ERP系统环境下企业内部控制研究——以西南水泥公司为例

任劲麟

安县中联水泥有限公司

ERP系统是Enterprise Resource Planning的简写，即为企业资源管理计划。在1991年由美国的加纳特公司提出，经过近20多年各企业的管理探索，经过最初物流管理、生产管控、财务管理等过程管控，演变到现在的ERP企业管理文化战略思想。本文以西南水泥ERP管理系统为分析对象，对其使用的云天软件实施的内部控制活动的分析。

一、ERP系统的基本特点

(一)ERP系统的基本特点内部控制流程化

云天ERP管理系统对内部控制流程分成三种控制活动，第一种是流入行为，对应的功能项目有：采购管理、地磅管理。第二种是流出的行为，对应的功能项目有：销售管理。第三种内部控制流动是企业内部管控活动：质检中心、设备管理、备品备件、生产管理、结算中心、财务管理等。这三种活动按照先后顺序依次展开，若前一流程未办理完结，后面的流程是不可见。同时各个流程的管控是按行为人的角色管控，一个角色对应一个职务，一个职务对应一个管理者，将管理权限对象化。

(二)财务与业务有机接合

进行了对象化内部控制活动的业务，只有通过财务核算体系才能体现其控制成果。西南水泥各企业财务核算所使用的系统是用友NC5.7系统软件，当云天业务流程处理完成后，两个管理系统通过系统接口程序将云天业务数据打包发送，用友NC系统对收到的数据进行解码处理。在用友的NC系统中不能对云天业务中的数据进行任何改动。杜绝财务造假行为的发生。同时对业务处理实现了一致性控制。

(三)内部监督管控数字化

云天ERP系统有一个最大特点，能完整保存各种业务活动信息。系统接入视频监控信息、地磅称重信息、质量检测信息、生产中央控制信息、设备保障运行信息等，这些数据在没有ERP系统情况下可能会出现人为调节。云天ERP系统只对系统管理员开放维护权限，并且保留操作日志，操作日志不能任意清除。系统采集到这些数据后形成各类管理报表，管理者根据其权限角色查寻对应的报表。

二、ERP系统环境下内控管理的优势

企业实现ERP系统进行内部管控后，内部控制流程标准统一，内部控制风险水平统一，内部审计监督和考核简洁高效。通过对ERP信息化系统的不断完善，以是对企业管理水平的提升，更是公司企业文化战略的历练。

(一)ERP系统对内部控制过程全面管理，内部控制活动高效便捷

ERP系统通过信息化技术，实现了企业内部的各项资源的共享与协同管理，使各项资源在整个流程中得到有效管控。企业的各个业务处理流程对接更方便。企业管理的效率提高了。减少企业无效管理活动，降低企业生产经营成本。以云天ERP系统的采购流程管理为例，系统从供应商的资质审查，矿产资源调查，网上招标，合同评审，立户审批，货物进厂过磅等内部控制。通过这些控制活动后，企业采购成本得到有效控制，企业的采购活动更透明。

(二)ERP系统对库存物资的管控，提前预警库存量，存货管理更有效

ERP系统能有效控制企业的库存物资，可以设定各种材料的保险库存量，超出系统最高控制线时系统自动终止相应采购活动。云天ERP系统还能对库存的各种物资进行库龄分析、库存分析，生产过程中往往对物资需求较多，采购、运输等各个环节中不确定的因素较多，通过ERP信息化管控方式可以通过信息化管理平台协同工作。云天ERP系统可以对企业的生产耗用的商品实现个别计价，对企业的成本核算更科学。。

(三)ERP系统对生产环节的管理，生产过程管控程序化，质量控制标准化

对生产环节进行控制管理难度比较大，云天ERP通过生产计划，停机登记，设备产量、电耗、生产平衡，DCS考核等生产管理控制方法，将复杂的生产工序程序化控制。ERP系统与生产DCS无缝对接，生产现场信息可以通过内部网络及手机APP软件实时查寻，有操作权限的人员可以通过手机或互联网远程操控。ERP在生产管控方面的应用大大提高产品质量，生产的稳定、安全性，生产的产量均得到有效控制，为企业创造了很高的经济价值。

(四)ERP系统与财务管理对接，财务和业务实现一体化

在西南水泥的内控管理系统中，ERP是通过用友公司和云天软件公司共同开发的接口程序将ERP信息打包传递到用友财务系统。用友系统自身配有ERP管理系统，西南水泥管理层认为云天ERP系统更适合水泥制造企业。在财务中常用到的结算、审核等过种文件无均可通过数据对接，财务系统可以很方便查到业务单据，各种业务流程审批手续可以追踪管理。ERP系统对财务风险控制工作更直观、科学，管理效益非常明显。

三、ERP系统环境下内控管理的弊端

(一)内部控制环境建设落后于信息化软件更新的速度

内部控制理念从西方引进后，在国内经各家企业消化吸收后，形成自己的管理体系。这一过程一直在不断完善中。有不少企业领导层对ERP系统认识不到位，认为就是一个应用软件，只要软件开发公司与具体经办人员联系就行了。ERP系统应是三方关系：管理层，开发方，应用者之间的协调统一。ERP系统需要一个清晰的公司治理结构，权责统一，减少人为干扰。利用ERP系统的考核太过于格式化，灵活度比较差。内部审计工作落地较难。

(二)企业的风险评估体系建设缺乏全面构思

企业的管理人员是ERP系统有力的推进者，但很多ERP系统内部控制流程设计很复杂，使用不方便。西南水泥的云天ERP系统在使用中问题还很多，管理人员认为这种控制过程不适合当地企业的实情。企业内部控制的重要工作需要加大风险评估工作，在云天ERP中风险评估未能体现。

(三)信息沟通不畅

现在是信息化高速发展的时期，信息传方式多、速度快，可以说信息质量和速度是企业核心竞争力的体现。企业间各部门人员的沟通，更利于提高企业经营效益。但是，很多企业受资金等影响，内部信息撑握不全。造成内部信息沟通不畅。现代企业很多经营活动都是通过网络平台，企业间的经济交流活动都通过网络完在成。因此，企业应加大信息沟通能力的建设。

(四)内部监督与考核流于形式

企业内部监督对保保证企业各项控制措施执行有重大影响，企业应结合企业实际情况，建立内部控制制度。企业内部应明确监督的权责，才能保证内部监督的效率。但是很多企业受管理层影响，限制监督功能的效率。

四、ERP系统环境下加强内控管理的策略

(一)改善内部控制环境

现在的ERP系统都是集团化管控，信息数据集中管理。西南水泥的云天ERP系统数据分布在各个成员企业之间，通过公共网络实现数据共享。现代云技术应用较为广泛，企业的数据可利用云计算、云存贮技术，为企业提供更安全、更高效的信息化服务，同时提高企业内部控制的效益。

(二)建全内部风险评估体系

科学的风险评估体系对企业内部控制效率作用影响很大。因此要提高企业经营风险价值管控能力，建立风控长效管控机制。就西南水泥ERP系统建设而言，应及时更新内部控制度，提高对预算考核的科学性评价体系，让ERP系统管理思想引领企业管理文化变革。

(三)提高信息沟能力

受市场竞争因素制约，企业的发展规模会变大。因此建立良好的沟通环增境，对提高企业经营活动有积极影响。在ERP系统中，各部门之间的数据可以互享，将分散的业务联成块，整个业务链更全面。

(四)加强内部监督考核的制度建设

ERP系统下最大优点是系统通过计算机程序控制，控制的尺度松紧一致。对企业的内部控制的公正、客观有了保证。目前西南水泥使用的云天ERP系统还在不断的改进中，企业反馈的具体问题还需在信息化软件中完善。

[1]王运鹏《基于ERP的制造企业内部控制的研究》，财会通讯.综合2014年3期(下)

[2]张则岭《ERP环境下企业内部控制实践与思考》，财会通讯2015年28期