浅析信息化时代传统档案与电子档案管理

曹丽红

(赤峰市住房公积金管理中心红山区管理部， 内蒙古 赤峰024000)



浅析信息化时代传统档案与电子档案管理

曹丽红

(赤峰市住房公积金管理中心红山区管理部， 内蒙古 赤峰024000)

有效的电子档案管理是实现人类社会原始历史记录在信息时代得以真实、完整、可靠保管的有力保证，电子档案对传统的档案管理方式有着越来越重要的影响。因此，应该在立足于传统的档案管理基础上，进一步完善传统档案与电子档案之间的融合，让档案管理工作行之有效的运行。

信息化时代；传统档案；电子档案；管理

1 传统档案与电子档案的差异

1.1 传统档案与电子档案共同点

电子档案与传统档案的共同点主要表现在：第一，电子档案和传统档案是以实体形式存在。第二，电子档案和传统档案都是对当时社会中出现的事件变化，以及个人信息进行真实记录。第三，电子档案和传统档案记录的信息和事件主体紧密相连。两种档案在管理工作过程中彼此取长补短，通过创新共同发展。同时，在发展过程中，电子档案将传统档案的作用进一步完善，为档案工作的顺利进行，及真实的记录社会发展，为客户提供更便捷的服务，创造更多的有利条件。

1.2 传统档案与电子档案不同点

1.2.1 在管理方法上电子档案区别于纸质档案

在档案收集上，电子档案有别于纸质档案。传统的纸质档案资料必须通过文书部门的处理，将有价值的资料按照不同维度进行分类，比如按文件的来源、时间和内容等分类、整理和装订，之后才可以交由档案部门保管和处理。然而电子档案就不需要由人工进行分类整理这一系列繁杂的工作，而是直接通过计算机进行比纸质档案更便捷的整理分类方式，分类更细、更准确、更立体，正因如此，专门负责整理、分类、装订的传统档案部门已经逐渐撤销。可见，在资料收集、整理、分类方面电子档案优于纸质档案。

档案接收部门在接收档案时，电子档案较传统档案要复杂很多。比如要接收档案，必须有相应的设备，硬件设备(计算机、扫描仪等)和软件设备(文件转换软件)，只有这样才能统一资料的入档格式，便于查阅和编辑。而传统档案则对设备的要求没那么高，甚至不作要求，但是查阅起来就不如电子档案方便和快捷。

1.2.2 电子档案与纸质档案的归档程序要求上存在差异

纸质档案归档，首先就是要对其是否能够入档进行层层的筛选，主要从该文件资料是否具有保管价值和需要保管的时间长短，以及该文件是否符合入档资格等已定的标准、方法和原则等方面进行判断。不过由于纸质档案本身的特性，使得筛选的过程并不用立刻做出决定是否入档。然而电子档案则不一样，电子文档依托计算机，信息流较大，容易消失和变更，所以对于一些文件是否能够入档，必须在文件形成之前就要对它的保管价值和保存时间长短等一系列问题进行分析，做出决定。其次，虽说纸质档案和电子档案在筛选时都要进行某文件是否具有入档价值的判断，也就是内容方面的审核与筛选，但是如果仅仅从内容方面筛选，而不考虑其他方面的因素，则形成准确、真实、完整的档案资料的可能性很低。所以要从多方面进行审查，比如技术方面，电子档案则要考虑更多，以不同载体(光盘、磁盘、u盘等)为介质的电子文件需要鉴别其可读性以及是否存在病毒、介质是否正常等情况，而纸质档案在技术鉴别层面上的要求并不高。

1.2.3 电子档案和纸质档案在使用过程中存在不同

第一，传输途径上。由于纸质档案和电子档案的介质不同，所以传输方式不一样。纸质档案主要是通过提供原件或复印件，而电子档案是通过电子档案的载体或计算机直接传输，同时可以打印、下载、复印等。

第二，保密性方面。不论是纸质档案还是电子档案都要做好保密工作，而由于纸质档案和电子档案本身的区别，使得各自防泄密的手段各不相同。纸质档案由专门人员负责档案存储室的看管工作，用户想要获取需要的档案，需要部门的批准，尤其是重要档案更是需要层层审批。而电子档案由于本身的可编辑性和可共享性，所以在保密方面采取了加密保护、信息验证、身份验证等措施。

1.2.4 电子档案相对于传统档案的优越性

在电子档案出现以前，很多珍贵的纸质档案由于受保存条件、纸张质量等外在条件的制约，都成了易损易坏的孤本，传统的纸质文件只能在固定的地点，规定的时间内，极少数人可以借阅。时间、空间、人数限制都影响了资源的最合理有效的利用。另外，传统的纸质档案在保存上也存在巨大风险，不可能做到所有的珍贵档案都有复印件或副本，所以，一旦出现损毁或遗失，将是无法挽回的损失。如果为了避免这种情况的出现而限制借阅、查看，档案又失去了它应有的价值。

电子类的文件在这一点上有很明显的优势，它不像纸质文件一样具有唯一性，档案管理人员随时可以进行复制保存，甚至那些珍贵的档案都可以转化成电子版，档案不再受“孤本”限制。电子文件在计算机环境下，同一份文件可以实现在同一时间，不同地方，被多个需求者以多种方式利用，需求者可以通过复制、下载、网络传递、利用移动硬盘等方法，充分利用计算机和网络技术，在任意地点、任意时间内获得所需的档案，这样就能保证档案资料不受时间和空间以及人数的限制。网络平台的建立甚至能够提供多用户检索，从而在真正意义上实现信息共享。

2 传统档案与电子档案的发展与互补

2.1 电子档案的发展与管理优势

电子档案的发展弥补了传统档案的一些缺陷。如医院的电子病历建立，弥补纸质病历无法把一些图像进行记录的缺陷，而且医生只要输入患者名字，就可以找到患者病历，上一次检查结果或就诊治疗的内容就会出现，两次检查结果对比，可以让医生及时准确的做出判断，既为患者节约了时间，也提高了医生的工作效率，医院电子档案的实施，让管理优势得以体现。

2.2 专业人才的培养

传统档案和电子档案的管理，都需要专业技术人才。只是传统档案管理对工作人员的要求，滞留在原始意识下，工作人员只要具有对工作认真负责的态度，能把复杂的档案根据不同的内容进行分类整理，并把档案标上编码，做好记录，便于今后查找，就能胜任此项工作。这种工作方式，已经不适合电子档案管理的用人标准，电子档案管理工作者不仅对工作要认真负责，还要具有专业的电子操作技能。因此，在大数据发展过程中，档案管理要想跟上时代发展，就必须适应现代新形势的档案管理方式，引进专业的管理人才和技术人才，对现有工作人员进行培训，让他们及时掌握新的信息技术，只有提高管理人员的专业技术水平，档案管理工作的发展才会更上一层楼。

2.3 传统档案与电子档案的互补性

档案信息的资料来源于真实的事件，或者个人简历的记载。这些档案在创建初期，都是以纸质档案的形式记录，通过工作人员的整理、归类后，输入电子档案，电子档案为日后使用提供了方便。虽然这些信息已经存入电子档案，传统档案仍然要把原始资料进行保存，为电子档案出现问题时提供一定依据。同时，电子档案也可以根据客户需求打印成纸质档案来使用。由此可见，传统档案与电子档案两者之间的互补，为进一步完善档案工作做出贡献。

3 结语

大数据时代的到来，对国家经济发展、信息发展、企业规模化管理、普通人生活都带来巨大的改变，以及全球文化经济发展都与其关联密切，这种发展让档案管理工作面临巨大的改变。尤其是电子档案的发展，不断冲击着传统档案管理模式，同时，传统档案又弥补了电子档案管理中的不足之处，因此，只有将传统档案与电子档案的管理进行有效的互补，才能让二者的优势得以发挥。

[1] 郅乐娟.电子政府数字档案集中管理制度研究[D].西安：陕西师范大学，2016.

[2] 孙丽梅.电子档案与传统档案管理工作刍议[J].劳动保障世界(理论版)，2016，(01)：44-47.

Analysis of traditional archives and electronic archives management in information age

CAO Li-hong

(Chifeng Housing Provident Fund Management Center, Management Department of Hongshan District, Chifeng 024000, China)

The effective management of electronic archives is a powerful guarantee that original history of human society can be true, complete and reliable in information age. The electronic archives have an increasingly important influence on traditional archives management methods. Therefore, the integration of traditional archives and electronic archives should be improved based on traditional file management so as to fulfill effective operation of archives management.

Information age; Traditional archives; Electronic archives; Management

2016-12-07

曹丽红(1966-)，女。

G647

B

1674-8646(2017)03-0090-02