事业单位档案管理工作的优化方法初探

孙 可

(吉林省食品药品信息中心(吉林省食品药品举报中心)，长春 130033)

事业单位档案管理工作的优化方法初探

孙 可

(吉林省食品药品信息中心(吉林省食品药品举报中心)，长春 130033)

社会经济不断发展，事业单位体制也在深入改革，不断调整着内部结构。事业单位的档案记录着事业单位的整个经历，对单位的未来发展起着很重要的作用，因此，档案管理工作尤为重要。在事业单位档案管理工作中，由于它的工作内容比较独立，对其的监督管理经常不到位，导致档案管理中出现各种问题，在信息化发展的背景下，为了更好地解决这些问题，应优化档案管理工作，就事业单位档案管理工作的优化方法进行全面分析，为事业单位档案管理发展提供了可行性方案。

事业单位；档案管理；优化方法；探究

在事业单位档案管理工作中，它所涉及的内容十分广泛。档案的收集、整理、编目、保管等工作均在此范围内，它可以随时为单位提供相关的资料，也可以使企业管理者通过档案更好地了解企业的经营状况，从而为以后的发展提供思路。但是在目前的事业单位档案管理工作中，许多事业单位并没有意识到档案管理的重要性，档案管理水平很难达到一个很高的层次，这很容易导致档案管理工作发生滞后现象。为了更好地发挥档案的作用，优化档案管理工作非常重要。

1 事业单位档案管理工作存在的问题

1.1 档案管理制度不完善

近几年，档案管理工作出现了很多问题，一个很重要的原因是事业单位没有针对档案管理工作建立一套比较完善的制度，在档案管理中经常会出现案卷标题及序号不规范、缺失卷内目录等问题。在进行档案的收集、整理、借阅时，没有一套比较完善的制度对其进行管理，很容易导致档案的使用价值不能被很好地利用。

1.2 档案管理人员的管理水平没有达到要求

在事业单位中，很多档案管理人员仍沿用比较传统的管理思想，对于管理工作仍采用以前的工作理念，不会推陈出新，思维模式陈旧，因而档案管理工作根本无法适应当前社会的发展趋势。在进行档案信息化管理时，管理人员要拥有相关方面的技术手段，但很多档案管理人员并没有接受过相关方面的培训，因此在档案管理工作中，管理人员的管理水平很难达到相应的管理要求。

1.3 档案的使用频率低

档案信息管理为事业单位的快速发展提供了基础，档案管理也提升了事业单位的社会效益和经济效益。在事业单位中，由于受传统管理理念的影响，它的发展只会按部就班，不会总结经验教训，因而很多档案没有被很好地利用，档案的使用频率较低，导致档案管理工作被忽视，造成了经济损失。

1.4 档案的检索效率低

在档案管理工作中，设立档案检索是为了使管理者更加方便找到想要的档案，从而提高档案的利用效率。在许多事业单位中，为了更好地方便人们的检索工作，经常设立手动检索和计算机检索两种检索方式，但是在实际运行中，手动检索由于操作起来十分困难，因而很难达到相应的检索效果，利用计算机检索时，由于设计者所设计的检索方法非常烦琐，经常出现叠档的现象，所以这两种方法都不能很好地满足档案的检索要求，使得检索效率大大降低。

2 优化事业单位档案管理工作的必要性

2.1 与时代发展的需求相适应

信息化时代的飞速发展促使事业单位档案管理不断向信息化的方向发展。传统的档案管理方式是人工对档案资源进行收集与管理，已经远远不能适应现代社会的发展需求，严重阻碍了档案事业的发展速度。随着信息化时代的飞速发展，为了保障各事业单位能够顺利开展各项工作，事业单位档案信息化建设已经成为一个必然趋势。为了适应时代发展的需求，事业单位档案管理工作需要不断向信息化方向靠拢。

2.2 实现档案资源的合理配置

档案管理信息化可以凭借互联网技术和环境的优势，实现档案资源管理的数字化和网络化，达到档案信息资源的合理配置和科学化管理的目的，实现档案信息资源利用的最大化。如果事业单位档案管理能够实现信息化，在未来的档案管理过程中，便可以快速准确地查询提取档案，还可以进行远程操控，消除了档案管理工作受地域限制的问题，实现了档案资源的共享。

3 事业单位档案管理工作的优化方法

3.1 完善档案管理体制和运行体制

为了更好地做好档案管理工作，完善档案工作的管理体制和运行体制起着十分重要的作用，管理体制和运行体制的完善需要从几个方面入手：第一，事业单位要提高对档案管理工作的重视程度，促使各个部门共同参与到档案管理工作中。第二，对于传统的管理理念要及时转变，不应该拘泥于以前的管理模式，将档案管理工作更好地为人民服务作为最主要的宗旨，全面服务于人民。第三，对于档案管理工作的职责，要贯彻落实到个人，档案管理工作的整理、保存及安全保密措施都应该明确指派给相关人员，明确档案管理工作室的新格局。

3.2 完善档案资源的利用体系

为了更好地发挥管理档案的作用，完善档案的资源利用体系尤为重要。完善档案的资源利用体系主要从以下几个方面考虑：第一，对事业单位的档案服务方式要不断改进，只有这样才能更好地使人们查阅到相应的档案资料，使档案管理在不断改进过程中免去烦琐的操作流程，为人们提供便利。第二，档案管理工作更加趋向于数字化、信息化模式。当今世界快速发展，科学技术日新月异，它的出现为人类的生活生产提供了便利，如果将烦琐的档案管理工作采用多媒体的信息化模式开展，不仅会使档案管理工作变得非常便捷，还能极大提高档案资源利用的价值。

3.3 完善档案保密机制，提高档案安全性

事业单位要重视档案的保密性和安全性，保证档案的完整，具体方式有以下几种：第一，加强档案保密机制的建设，牢固树立档案的安全管理理念，不断规范档案管理秩序和操作规程。不定期的对档案管理人员进行技能培训和安全培训，单位也应该加强档案安全保管的宣传工作。第二，加大事业单位档案管理的安全保密检查力度，严查违法、违规、违纪行为，确保单位档案的安全。第三，完备档案管理的基础设施，建立数字档案和电子信息安全法规，逐步完善档案的安全保密机制。

4 结语

在事业单位中，档案管理工作起着非常重要的作用，应引起事业单位足够的重视，不断加强对档案管理工作的深化和研究，在分析自身问题的基础上，找到解决问题的有效措施。由于档案管理工作需要比较专业的人才，为了更好地解决相关问题，事业单位应在不断培养现有管理人员的基础上，引进专业的管理人员，使档案管理工作能够在不断优化中得到提升，提高工作效率，从而更好地推进事业单位工作的顺利进行。

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[6] 张元智．新时期行政事业单位档案的数字化管理研究[J]．中国科技纵横，2016，(09)：103-104．

Apreliminarystudyontheoptimizationofarchivesmanagementinpublicinstitutions

SUN Ke

(Jilin Food and Drug Information Center (Jilin Food and Drug Administration Center), Changchun 130033, China)

The social economy is developing continuously, and the institution system is also undergoing reform, and the internal structure is constantly adjusted. The records of the institutions record the whole experience of the institutions, the unit’s future development plays a very important role, and therefore, archives management is particularly important. In the work of archives management, its supervision and management is often not in place, resulting in file management problems. In order to better solve these problems, we should optimize the archives management work, make comprehensive analysis of optimization method, and provided a feasibility program for the development of the archives management of institutions.

Institution; File management; Optimization method; Inquiry

G271

A

1674-8646(2017)19-0158-02

2017-06-30

孙可(1988-)，女，硕士。