浅析信息技术在档案管理中的有效应用

丁 一

商丘医学高等专科学校，河南 商丘 476000



浅析信息技术在档案管理中的有效应用

丁 一

商丘医学高等专科学校，河南 商丘 476000

由于社会化大生产的开展，档案管理的规模、数量日渐增多，档案管理内容也变得系统、复杂；由于21世纪生产方式由劳动密集型转变为知识密集型，对档案管理提出更高的要求。随着科技的日益发展，信息技术凭借其科技性、智能性、效率性等优势在档案管理中得到广泛使用，大大提高了档案管理工作效率和工作质量，并有效节约了人力、物力与财力，为企业的发展提供便利。

一、信息技术在档案管理中发挥的优势

(一)实现数据资源共享

信息技术最显著的特征就是资源的共享性。档案信息社会生产生活的重要信息，受到社会各界的高度重视，档案管理是各行各业科学调配工作人员的保障。信息技术的使用，一定程度上打破了传统档案管理的封闭状态，实现数据资源共享，为人们查阅档案信息提供方便，大大提高了决策的效率和质量。

(二)有利于节省人力和时间

信息技术的使用，让档案管理者利用计算机系统迅速检索出需要查阅的内容，有效节省查找时间，其次，有利于发现更多的资料内容，及时补充资料、储备信息。值得一提的是，不同的档案管理系统，用来检索的关键词也不同，如，可以姓名检索法，名称检索法、编号检索法等。

(三)有利于特殊形式档案的管理与应用

现阶段，档案信息的储存方式有很多，如，表格、图片、视频、音频，传统的档案管理过程中，底片与胶片在经过多次的重复使用后，造成图片档案的失真，甚至损坏。传统的视频、音频资料只有特殊播放器才能播放，其次，胶带易燃、在空气中不易保存，导致传统的档案信息的保存存在很大的威胁因素。而信息技术的使用，能有效解决上述问题，延长档案寿命，提高储存质量。另外，计算机系统存储量大，能储存更多的图片、视音频等，并能利用计算机直接打开这些信息资料，还能避免卷宗之间的接触、磨损，不存在各种物理、化学因素对档案的侵蚀，延长档案寿命，并方便检索、查阅，大大提高工作效率和质量。

二、新形势下，提高信息技术在档案管理工作中应用价值的具体策略

(一)引导人们正确认识到信息技术在档案管理工作中的重要性

现代档案实现信息化管理是信息大爆炸背景下信息技术具体应用的关键部分之一。由于档案管理具有保密性、复杂性等特征，档案管理的重要性不言而喻，长期以来，档案的文化与社会性质都在慢慢变淡，但是，档案信息的利用范围却在不断扩大。21世纪，档案管理更呈现出更多新特点，我们必须正确认识到信息技术能有效解决档案管理中存在的各种弊端，才能进一步科学、合理地使用信息技术，提高档案管理效果。

(二)紧握信息技术的应用特点，加强对档案管理工作的统筹规划

档案实现信息化管理，有效扩充和丰富了档案管理的内容，其信息量是传统档案信息的十倍、百倍。由于信息化档案管理是一项系统性、复杂性的工程。要想提高信息技术在档案管理中使用质量，工作人员必须对本单位的档案管理事先进行统筹规划。如，系统排查本单位档案的馆藏情况，客观、准确地排查已有档案的载体、类型、实物、数量等基本信息；然后根据档案信息的实际情况选择合理的信息技术方式，如，科学使用扫描仪、相机、摄影机等多媒体设备。另外，档案信息化的另一个显著特征就是数字化，要想实现档案的数字化管理，首先要确保档案信息的真实性、客观性，始终秉承“突出重点、照顾特殊、分步推进”的管理原则，优先实现重点项目、高频次使用的项目的数字化管理。值得一提的是，一些特殊的档案资料要特殊对待。

(三)加快实现档案信息的数字化管理与应用

实现档案信息的数字化管理是未来档案管理发展的必然趋势。由于档案庞大的数据资源，进行数字化管理是非常必要的。在进行数字化建设过程中，必须始终遵循档案管理与利用的有效性、高效性原则。数字化的档案管理有利于大大提高档案资料的应用价值与利用效率，为各行各业的发展提供更便捷的服务。值得一提的是，在进行数字化管理档案过程中，必要有针对性的优化和设置相关参数。如，在扫描一些纸质档案时，由于扫描参数的不同，图像的成像效果和质量也会有所不同。

三、结束语

综上所述，信息化在档案管理中的高效实用，能有效提高数据的分析质量，加强对档案信息的动态检索，其次，庞大的数据存储系统，大大提高了信息储存量。另外，信息技术的使用，大大加快了档案资料的调阅速度，提高使用效率。信息技术在档案管理中的应用优势明显，智能化、信息化、数字化是档案管理发展的必然趋势，档案管理工作人员必须高度重视信息技术的应用，采用科学的方法提高应用质量，实现档案管理的科学可持续发展。

[1]陈峰.论电子信息技术在档案管理中的应用[J].硅谷，2010(22)：113-113.

[2]王利超.浅谈电子信息技术在档案管理中的应用[J].档案天地，2010(11)：52-53.

[3]肖诗浩.信息技术在档案管理中的应用[J].硅谷，2011(12)：137-137.

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