会计原始凭证不合规的问题及对策

郑世洲

摘要：会计原始凭证是会计凭证的重要组成部分，构成经济管理的事实基础，也是明确经济责任的书面证明。不合规原始凭证的存在，可能隐藏着严重违规违纪、违法犯罪等深层次问题。本文对会计工作中原始凭证的常见不合规问题进行了举例和原因分析，就如何加强对原始凭证的管理从强化意识、健全制度、落实责任、加强监督等方面提出了建议。

关键词：财务管理；原始凭证；质量控制

会计原始凭证是记录经济业务发生和完成情况的书面证明，是会计凭证的重要组成部分，构成经济管理的事实基础，也是明确经济责任的书面证明。我们在审计中发现，很多被审计单位的会计原始凭证不同程度的存在诸多问题。为严肃财经纪律，高质量地反映会计信息，避免违规违纪、违法犯罪和腐败问题的发生，这些问题，亟待规范。

一、不合规原始凭证的主要表现

（一）原始凭证内容存在虚假。有的被审计单位为了套取现金或掩盖违规支出，向出票单位索取空白发票，虚构事实，自行或授意对方填写，虚列支出或将一些不合理开支变换成修车费用、燃油费用、电脑耗材费用、会议费、招待费等发票报销，甚至发票类别出现明显错误，如使用销售发票支付修理费、广告费等，有的报销发票是别个单位或私人的消费，有的是拼凑发票（如某单位一次接待餐费所附定额发票中有多张盖有不同餐饮单位的公章）。

（二）原始凭证填写上存在缺项、摘要不详等问题。有的单位取得的发票不填写“台头”，或填写名称与本单位名称不相符；日期填写不全；品名只粗略地填写“办公用品”、“酒”、“慰问品”、“会议纪念品”或“材料”等，而不填写具体品名且无供货明细单；未填写数量、单价；只有“小写金额”或大小写金额不符；开票单位未盖章；税务代开发票无收款单位（收款人）签章等等。如此不规范地填写，为单位管理留下了隐患，很容易让人钻空子，给国家资产造成损失。

（三）支付给个人的款项签领手续不规范。有的单位在支付给个人的款项时领款人未签字，代领人未签自己的姓名，一人领取多人款项，以“说明”支付现金，以文件代替签字花名册支付表彰奖励等。

（四）原始凭证票面不整洁、有污损。有的单位取得的发票票面字迹有涂改、模糊等问题，有的复写不清或没有复写，加盖的“财务（发票）专用章”模糊不清、印迹残缺。

（五）以白条、收据代替正规票据。有的单位购买商品或支付劳务费时，未取得对方开具的税务发票，而是用领条、销货单、收据等代替；支付给单位（或单位收取）的款项以白条、付款签字花名册代替往来票据。

（六）发票附件不齐。有的单位购买批量商品（如劳保用品、材料等）无验收证明、发放名册、领用登记表等；支付工程款未附协议、合同、预决算资料等；支付会议费无会议通知和会议报到册；支付外出学习培训费，无上级或相关部门通知依据和人员名单等。发票附件不齐致使其经济业务的真实性难以认定。

（七）报销审批手续不全。有的单位存在部分入账票据经办人未签字、未经负责人审批的情况，绝大部分单位未注明经财会人员审核字样。

以上情况是不合规原始凭证的常见表现，但在这些问题的背后，并非单纯的凭证不合规问题，其中可能隐藏着大量的严重违规违纪、违法犯罪的问题。

二、原因分析

上述问题的存在，有些是客观原因造成的，有些却是有关单位或个人出于私心而形成的，一方面助长了个别单位或个人徇私舞弊、偷逃国家税款的风气，另一方面导致单位会计信息不真实、不完整。而这些不合规的票据之所以能顺利通过单位负责人的审批并入账，并且习以为常。究其原因主要有以下几方面：

一是财务管理松懈，内控制度不健全，或不落实。在单位财务制度上，未制定规范的审批制度，或有制定，亦形同虚设，没有严格执行。

二是财会人员履行职责原则性不强。一些财务人员未能认真履行《会计法》赋予的职责，没有按财经法规的规定严格审核，或為了回避矛盾，干脆以领导审批代替审核，只要是领导批了字均可以入账。

三是單位负责人、经办人员遵守会计法律、法规的意识薄弱。特别是个别领导干部依法理财观念比较淡薄、经济责任意识不强，缺乏基本财经常识，对原始票据把关不严，产生漏洞；有的甚至为了小团体或个人利益，主观上出现徇私舞弊、违法乱纪的行为。

三、审计建议

原始凭证存在的问题，各单位（乡镇）如果不引起重视，很容易造成不法分子乘机谋取私利，损害国家利益。《中华人民共和国会计法》第九条和第十四条、《中华人民共和国发票管理办法》第十九条至第二十四条、财政部《会计基础工作规范》（财会字〔1996〕19号）第四十八条等都对原始凭证的取得和使用作出了明确规定，并对违反上述规定的行为作出了通告、没收违法所得、罚款或追究其行政或刑事责任等相应的处理处罚规定。

对此，审计提出以下建议：

（一）强化单位负责人、财会人员及相关人员的会计法律法规意识。《会计法》对原始凭证的审核有明确的规定：一是会计机构、会计人员必须审核原始凭证，这是法定职责；二是审核原始凭证应当按照国家统一的会计制度的规定进行；三是对不真实、不合法的原始凭证，有权不予受理，并向单位负责人报告，请求查明原因，追究有关当事人的责任，对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回，并要求经办人员按规定进行更正、补充。从而明确了会计机构、会计人员的职责和要求，也明确了单位负责人、填制或取得原始凭证的经办人员的职责和要求。上述相关人员应当依法履行职责，保证原始凭证真实、合法、准确、完整。

（二）应建立健全单位内部控制制度。单位应根据《会计法》等法规的要求，制定相关的原始凭证审批制度或流程并严格执行，规范本单位财务报销审批手续，尽量避免以单位负责人审批代替财会部门审核。

（三）单位财务人员应严格按《会计法》认真履行职责。对违反财经纪律和制度、内容填写不全、计算有误、手续不完备、书写不清楚的原始凭证，财务人员应拒绝付款、报销或执行。对于弄虚作假、徇私舞蔽，伪造涂改凭证等违法乱纪行为，要拒绝执行并及时向有关单位报告。

（四）财政、税务、审计等有关职能部门应加强监督检查，依法查处违反财经纪律的行为，使单位入账的会计原始凭证，能够真实、高质量地反映会计信息。

（作者单位：四川省德阳市旌阳区审计局）