关于如何做好档案管理工作探究

杨 铃

佛山市三水区交通基础建设集团公司

关于如何做好档案管理工作探究

杨 铃

佛山市三水区交通基础建设集团公司

作为一名档案管理人员，要做好档案管理工作必须做到自身专业知识、服务意识强、政治素质良好等。本文只要针对档案管理工作进行阐述，对档案管理人员的素质建设和创新管理工作措施进行总结，通过对档案管理工作的分析，旨在提高自身的素养。

档案管理；素质；措施

1.档案管理

档案管理亦称档案工作。是档案馆(室)直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项服务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。作为一名档案管理人员，做好服务工作至关重要。

2.档案管理人员要具备的素质

2.1 档案管理工作人员的政治素质

档案管理工作人员必须具备社会上各类专业工作人员所应共同具备的基本政治素质，即坚持四项基本原则，热爱党，热爱社会主义，热爱祖国和人民，坚决执行党和国家的各项法律和各项方针政策，讲道德，守纪律，不为名，不为利，不计较个人利益，有献身精神。由于档案工作具有一定的机密性和较强的政治性，因此，档案专业工作人员尤应具备守口如瓶、严守国家秘密的政治素质。同时，档案工作的服务性特点还特别要求档案专业工作人员应具有良好的为人民服务的精神。

2.2 档案管理工作人员的专业素质

档案管理工作人员应该安心本职工作，热爱档案事业，有较强的事业心，懂得文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等档案专业基本知识，熟悉党和国家有关档案工作的各项法规和方针政策，熟悉上级档案行政管理部门的各种业务规定，熟悉自己所从事的业务工作；能把档案专业法规、政策和档案专业基本知识以及其他专业知识灵活运用于自己的工作实际，熟练完成自己的业务工作。

2.3 过硬的业务技能

文件材料的收集工作除了建立健全文件资料的收集归档制度、取得领导重视、各部门配合外，更重要的是专职档案人员要做到“三勤”，即脑勤、手勤、腿勤，爱岗敬业，尽职尽责。档案管理人员应根据档案材料来源广、范围大的特点，主动上门，跟踪收集。首先根据文件材料形成时间的规律主动收集，把握文件收集的主动权，把反映主要职能活动和历史面貌的重要材料都收集起来。要加强与各部门的沟通，避免归档时遗漏。阶段工作结束或年度工作完结，专职档案管理人员应主动上门将所形成的文件材料收集归档，把大量分散的档案资料进行加工、分析鉴别、归档集中，从中找出规律性的材料和数据，变死材料为活信息，为开展各项管理工作服务，为各项管理工作提供齐全、完整、准确、可靠的档案信息资源。同时档案管理工作应加强宣传，通过多种渠道、多种形式、多种场合适时宣传档案知识和档案法规，增强全员的档案管理意识，使其自觉地配合好文件资料的收集和归档工作，以有利于档案工作的顺利开展。

2.4 档案人员的服务意识

档案管理者要建立健全档案管理模式，保证档案的安全与高效。还要与时俱进，树立新的科学发展观，正确的掌握和应用现代科学的方法和理论，在新的领域中不断的创新，使传统的人工管理方法与现在的科学信息方法完美结合，运用现代的网络信息技术，来吸纳新知识，引进先进的科学理论观念，加强网络信息服务，增强档案管理的质量。档案工作管理工作人员还要增强服务意识，以“主动服务”作为工作的出发点。只有做到了明确服务的方向，端正服务的态度，提高服务的质量，才能充分发挥档案信息资源的作用，为社会主义现代化建设服务。

3.创新我国档案管理工作的措施

3.1 强化档案的信息化好网络化进程

传统的档案管理主要是进行手工管理，这种管理方式管理效率低，已经不适应我国社会生产力发展的需要，因此需要提高档案管理的效率，提高信息化和网络化技术在信息管理中的应用，电子信息技术的发展为档案管理的信息化进程提供了技术支持，在计算机技术和网络技术发展的前提下，电子文件的生成、运用以及后期的销毁工作都可以通过网络进行，提高了档案管理的效果，形成了档案管理的新模式，也减轻了管理人员的工作负担，解放了劳动力。

3.2 对档案管理工作的职能进行合理开发和利用

档案管理人员应对本单位的发展现状进行充分了解，并对档案管理工作的职能进行合理开发和利用，从某种意义上来讲，每一项档案管理工作都有自身存在的价值。此外档案管理人员应意识到自身职责的重要性，对相关档案信息进行科学、合理、有序的编排，实现“死档案”向“活资料”的转化，从而更好地服务于单位，为各项工作的开展提供相关的数据参考。与此同时，档案管理机构还需结合先进的网络技术，建立单位与档案管理信息的共享平台，使其能够更好地进行档案管理咨询工作，促进单位的稳步发展。

3.3 加强档案信息化管理

档案管理电子化是档案管理工作的必然趋势。单位应该充分的意识到档案信息化的重要作用，保证重要档案的安全性。首先单位在档案查询上加强电子检索，通过系统软件支持，实现档案管理资料查询的方便性。其次，在实施档案信息化的过程中，要确保档案的安全。为了应对这一点，档案资料采集要做到采集真实、管理规范。同时，档案管理人员也要做好电子档案的保存工作，将每一类档案的密级程度划分好，对档案进行全面的掌控。不仅可以节约成本还可以减少风险。最后，改善单位现有档案管理设施，加大档案管理设备投入，提高工作人员的工作质量和效率。单位应该在档案室配备数码相机、扫描仪等。全面实现电子文档一体化管理，步入档案办公管理自动化轨道。同时，档案的更新是一份工作量很庞大的工作，单位档案管理工作人员要及时收集新的档案完善档案库，及时的更新档案信息、档案内容，对于废弃的档案另作封存，才能更好的提高工作效率。

4.结束语

随着以办公自动化、社会信息化为核心的企业档案管理模式的深入发展，档案在企业的生产和经营过程中起着特备重要的作用。因此，要不断的学习档案管理的相关知识，为企业做出应有的价值。

[1]巴依尔.新形势下如何加强档案管理工作人员的自身建设[J].中外企业家，2013(19).