互联网时代强化图书馆档案和文件资料管理的有效途径

白文红

［摘要］大数据时代，随着互联网技术的发展，数字图书馆建设的开展，图书馆档案及文件资料的管理工作越来越重要，应提高对其的重视程度。通过完善图书馆档案及文件资料管理的规章制度，发挥档案及文件资料的社会价值，完善图书馆的基础设施，构建信息化、数字化、网络化的档案及文件资料管理体系，加强档案及文件资料管理人员的队伍建设，强化图书馆档案和文件资料管理，为数字图书馆的建设提供一定的理论和技术支撑。

［关键词］图书馆；档案；管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.02.094

［中图分类号］G271 ［文献标识码］A ［文章编号］1673-0194（2017）02-0-02

0 引言

如果说书籍是人类进步的阶梯，是人类发展的精神食粮，那么毫无疑问，图书馆即是人类精神食粮的仓库。图书馆是人们获取知识、搜集资料、科研教学的重要基地，承担着重要的社会职能。大数据时代，随着互联网技术的发展，数字化图书馆建设的开展，图书馆的档案及文件资料管理工作，对图书馆的日常运转、发展创新、战略规划具有重大意义。本文结合实际工作经验，从思想意识、规章制度等方面，给出强化图书馆档案和文件资料管理的有效途径。以期为数字化图书馆的建设，提供一定的理论和技术支撑。

1 提高对图书馆档案及文件资料管理工作的重视程度

意识是行动的指南。要切实强化图书馆档案及文件资料管理工作，关键是要从思想意识上认识并重视档案及文件资料管理的意义。如何才能让图书馆领导以及档案管理工作者加强图书馆档案管理工作的意识？首先，要从思想上认识到档案管理工作对整个图书馆事业发展的重要意义。在具体工作中，图书馆可以组织一些小活动，其主题方向主要要围绕档案及文件资料管理的意义。只有加强教育、宣传，才能进一步凸显出档案管理的重要性，让管理者在工作中“小心谨慎”。其次，在工作中，领导应加大对档案及文件资料管理工作的重视程度：第一，要加大宣传档案管理部门的工作，从而调动起档案管理部门的工作积极性；第二，增加投入，领导应结合图书馆档案管理的实际情况，设置相应的专门机构、人员，并根据实际情况建设相应的信息化、数字化、网络化的档案管理体系。

2 完善图书馆档案及文件资料管理工作的规章制度

俗话说：“不以规矩，不成方圆”。从工作属性出发，图书馆档案及文件资料管理工作具有较强的专业性、较大的复杂性。因为其工作属性决定了图书馆档案及文件资料管理工作需要做到分门别类和细致保管。要做到管理工作的高效、正常、有序的运转，就必须加强管理制度的建设，制定、实施相应的档案及文件资料管理制度，以此来约束所有的管理工作者。比如说，对信息的收集，应指定相应的工作人员在每一个时间阶段，对借阅的书籍信息进行记录，并一一标注目录，具体到个人的制度建设，其好处在于各司其职，每位工作人员都能专心的做好自己份内的工作。此外，在具体工作中，应设置专门机构对档案及文件资料进行保管。虽然随着大数据时代的到来，很多图书馆都采取数字化保管档案的措施，但纸质档案及文件资料也有其存在的意义。在保管档案资料过程中，最主要的措施应是防火、防潮、防虫。只有做好防范工作，才能保障档案及文件资料的完整性，为数字图书馆的发展提供数据支撑。

3 凸显并发挥档案及文件资料的社会价值，并完善图书馆的基础设施

网络时代，图书馆档案及文件资料的管理工作，需要与图书馆的日常运转协调一致，相互呼应。因此，管理工作要重视布局，落实人性化的服务，贯彻以人文本的管理工作的理念。对部分可向社会公开的档案，要发挥档案本身的价值。为方便读者的借阅、检索、查询：桌椅的安置应当合理，不应过于拥挤；要重视光线问题，光线不宜过强或过暗；还要重视通风条件，保障空气的流通；在合适的地方摆放盆栽，美化阅读环境。图书馆在很大程度上扮演着“资料库”的重要角色，许多市民、教师、学生来到图书馆，是希望能够快速的检索、查询到自己所需的书籍、资料、文献。为此，图书馆在布局上必须做到“便利性”。档案工作需要做到分门别类、条缕清晰，标注也要一目了然。此外，要重视细节问题，例如，图书馆配置的储物柜，是否方便读者使用；是否提供有饮用水（含热水）；是否方便手机、电脑充电；是否有稳定的WiFi可以上网；是否有感应灯方便读者上下楼梯等。

4 构建信息化档案及文件资料的管理体系

21世纪的今天，人类已经进入了信息化、网络化的时代。身处在信息“大爆炸”中的人们，每天都会接收和发送大量的信息，信息的传递已变得越来越快捷、方便。图书馆档案及文件资料的管理工作，需要建设信息化、数字化的档案管理体系。档案管理建设信息化管理体系具备诸多的优势。其一，降低成本。使用信息化管理档案，可极大的降低工作成本。相比以往需要很大空间、大量纸张、许多资料管理柜组成的档案资料库，现在只需要虚拟的网络空间即可储存。其二，提高效率。利用信息系统的高端化、智能化能极大的方便检索工作，提高工作效率。其三，保障完整性。信息化档案管理可以使用技术手段对档案资料进行整理、存储、修正，相比于动手实际操作，具备很高的完整性、规范性。建设信息化档案管理体系，可总结为以下4个步骤：第一是对档案及文件资料进行有序的整理；第二是构建数据库；第三是构建信息网络；第四是开发档案及文件资料的大数据。

5 充实档案及文件资料的数字化资源

互联网技术的进步，必然会导致人们生产、生活方式的转变。当代社会，人们的阅读方式已经发生了重大转变。以往在公交车上、校园里、公园里，经常可以见到人们手里拿着书本，而现在的人大都是拿着手机、iPad进行阅读。网络在线阅读或移动终端阅读的形式，已成为不可逆转的时代潮流。相比于纸质阅读，“电子阅读”具有更明显的优势地位。例如，方便携带、内容丰富（可随时查阅喜欢的书籍）、模式多变（根据自己的喜好，调整字体的大小、颜色、类型等）。针对这种形势，图书馆档案管理工作需要有所转变，一言以蔽之，要充实、拓展、丰富档案及文件资料的数字化资源。以内容丰富、信息准确、种类齐全的数字化阅读资源来满足大众的阅读需求。要完成数字资源的建设，首先，图书馆要为读者提供硬件支持，提供有线或无线局域网的连接；其次，要不断扩大、补充、整理数字化信息的资料，达到种类丰富、信息齐全、真实可信的良好状态；最后，将一些优秀的数字化资源，通过超链接的形式，推荐给读者。

6 提高档案及文件资料管理人员的素质

先进的管理理念、完善的管理制度、高效的管理方法及齊全的管理设施，这一切固然是管理工作顺利开展的重要保障。然而，离开人才这一核心，以上这些优越的条件也就没有存在的实际意义，或难以发挥出其应有的工作成效。因此，人才培养是关键。在图书馆档案及文件资料管理工作，要进行人才培养，首先，要强化专业技能训练。档案管理是一项专业性较强且颇具复杂性的工作，因而对管理人员的专业能力培养也就显得十分重要。其次，要重视互联网技术。我国的档案管理工作要做到长远发展，必须要与时俱进的提高互联网技术的运用能力。如聘请高校的档案管理专家，来进行理论知识的讲解、传授，通过专家讲解，可以及时掌握互联网技术管理的手段、经验；组织员工参加省、市档案局的专业培训，通过培训，培养工作人员先进的管理理念及对互联网技术的使用；图书馆还可以组织员工进行交流活动，完善员工的知识结构、计算机操作技能等。

7 结语

在图书馆日常运行的工作中，工作人员，尤其是图书馆的领导应当从思想上重视档案及文件资料管理工作，其对整个图书馆事业发展的重要意义。档案及文件资料管理工作，是上级领导对图书馆制定战略决策的重要依据；同时也是查缺补漏，弥补图书馆日常工作的缺陷的可行方法。在具体工作中，要建设完备的档案管理制度，分门别类、细致谨慎的整理、收集档案文件资料。且信息化、数字化的档案管理体系，不仅能提高工作效率，还能保障档案资料的完整性，因此需要格外的重视档案信息化、数字化的建设以及对相关工作人员信息化、互联网技术技能的培养，进而为数字图书馆的建设，提供理论和技术的支持。

主要参考文献

［1］曹淑霞.图书馆档案管理工作探析［J］.档案管理,2014(6).

［2］张卫华.高校图书馆档案信息资源开发利用研究［J］.档案管理,2015(3).

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