关于档案管理信息化与档案信息伦理化建设的几点思考

袁梅

摘 要：我们当前正处于信息爆炸的时代，信息化发展是社会中各行业的发展方向，在这样的背景下，档案管理工作也有着更高的要求，主要体现在档案管理信息化以及伦理化建设。档案管理工作是关系到每一个人的切身利益的，因为档案其本身就是人所有信息的载体，推进档案管理工作的有效进行至关重要，本文将对档案管理信息化以及档案信息伦理化建设中存在的问题进行阐述，并就此提供一些思考。

关键词：档案管理 信息化 伦理化

一、档案管理信息化建设

所谓信息技术，指的是对日常工作所需要的信息进行的获取、处理、传递以及分析的技术综合。在当今社会，随着计算机网络技术的快速发展与进步，信息技术逐渐以计算机技术为核心，以通信技术为辅对所有信息进行采集、分析以及处理，并且凭借计算机程序，实现信息检索、显示过程。而档案，众所周知包含着一个人从小到大的履历，含有大量的信息，档案归根到底就是人信息的载体。在现代科学技术发展下，借助计算机以及通信技术，可以实现对档案文字、图像以及声音信息的在线处理，跨越了时间和空间的界限，实现了信息的及時共享，使得档案管理的效率以及成绩显著提高。这种借助现代计算机通信技术提升档案管理工作效率即为档案信息化工作。

通过档案管理的信息化建设，人类在社会活动中可以更为有效的应用信息技术，从而实现对信息资源的开发利用，从而使得社会经济发展并进步。档案无论在任何时代，都有着不可替代的独特作用，因此其管理工作需要时代发展的需要，在当下信息化建设便是时代需求。整个社会的信息化进程无疑会对档案管理工作带来一定的冲击与影响，传统的档案管理模式渐渐的不再适应社会发展要求，此时更应当借助信息化发展带来的发展契机，对信息化建设与档案管理工作的有效整合产生好的影响。

在当下进行档案管理信息化建设时，首先要积极应用先进的科学技术，并将其与档案管理工作相融合，例如可以借助数字化技术使得档案管理中开发档案资源的水平。另外，需要在现有档案资源的基础上，借助发达的计算机网络技术，实现信息资源的及时有效共享，这样对于档案资源的有效配置相当重要。另外，需要对传统的档案服务工作进行突破与创新，改善服务理念，在社会上营造出一种更加独特，更为人性化的服务方式，从而更好地进行档案信息的传播交流，使得档案工作更加适应社会发展的需求，推动整个档案工作的有效进行，提高档案管理工作的服务水准。信息化建设可以从以下两个方面进行具体阐述。

1.1基础设施信息化

基础设施的建设是整个档案管理信息化建设的根本，只有基础设施建设完善，才能够保证档案管理工作信息化建设后续的有效进行，主要在于完善基础的计算机以及通信设施建设。比如进行计算机软件、硬件、线缆铺设等的完善来保证信息网络的健全，另外还需要建设配套的局域网、通信子网以及交换机、路由器等，操作系统也需要及时更新完善，信息管理安全工作更是要得到保障。这些基础设施的完善工作是后续所有信息化建设推进的保障。

1.2档案信息资源信息化

在基础设施配置结束后，就需要进行档案信息资源的建设工作，档案信息资源建设工作主要包含两大类，第一是对已经收集整理在案的档案信息进行数字化处理，第二是接收并整理各种电子文件信息，并将其集中到原有的档案数据库之中。在将传统的档案信息进行数字化处理时，首先需要根据文件目录进行数据检索与管理，之后是能够实现全文数据的在线管理检索，最后是多媒体数据包括声音、图像等的管理检索。在对目录数据进行管理和检索时，需要从案卷级和文件级进行，而全文数据的检索工作则是将档案信息的全部数据在计算机中进行录入，只有这样才能够使得信息在计算机中实现即时检索、查阅。在进行全文数据的录入时，可以进行图像录入也可以进行文本录入，图像录入就是借助摄像机对所有数据资料进行拍摄或者通过电子设备扫描所有材料，将档案中的所有信息以图像的形式保存至计算机，这种方法简单有效且可以保证录入过程中信息的完整性，且真实性更强，但是需要计算机有着很高的储存空间，在进行信息检索时也无法根据目录进行检索，无法根据字段检索到需要的信息。文本录入则是将档案中的全部信息以文字的形式录入到计算机中，整个工作需要很大的时间以及人工成本，且在录入中很可能出现一些人为失误，但是由于是文字信息，占据空间较小，且可以通过字段检索到用户信息，繁杂的录入工作使得检索工作更加简便。在现代社会，档案信息还包括声音、录像等多媒体资料，也需要记性档案管理与检索工作使其完整的录入到计算机中。

二、档案信息的伦理化建设中存在的问题

时代的进步使得人们对于隐私权以及伦理的认识更加强烈，在档案管理工作中也需要注意档案信息的伦理化建设工作，首先要在信息共享的同时对知识产权进行有效的保护，同时在进行档案信息的收集与整理工作中要注意伦理问题，比如信息审查时的制度控制以及尊重所有人的信息隐私权、知识自由等等，最后还需要在信息传播过程中注意伦理化建设，信息的获取方式是自由平等的，信息传递是符合伦理要求的。目前，档案信息的伦理化建设还存在着以下问题。

2.1知识产权以及个人隐私权的保护问题

档案在收集个人信息时，一个很棘手的道德问题就是对个人的知识产权以及隐私权的尊重与保护。信息技术的快速发展使得信息在复制、传递时更为简单便利，但与此同时信息在整个过程中存在的问题难以被发现并指出，从而造成对他人知识产权或者隐私权的侵犯。网络技术的不断发展更是将如何实现知识产权保护与知识有效共享的兼容问题加剧，而与此同时，网络的发达使得每个人的信息很容易被找到，一些人或者机构借助信息手段可以快速的查找到某个人的所有信息，个人隐私权也受到了挑战，在进行档案信息化建设中，对于个人隐私权的保护问题是很重要的，只有社会懂得尊重人权，尊重隐私权，才可称之为发达的、文明的社会。

2.2 网络安全问题以及档案信息产权保护问题

档案信息是一个国家、一个社会所有人的信息综合，其重要性不言而喻，一旦被窃取就会造成难以预计的损失。因此在档案信息化建设过程中，也需要考虑到档案信息的安全问题。从根本上而言，档案信息的安全性就是网络的安全性，网络由于其特殊性，容易受到黑客以及其他不发分子的侵入与破坏，从而造成信息的泄露，需要着重关注。另外，档案信息产权保护也是需要重视的问题，要从思想上建立信息产权的保护体制，使得档案管理工作人员从上而下建立起尊重档案信息知识产权的基本理念。

2.3信息传播中的伦理问题

网络是一个虚拟的空间，在网络上发言或者发布信息承担的责任是很小的，因此在网络上充斥着各种垃圾信息以及网络欺诈信息。网络技术的发展使得信息共享超越了时空限制，但与此同时也使得档案信息的传播超出了控制范围，在不同的地区、国家，档案信息的传播难免会遇到一些不符合当地文化以及习俗的现象，造成不必要的伦理冲突，这也是档案管理工作需要重视的问题。

三、档案信息化伦理建设的问题思考

3.1制定档案信息化伦理建设的准则

在进行档案管理信息化工作的伦理化建设时，根据国外的先进经验以及我国的现状出发，首先需要建立适宜于我国国庆的档案管理倫理建设准则。因为伦理问题涵盖着很广泛的元素，为提高我国档案管理人员的伦理道德水准以及提高伦理化建设进程，必须依据于合适的伦理准则，构建起合理的伦理空间。

3.2加强信息伦理建设监督机制

准则的建立需要工作人员去遵守并且执行，因此，需要建立相应的监督机制使得档案伦理规范能够得到有效的执行，保障伦理化建设的有效进行。可以通过建立相应的法律法规等来对网络中存在的不规范行为进行预防以及管理，在发现违规行为后及时解决处理，保证档案信息传播的伦理化。

3.3 档案管理人员的职业道德培养

管理工作最终还是会落实到每一个档案管理工作人员身上，因此要保证档案信息化伦理建设的有效进行，就需要对工作人员的职业道德提出更高的要求，使得工作人员在工作过程中遵守伦理准则并且能够较好的完成档案管理工作，管理者更应该适时进行职业道德方面的培训工作，使得档案人员在进行档案工作时遵守一定的行为规范。

四、结语

信息技术的发展使得档案管理的信息化发展成为时代发展的大势所趋，而在进行信息化建设时更要注意到这一过程中可能出现的伦理问题，并通过建立准则、实施监督、培训工作人员等措施来完善档案管理信息化的伦理建设，提高档案管理工作的效率以及道德水准。

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