浅谈交通系统档案管理的智能化发展

王文杰

(省高速公路管理局哈尔滨处，哈尔滨 150001 )



浅谈交通系统档案管理的智能化发展

王文杰

(省高速公路管理局哈尔滨处，哈尔滨 150001 )

随着我国各省市公路的飞速发展，交通系统工程建设的档案规模也在不断扩大，档案的种类有了极大的增加，档案信息量也随之不断增长，之前传统的交通系统档案管理模式已经无法匹配现阶段档案管理的真实需求，这就需要设计人员开发出一套先进的、智能化的档案管理模式来提升我国交通系统的档案管理水平。

交通系统；档案管理；智能化发展；优势；做法

本文主要以交通系统档案管理的智能化发展进行分析，阐述了之前档案管理中存在的一些问题，提出了智能化档案管理的优势以及开展智能化档案管理的具体做法。

1 传统交通系统档案管理存在的问题

1.1 档案编辑流程繁琐

在我国交通系统传统的档案管理方式下，档案信息都是由人工撰写档案盒上的相关信息，在填好信息之后，再把档案进行封袋处理，最后也是通过人工的方式来抄写档案目录。这种人工操作的方式不仅浪费人力物力，而且整个档案的编辑流程太过繁琐，这也就导致很多的档案在接收到馆之后，都是被堆放在一旁，没有做到及时上架。并不是说不去处理这些档案，而是说没有多余的时间去整理这些档案，这都是传统档案编辑流程影响造成的。

1.2 档案存放秩序混乱

当前我国交通系统的档案基本上都是纸质的，虽然说档案在存放的时候都会按照资料性质的不同而进行分类存放，但是在档案的存取过程中，很多时候由于人为操作上的疏忽，档案存放难免会出现混乱的情况，而在档案较多的状态下，档案存放没有顺序的现象是经常发生的，这也就给借阅人查找自己想要的资料带来了极大的不便。有时很长时间也找不到自己想要查询的档案信息。还会出现时间浪费掉，工作还没有完成的情况。

1.3 档案操作不合理

这一点主要体现在盘点操作上，我国交通系统的档案材料都是封装在档案盒当中，工作人员在盘点档案的时候一般的做法就是清点档案盒的数量。如果说要拆开档案盒进行盘点，那么整个档案盘点的工作量至少会增加五倍，那将是一项异常庞大的耗时且复杂的工程。

1.4 档案查阅耗时长

这一点与档案规模的不断增加有很大关系，借阅人想要查找某一个档案信息的时候，一般的做法都是先由档案管理人员找到存放借阅人想要查找的类型档案库区。如果此时档案在最开始存取的时候没有按照规定摆放，那么此时查找起来就会浪费大量的时间和精力，此时的档案价值就会被逐渐降低。

1.5 档案管理滞后

在交通系统的档案管理中，档案也分为有效档案和无效档案。有效档案主要是指在有效期限内，其数据信息对于整个交通系统来说存在重大价值的档案。而无效档案就是超出了有效期限的档案，一般对无效档案的处理方法就是在经过专业人员对其进行鉴定之后在销毁，以其达到减少库存的目的。但是由于我国的交通系统档案管理始终是沿袭着传统的档案管理模式，这就造成在档案库中会发现很多已经过了保存期限的档案与有效档案一起放在架子上，这样一来整个档案库的档案就会有很多冗杂的档案信息，这也给档案管理工作带来了巨大的负担。

1.6 档案存放环境差

在我国的交通系统档案管理中，除了上述问题以外，存放档案的库房环境也不是很好，档案是一种不可再生的资源，它对于我国交通系统的发展起着至关重要的作用，我们有必要让档案资料保存的时间更长久一些，失效档案除外。因此，当前摆在交通系统档案管理中的一个最大的问题就是如何长时间的保存档案信息。

2 交通系统档案智能化管理优势分析

2.1 实现了档案信息共享

建设智能化的档案管理系统与传统的档案自动化相比有一个最大的区别就是，智能化档案管理系统有效利用了数据库和网络的开放接口，真正做到了跨系统甚至跨部门的信息资源共享。研究人员在已有的档案管理系统基础上，通过建设智能化的档案管理系统，以交通系统内容的通信网络为依托，因此交通管理部门要针对档案管理，充分发挥档案信息在交通工程养护以及日常管理工作中的信息支撑作用。

2.2 创建智能档案库房

这一档案库房的建立，主要是为了延长交通系统档案的寿命，由于档案基本上都是纸质形式的，因此档案的防虫防霉等都是与库房的温度湿度相关。如果档案库房的温度和湿度没有达到延长档案寿命的标准，那么档案就会出现损坏，研究人员充分认识到了这一点，及时的调节档案库房的温度和湿度，使其能够达到延长档案寿命的标准，并实现对档案库房温度湿度的监督、记录的自动化管理。

2.3 实现了档案信息系统的互相连接

当前我国的交通系统档案信息资料都是由交通系统单独保管的，这种管理模式虽然可以有效避免档案信息的泄露，但是这种管理模式并不利于发挥档案信息在科研工作中的服务作用，档案信息资源在交通系统中的运用也就得不到真正的体现。研究人员通过创建智能化的档案管理系统就很好的解决了这一问题。

3 交通系统智能档案管理的具体实施

3.1 创建智能档案管理中心

这一管理中心主要依托于档案信息管理系统，管理人员可以登录这一系统页面来设置档案的位置，像区位、列位，等等。除此之外，还要建立档案地图，这样有助于实现档案在管理系统中的图形化定位，并且在档案管理系统中建立档案盒与档案标签绑定程序，使其能够建立一个一对一的对应档案管理关系。当借阅人想要借阅档案的时候，需要先到这一管理系统中进行用户申请，在满足申请的情况下才准许借阅，这样也很好的实现了系统用户与外部借阅用户之间的管理。对于那些信誉不好的用户，可以采取暂停用户借阅等措施，实现交通系统档案的规范化、科学化管理。

3.2 创建档案库房环境监测系统

这一系统的建立主要是为了保证档案的寿命能够得到延长，设计人员可以按照档案库房的实际面积在库房内设置多个温度、湿度传感器，并通过远程传输线缆将传感器的结果传输检测系统中，这样就可以更加直观的展示出整个档案库区的真实环境状态。一旦发现传感器的数值与档案的保护标准数据有差别，就要及时的采取相应的保护措施来解决数值问题。要保证档案库房长期处于一个受保护的环境状态，只有这样才能够真正的达到延长档案寿命的目的。

3.3 创建档案智能查阅中心

这一查阅中心的创建也是依托于智能化系统，可以通过这一系统对档案信息进行实时的查询，广大用户可以利用电子标签等设备对档案进行归还档案处理，而智能查阅系统还能够自动的更改借阅信息，以方便其他用户的档案借阅。

4 结语

研究人员通过开发交通系统档案管理智能化系统，促进了档案管理的规范化和科学化，实现了档案资源的共享，改变了传统档案管理人员的管理模式，减轻了档案管理工作人员的工作负担，提升了交通系统档案管理的整体水平。由此可见，档案管理的智能化系统发展对我国交通系统档案管理来说意义深远。

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Discussion on intelligent development of archives management in traffic system

WANG Wen-jie

(Harbin Department of Heilongjiang Highway Administration, Harbin 150001, China)

With the rapid development of highway of Heilongjiang province, the scale of archives of traffic system construction has been expanded, the kind of archives has been greatly increased, and the amount of archival information has been increased. Traditional traffic system archives management model has been unable to match the real needs of the current stage of archives management, which requires designers to develop a set of advanced, intelligent archives management model to enhance the level of China′s transport system archives management.

Traffic system; Archives management; Intelligent development; Advantages; Practice

2016-12-06

王文杰(1971-)，女，本科，副高职。

G276

B

1674-8646(2017)03-0096-02