做好机关办公室的微机录入工作策略分析

雷红娟

摘要：微机录入工作常常被认为是办公室中最不起眼的工作之一，很多人对此也很轻视。但是，事实并非如此，要做好机关办公室的微机录入工作必须具备一定的专业能力及较高综合素质，才能避免工作中的失误，为办公室的良好运行提供有力保障。本文就分析了做好机关办公室的微机录入工作的一些策略，希望为广大同行的工作提升提供一些参考。

关键词：机关办公室；微机录入；策略；保密意识

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2016）31-0256-02

1 提高思想政治觉悟，树立良好保密意识

很多人认为，微机录入工作只是单纯的打字工作，只要把打字工作做好就可以了。其实不然，作为机关办公室的文字工作者，提高自身的思想觉悟也尤为重要。机关办公室的工作特点就是文字材料既多且杂。当有政治会议或其他活动时，往往面临诸多稿件的录入工作，这时往往需要录入人员加班加点工作，面对如此繁杂的工作，需要录入人员有较高的思想觉悟，做到随叫随到，任劳任怨。通过自己的出色工作，为机关工作的开展提供良好的材料基础。

另外，机关办公司的微机录入工作，由于其岗位的特殊性，往往会接触和经手许多文件，这其中不乏一些保密要求很高、甚至为绝密级别的文件。一旦这些文件内容外协，可能造成难以预计的后果，对党和国家利益造成严重侵害。因此，微机录入人员应该强化自身法律意识，认真学习《中华人民共和国保守国家秘密法》中的相关法规，遵守党纪国法，确保国家秘密安全。

2 培养好学精神，积极吸收新知识学习新技能

微机录入工作并未是一个一成不变的工作，其也需要与时俱进，在日常的工作生活中，积极吸收新知识、学习新技能。当前时代是一个飞速发展的时代，微机录入工作所接触的机器设备也快速的更新换代，从最开始的四通打字机，逐渐演变为电子计算机。其中电子计算机的更新换代更是频繁，短短十数年的实践，处理器就经理了286 、386、486到英特尔奔腾，然后是单核，双核甚至四核。不仅处理文件的速度得到大幅度的提升，其处理文件的软件也日新月异，如WORD、EXCEL、PPT、电子邮件及方正飞腾排版系统等，有些文件的处理还可能会应用一些Photoshop 、CorelDraw等图片软件。另外，在硬件配置方面，传真机、扫描仪、复印机、油印机等在办公室配备中也越来越普及。相应的微机录入人员要适应这一时代的变化，积极学习并熟练运用相关软件和设备，从而更好地完成其信息录入工作。同时，在相应的设备维护方面積极学习，做好日常的维护与检修工作，确保办公室录入工作的有效进行。

3 做好办公室微机录入工作的细节处理

除了思想层面的积极学习和保密意识以外，要做好办公室微机录入工作，就必须从细节做起，从小事出发，形成自己一套行之有效的处事原则，从而在日常的细微之处践行出良好的工作规范，促进日常工作的圆满完成。

3.1做好输入法的选择和练习

微机录入员，最基本也是最重要的工作就是文字录入工作，也因此需要对录入的效率的提升进行思考。我们现在所采用的文字输入方法大多都是拼音 输入法，在录入文字的过程中需要选择文字、查屏幕，即使能够做到盲打，也就是在文字录入时不看键盘，但是查阅屏幕的环节是必不可少的，不仅延长了打字时间， 同时还就会降低工作效率。从专业角度来所，机关办公室微机录入员应该选择“五笔输入法”进行练习。“五笔输入法”是一种速度快、辨识度高的输入方法，熟练的运用五笔输入法，可有效提高输入速度与准确度，五笔输入可以完全实现盲打，省去了查阅屏幕进行校对的麻烦，具有其他输入法无法比拟的优势。而且，当遇到生僻汉字时，运用五笔输入，还可以避免不知道读音而无法打出汉字的尴尬。

微机录入人员在工作中要做到快而准，其中“快”指的是文字录入的速度快，准则是文字录入要有较高的质量，少录入错别字。要达到这两个方面的要求，录入人员在初级学习阶段就应该打下坚实的基础，熟练地掌握自身学习的录入方法，并且掌握录入指法的运用知识。此外，在掌握基本的录入知识之后，录入人员还应该勤加苦练，在学习和工作的过程中不断积累经验，从而提高自身的业务能力和工作水平。不仅如此，微机录入员还应该熟练的操作文件制作软件，掌握这一内容对其自身的工作也能够起到很大的帮助。

3.2做好印发文件的校对工作

办公室所要印发的每一份文件都事关部门形象，因此微机录入人员要对印发工作予以充分重视，对相应的录入工作也十分细心。对印制的文件都要经过仔细的校对，对细节进行良好处理：首先，针对标题的检查。标题虽然简短，但却是整篇文章的核心，若出现问题，往往会让整篇文章失色不少，因此需要引起重视；其次，要对文章的整体格式进行检查。部分工作人员对办公软件的不熟悉，往往会造成文章出现多种字体、行间距等问题，这是录入人员就要按照相应规范对其进行合理排版。最后，就是通读全文，找出其中的错别字，以避免文章使用时的不便。

3.3熟悉部门工作和材料撰写特点

微机录入人员要熟悉和了解部门工作的特点及个人的材料撰写特点。这就要求录入人员要了解部门工作的相关职能及办公程度，掌握其中的工作规律。并结合相关材料撰写人员的习惯、工作部门特点等问题，做好文字录入工作。特别是对于很多手写稿件，很容易出现文章质量欠佳、字迹不清、版面模糊的情况，这就要求录入人员必须根绝撰稿人特点，进行一定程度的修改录入工作。

3.4注重设备的日常维护及常见故障排查

要维持办公设备的正常运转和良好使用，就必须用正确的使用方法，并形成良好的使用习惯。对待显示器，要注意以下几点：首先，注意环境卫生，可用干燥柔软的布料对显示器做除尘处理；其次，注意显示器接口及电源接口的紧密连接，防止因连接松动造成的显示问题；最后，要注重防磁，避免因解除磁性物体造成的屏幕损害。另外，对微机键盘、鼠标等也要进行定期的清洁工作。对不复杂的微机机箱也可以进行拆机出尘工作，以保证硬件设备的运行流畅。

在应对办公设备故障时，首先要仔细阅读相应说明书，避免操作不当造成的设备问题。其次可对外围设备进行常规检查，如插头是否松动，连接线是否紧密。若外围设备正常，则检查设备是否有故障提示，如打印机缺纸卡纸。若计算机无法正常启动，可先检查内存是否松动，风扇是否运转。值得注意的是，若出现自己无法解决的故障时，切忌蛮干造成的更大问题，而应该积极与供货商取得联系，寻求售后服务帮助解决。

3.5加强政治术语词汇量的积累

相关人员应该努力学政治理论知识，不断积累政治词汇量。机关文字材料的主要特征就是有较多的政治词语，并且理论性较强，因此，微机录入员要在提升自身的政治理论水平上下工夫，工作之外的时间多阅读政治性文章，打印一些政治理论较强的文章来增加自身的政治术语词汇量，这样不估计能够巩固自身的打字水平，还能够积累更多的政治术语。通过这种方式，可以减少工作人员在工作中的辨字难题，结合自身掌握的知识，达到看上文知下文的能力。

3.6微机录入人员应该增强自身的服务意识

机关办公中，微机录入员的工作是非常重要的，其工作的性质就是为上级人员提供服务，因此，必须树立良好的服务意识，保持稳定的心态，在工作过程中做到不急不躁。机关微机录入工作的服务性较强，有时需要多个部门同时打印文件，工作任务比较繁重，如果相关工作人员心浮气躁，不仅不会提升工作效率，还会引发较多的工作问题。面对这种现状，工作人员需要保持良好的心态，对文件的打印顺序进行合理的安排，做好工作时间的安排，坚持“脑急心不急”的原则，使自己的最快打字速度能够得到发挥，从而在规定的时间内完成相关文件的录入工作。此外，工作人员应该努力学习微机领域中的相关知识，平时多阅读微机维护方面的书籍，增强自身的知识储备量，还应该在闲暇时间多请教专业人员，多加练习微机操作技巧，提高自身的動手实践能力，这样在日常工作中遇到问题的情况下才能够快速的解决，增强整体工作效率。

4 积极探索良好的工作方法，提高办事效率

做好了工作细节之外，微机录入工作人员还应该重视总结良好的工作方法，提高办事效率。特别是对各类稿件的整理归类方面，因为很多稿件并非录入后就不会再次调用的，因此需要做好相应的归档分类及等级处理，便于今后对文件的查找工作。笔者经实践归纳出以下几种：

1）详细归类法。首先建立一个专有的文件录入文件夹，将所有文件放置其中，并建立相应的excel表格，并将每篇文件的录入日期、文件标题、打印部门等内容记录其中，在今后需要调用时，就可以通过excel表格快速找到相应文章大致内容，并根据其中的记录从所有文件中找出需要的某个文件。

2）时间归类法。这种方法是首先新建一个大的文件夹。并在大文件夹中按照每一年建立一个文件夹。再在每年文件夹中，以月份建立文件夹。在文件的录入工作中，可按照时间进行文件的相应保存。以后需要调用还是，只需要操作人员知道大致的实践就能快速地找出相应文件。

3）部门归类法。这种方面与前一种很类似，就是先建立一个大的文件夹，再在其中部门建立文件夹，并可在其中按照题材或时间建立部门子文件夹，这种建档方法对某一部门的文件查找具有很大的便利性。

此外，由于计算机技术的进步，很多软件都已经可以实现高效的文件归档操作，若部门预算容许的条件下，办公室可引进相应软件，以辅助相应归档工作的高效完成。另外，相应工作人员还要定期对录入文件进行整理备份，通过硬盘备份、U盘备份等多种手段，防止微机出现故障时，出现的文件丢失。

参考文献：

[1] 程会敏，楚彦丽. 高校办公室信息化建设推荐方案[J]. 科技视界，2015（36）：20-21.

[2] 汪慧芸. 计算机信息录入员工作浅议[J]. 通讯世界，2016（13）：290-291.

[3] 张瑾. 以工作流程全信息化实现信息管理系统建设目标[J].武汉大学学报：理学版，2012（S1）：12-16.

[4] 陈雪松. 夯实信息核查基础工作 提升“管理信息化”水平[J].人民调解，2012（9）：20-22.

[5] 余承嗣，季妙娅.以信息应用为核心推进基层基础信息化建设[J]. 公安学刊.浙江公安高等专科学校学报，2006（5）：95-98.