加强企业人事档案信息化管理的几点思考

于洪英

（新疆油田公司采油二厂油田地质研究所，新疆克拉玛依 834008）

加强企业人事档案信息化管理的几点思考

于洪英

（新疆油田公司采油二厂油田地质研究所，新疆克拉玛依 834008）

企业人事档案管理作为企业人力资源管理中的一项重要内容，对于企业更好地进行人力资源配置，充分利用人才，建立高效的职工队伍有着十分重要的意义。企业应当充分重视人事档案信息化管理对于企业发展的重要性，改进人事档案管理方法，提高人事档案管理者的素质和能力。

人事档案管理；信息化；方法

1 企业人事档案管理中存在的问题

1.1 传统档案管理工作不能满足新时代的要求

随着经济和科技的迅速发展，在当今时代，涌现出一系列新的办公方法和操作软件，给人事档案管理工作改革提供了基础，而人事档案管理工作的变革也成为必然的趋势。在企业的传统人事档案管理工作中，往往采用的是纸质的形式和人工的处理方法，这样往往速度较慢、容易出错，且占用了大量的人力资源。在新时代的背景下，大数据、信息化的特点对人事档案管理工作也带来了更高的要求。因此，传统人事档案管理工作不能很好适应时代的发展需求，亟待改革。

1.2 传统人事档案管理模式与信息化管理模式衔接困难

在纸质化的人事档案管理工作模式中，有其自身工作的规律和形式，但这些没有考虑到信息化办公模式的特点，在管理制度、工作方法、工作形式等多个方面存在难以相容的特点，很多工作的方法不能直接被信息化的管理模式所采用。而很多工作的规则和标准也不尽相同，因此，导致纸质档案管理模式向信息化档案管理模式的过渡过程中存在困难，一定程度上影响了人事档案管理的信息化发展。

1.3 人事档案管理工作人员素质有待提高

从事企业人事档案管理工作的很多工作人员往往习惯于纸质的档案管理工作方法，尤其是对于年龄较大的工作人员，对于先进的信息化办公方法不够了解，学习能力较差，缺乏必要的计算机操作技术和办公软件使用方法。企业对于人事档案管理工作者的任用缺乏流动性，导致这项工作的参与者缺乏熟悉信息化技术的年轻人。而工作人员的素质和能力是影响人事档案管理工作发展的重要因素。管理人员知识和能力的欠缺将会严重阻碍企业人事档案管理工作的信息化发展。

2 加强人事档案信息化管理的方法

2.1 提高对人事档案信息化管理的重视程度

企业人事档案是企业在人事管理活动中形成的，记录和反应企业员工个人工作经历及绩效能力的重要依据。往往通过文字、图表等形式进行记录和保存，对于企业了解员工情况，从而正确任用人才的重要考察内容。传统的档案往往由纸质材料组成，不利于企业更快捷的查询和更良好的保存。在当今时代，信息化办公软件的流行使得企业办公越来越便捷，企业应当充分认识到在人事档案管理工作中采用信息化的方法的意义和重要性，提高对人事档案信息化管理的重视程度。另一方面，要促进人事档案管理工作人员对信息化管理方法的认识和重视程度，保证企业从上到下都树立起信息化管理的工作意识，优化人事档案管理体制和方法，为企业人事档案管理的信息化改革奠定基础。

2.2 建立健全人事档案管理体系

很多企业已经习惯于当前的人事档案管理模式，对于进行信息化改革的必要性缺乏认可。很多企业将工作重心放在实体管理上，大量通过人工的方式进行档案管理，这对于人力资源的更好利用和配置十分不利。因此，企业应当对自身人事档案管理工作中存在的落后问题进行高度的关注和深刻的分析，改变管理制度以及操作方法中的不当之处。企业应重视对于人事档案管理体系的完善，为企业员工建立一个数据库，将所有员工的基本信息上传到数据库，可以通过工号等方式进行信息的调用和检索，形成一套健全的人事档案体系，为人事档案管理工作的改进打下基础。

2.3 引入先进档案管理信息化技术

操作快捷、简便，适合企业发展情况的人事档案管理技术是进行人事档案管理工作信息化改革不可或缺的因素。这就要求，企业在技术方面加大投入，从技术方面为人事档案管理的信息化发展提供有力的支持。首先，企业应当根据企业发展的实际情况量身定做，为相关工作人员配置适合的人事档案管理操作系统和软件。同时，为企业员工建立个人档案信息平台，通过姓名、岗位、工号等信息进行信息检索，使企业的人事档案管理真正向着高效、便捷的信息化方向发展。

2.4 提高工作人员的素质

工作人员是进行人事档案管理工作的重要因素，企业应当在人员方面进行适当的调整，任用一些熟悉计算机软件和网络技术的年轻人才进行档案管理工作，同时对于不熟悉信息化操作方法的工作人员进行适当的培训，保证从事相关工作的人员有着过硬的知识和能力，优化岗位配置，使得人事档案管理工作的改革之路更加顺畅。

2.5 提升企业人事档案管理工作者的责任意识

人事档案是企业的重要资料，对于企业合理运用人力资源，谋求更好的发展有着重要的意义，在企业的绩效考核及岗位任用等方面发挥了重要的参考价值。而企业人事档案管理工作在当前的信息化发展中面临着一定的风险，稍有不慎则可能泄露公司的重要信息。因此，需要人事档案管理者在自己的工作中树立高度的责任意识和保密意识，确保人事档案的妥善管理，对人事档案采用密码锁定的方式，防止以任何形式将企业的人事档案信息泄露给他人。

3 结束语

综上所述，人事档案实现信息化管理对于企业人事档案管理工作效率的提高有着十分重要的意义。企业应当充分认识到当前人事档案管理工作中存在的不足，采用信息化管理手段和技术，积极改进工作制度和方法，通过信息化管理更好地利用企业人力资源，促进企业的现代化发展。

[1] 朱伟玲.人事档案管理的信息化建设探析[J].科技创新导报，2012，（10）.

[2] 吴梅.浅析信息化时代的人事档案管理[J].计算机光盘软件与应用，2014，（11）.

Some Thoughts on Strengthening the Information Management of Enterprise Personnel Archives

Yu Hong-ying

Enterprise personnel fi le management as an important part of enterprise human resource management，for enterprises to better carry out the allocation of human resources，make full use of talent，the establishment of eff i cient workforce has a very important signif i cance.Enterprises should pay full attention to personnel fi le information management for the importance of enterprise development，improve the personnel fi le management methods，improve the quality of personnel fi le managers and capacity.

personnel fi le management；informatization；method

G275.9

：A

：1003–6490（2017）04–0251–02

2017–03–15

于洪英（1975—），女，新疆克拉玛依人，助理工程师，主要从事人事档案管理工作。