的原始记录可供现实研究工作直接借鉴，另一方面，从记录广泛丰富的经验中，可为各项研究活动提供试验、观察和理论概括基础材料。

1.3.5 档案机构是单位的历史宝库。档案室是单位的历史资料和特有的知识、技术等资料的库存地，它服务于单位的各项工作，同时也是对外服务的窗口，是社会公信度最高的部门。

2 加强民生档案服务

立足档案服务群众，做精、做细档案查询工作，以服务查档群众为中心，量身定制“‘一’系列”服务套餐，热情接待每一个查档者；认真查阅每一份档案；耐心解答每一个疑问；决不放过每一个线索，力争使每一个查档者高兴而来，满意而归。针对群众反映的查档时间长、方式单一的情况，进一步简化办事流程，大力推广档案数字化查阅服务，实行函电代查、现场查询及跟踪服务、热线服务等人性化服务方式，并为群众提供老花镜、放大镜、便民笺等，为解决工龄工资、退休、拆迁、社会保险、房产继承、民政优抚、民族成分、落实政策等方面问题提供大量的有效凭证，及时化解诸多民生矛盾纠纷，真正发挥档案服务群众的积极作用。通过向档案利用服务对象发放《征求意见表》，实行档案查询信息公开化，服务对象直接参与服务监管，请群众当“裁判员”。张贴服务流程图，就应办流程作出详细注解、具体说明；明确档案利用服务“零收费”、“高效率”，坚决抵制乱收费、私自收费、无故推诿等现象；向服务不佳、态度生硬、“庸、懒、散、拖”、乱收费等现象亮出利剑。牢固树立为民服务意识，进一步加强档案统筹管理，着力构建档案立体服务网络，切实提升档案服务效能，推进档案服务民生、服务群众、服务社会。构建档案服务网络。积极推行免费查档服务，所有群众均可按相关规定免费查阅所需档案、免费出具各种证明，进一步推进档案服务民生、服务群众，充分发挥档案公共服务效能。推行便民查档服务。积极推行电子查档服务，切实提高查档效率，提升档案服务效能。在信息网、政务公开栏上公开公布查档电话、查档所需资料和查档程序，认真开展电话、QQ、来函等多种形式的档案查阅利用代理服务，函寄档案利用证明，为外出务工群众提供轻松便捷的“保姆式”查档服务，切实深化便民服务。制定档案人员岗位职责、档案首接首问责任制度和限时办结制度、档案利用管理制度等，明确档案受理项目、服务范围、办理程序、需要提供的资料以及承诺办理的时限，并定期公开公示档案承诺、践诺、服务等情况，广泛接受群众社会监督，倾力打造“阳光档案”，切实密切档群关系，提升档案公信度和群众满意度。

总之，通过档案管理工作的不断完善，使档案管理焕发新的生机与活力，为社会经济发展提供强有力的保障。

[1]雅克·蒂洛基恩·克拉斯曼.伦理学与生活.兴界图书出版社.

[2]林滨，贺希荣，罗明星.全球化视野中的伦理批判与道德教育的重构.人民出版社.

[3]李兵琴.浅议人事档案管理.中小企业管理与科技，2009.34.