知识经济时代档案馆信息服务方式的创新

文 / 陈立香 思维

知识经济时代档案馆信息服务方式的创新

文 / 陈立香 思维

档案馆的信息服务质量直接影响着查阅人员的切身体验。传统的档案信息服务古板、老套、创新方式缺乏。随着知识经济时代的到来，档案信息服务的方式出现了转变。文章分析了档案馆信息服务方式现状，阐述了知识经济下档案馆信息服务特征及要求，提出了档案信息服务方式创新的对策。

档案馆；信息服务方式；创新

档案信息既具有真实性，又具有极高的使用价值。各领域的档案馆是知识库，是各个行业优秀工作者的真实记录，更是广大学者研究社会生活与自然生活的重要资料来源地，对于档案利用者来说必不可少。档案馆提供怎样的档案信息服务直接影响着查阅人员的切身体验。传统的档案信息服务古板、老套、创新方式缺乏。知识经济以知识为重要组成部分，知识经济产业是社会经济可持续发展的产业。然而，档案作为人类社会生活与思想的真实记录，不仅反映出人们的智慧，而且对社会各方面工作都有一定的借鉴价值。这呼唤档案信息服务方式的转变。档案馆应充分把握好时机，促进档案信息服务管理水平实现质的飞跃。

一、档案馆信息服务方式的发展现状

档案信息分为多种类型，如政治类、经济类、数据类等。不同类型的档案信息管理方式的差异性非常明显。当前多数档案管理人员习惯采用传统的管理方式。档案信息不仅仅是信息，而且是促进社会发展的知识源动力。档案工作者需要在实践中发现问题，不断创新，使档案信息成为最有效的信息档案。

随着网络信息技术的发展，我国知识经济产业日益壮大，社会各领域均受到了一定的影响。档案馆信息服务方式的创新发展仍处于初始阶段，整个过程中不可避免地出现了一些问题。

第一，档案馆信息服务人员不足及专业素质偏低。在档案信息管理过程当中，经常出现档案信息整理不及时导致用户不能正常使用的情况。当管理人员把档案信息整理出来时，相关信息对于用户而言早已失去时效。更糟糕的是，档案信息整理过程中出现错乱，导致档案缺乏完整性与有序性，引发用户的严重不满。

第二，档案信息的分类沿用传统的整理方式，没有根据时代的需求进行创新。古板的信息分类方式不仅影响了档案管理人员的工作效率，而且导致用户不能及时找到自己所需的档案信息。档案信息管理者并非专业性的工作人员，他们对档案信息的编码掌握不足，在查找或者整理时引发一系列的问题；在无法解决问题时，选择自行跳过。这使档案管理系统成为管理员个人随意控制的系统。

第三，网络信息技术不断发展尽管对改善档案信息管理工作起到了一定的促进作用，解决了档案难以保存及易丢失的问题，但网络信息技术的运用并没有解决传统模式存在的收集与整理问题，档案馆把重点放在了档案的保存与查阅上，忽略了档案信息收集与整理工作的重要性。

二、知识经济时代档案馆信息服务的特征及要求

（一）服务内容知识化

知识经济背景下，知识是促进知识经济产业发展的重要力量，档案信息知识化开始受到社会各领域的重视。随着知识经济产业的发展，档案信息内容逐渐向知识化形式转变。档案馆应重视对档案信息内容的收集、整合与存储，不断探究档案信息的内涵与意义[1]，对档案服务内容进行创新。档案馆需要创建以用户检索需求为主的知识化服务内容，以便更好地应对网络信息技术发展带来的挑战。

（二）服务手段技术化

档案信息服务需要运用多种技术。其中，网络信息技术的使用尤为重要。它为档案信息有序服务提供了相应保障。网络信息技术的运用，打破了传统的时间与空间限制，可以随时随地传播与交流档案信息；网络信息技术的使用，大大提升了用户的信息搜索效率；网络信息技术的运用，可确保档案信息存储的安全性；网络信息技术的使用可以减少因管理人员不足或者管理人员经验缺乏导致的档案信息更新不及时、档案信息不完整、档案信息无序性等情况，能够减少档案信息人工管理的费用，切实提高档案整理与服务的效率。

（三）服务形式多样化

档案是记录人们社会生活的一种工具，具有实用性和服务性。网络信息技术的发展及应用，为用户带来了多样化的服务形式。它可帮助人们查看各种形式的信息，如图像、短视频、音乐、文字、声音等。通过网络信息技术，上述档案信息可流传到世界各地的网络平台。用户可以通过检索，直接找到自己需要的档案信息，满足自己的信息需求。用户还可通过微信或者微博公众平台了解档案信息运用知识，由此提高档案的使用价值。通过反馈平台，用户可提出对于档案的意见与想法，有利于档案馆改善管理工作。多样性的档案信息服务形式，体现了档案管理部门为广大人民群众服务的理念。

（四）服务管理规范化

知识经济时代的来临，对档案信息管理的安全性、规范性、准确性、时效性提出了更高的要求。我们为了提高档案馆的服务水平，应不断规范档案信息服务管理，统一档案馆的规章制度，并要求管理人员严格按照规章制度办事，使档案馆信息更好地服务于广大用户。规范信息服务管理是知识经济产业发展的需要。规范化信息服务管理形式可以给用户留下良好的印象，并树立档案管理部门的权威性。当今，档案信息的开发与利用日渐受到社会各领域的重视，档案馆也越来越主动地服务于社会。

（五）交流方式直接化

在知识经济时代，用户与传播者之间不再需要面对面交流，也不需要用户到档案馆查阅资料。他们通过网络平台可以直接交流。这打破了传统的交流方式。运用网络服务器传递给用户各种类型的档案信息，如数据档案信息、文本档案信息、生态研究档案信息、历史研究档案信息等。此外，网络平台还可以向用户发送各种格式的资料，如超文本、压缩包、超链接等。用户可以通过档案信息管理的网络服务器来观察整体信息形势变化，以便更好地查阅资料。各组织、政府机构和个人传播者等，可借助网络信息技术传播档案信息和反馈档案信息，根据用户提供的有效反馈信息及时更新与充实档案信息[2]。随时随地提供用户所需要信息，让用户工作效率及生活质量获得全面提升。

（六）服务时效快捷化

档案馆信息化的提升，为用户带来极为便捷的服务。人们通过网络平台就可以随时随地检索到所需要的形式多样的信息，如音乐、视频、电影、图片等。这既丰富了用户资源的内容，又给用户带来了不一样的体验。档案馆信息化的提升，不仅促使其拥有的档案信息数量增多，而且使信息的更新速度加快，打破了以往用户无法及时查阅所需信息的局限性。用户能够通过各种网络平台查阅到丰富的信息，适应了知识经济发展的需求，反映了档案信息服务方式的自动化发展。

三、知识经济时代档案信息服务方式创新的对策

（一）提高管理人员的素质

档案馆管理人员是档案工作的主体。提高档案信息管理人员的素质和水平，有利于提高整个档案管理部门服务质量。因此，我们应要求档案管理人员严格遵守相关的工作原则。这具体包括：始终坚持勤恳扎实的工作态度，树立良好的工作风范；爱岗敬业，严格遵守部门的管理制度，保障各类档案的安全；掌握档案管理的相关知识，做到不因个人而影响到整体；在管理的过程中虚心向他人学习，定期参加职业培训，并不断总结自己的工作经验，通过自身努力不断提升业务水平；及时整理和上传档案信息；仔细对档案进行归纳与分类，保障档案信息的完整性与有序性[3]。

（二）更新服务观念

档案信息服务方式的创新，最重要的是服务观念的更新。网络信息技术的发展和知识经济时代的到来，为档案信息服务方式创新提供了巨大机遇。档案信息管理人员应充分利用好这个机遇，深入了解和学习网络信息技术，创立一个新型的档案信息管理系统，提供多种运用档案信息的途径，为用户带来快捷、实时的服务。创建网络服务平台后，用户可通过留言的方式来发表自己的想法及建议，这将极大提升档案信息服务质量。此外，档案工作者还需要及时与用户实现沟通，在了解客户需求的基础上提供相对应的信息服务，切实提高档案信息服务效率。

（三）创新服务机制

建立健全的服务机制是提升档案信息服务的关键。在知识经济时代，完善服务机制很有必要。各级档案管理部门必须顺应时代发展的需求，及时创新服务机制，以便为用户提供更优的服务。创新服务机制的内容具体包括：要明确各个管理人员的职责，做到各司其职；确立档案管理部门的规章制度，依法管理内部管理工作人员；要采取公平公正的考试制度录取档案管理人才，并建立相关培训机构，定期对管理人员进行培训，不断提高管理人员的专业素质；构建健全的评价机制，对每个管理人员的工作情况进行评价，以激发管理人员的工作激情，最终提高工作效率；要利用网络信息技术创建用户反馈平台，用户可以反馈关于档案馆的各种建议，管理人员可根据用户反馈的信息调整工作计划。

（四）丰富服务方式

知识经济时代要求档案管理人员运用网络平台，主动为用户提供多样化的服务方式，满足用户所需。丰富档案信息服务方式的途径有：充分利用网络服务器，将档案信息及时上传到档案服务器上，以便用户能够在第一时间找到所需的档案信息；运用当代流行的社交软件与用户进行交流，如微信、微博、邮箱等，构建多类型交流平台，提高档案信息的使用率和档案信息服务水平；变单一的检索方式为多样的检索方式，如超文本检索、数据检索、关键词检索等；建立微信或微博公众平台，宣传档案管理和档案检索的相关知识。这有利于客户充分掌握和运用档案信息，真正发挥出档案的有效价值[4]。

（五）变更服务制度

档案馆应加强服务制度的建设，变更传统服务制度，使自己的服务制度标准化，建立档案信息传输标准、档案检索标准、档案引用标准等；提高服务质量，优先整理首要的档案信息，使其数据化、技术化，使用户能够快速找到完整无误的档案信息；与高校构建合作关系，鼓励档案学者把各方面的研究成果投放到学校档案信息中心，为广大学者提供丰厚的学术资源。只有针对传统档案信息服务方式变更服务制度，才能真正实现服务方式的创新。

[1]闭线林.高校民生档案信息服务面临的问题及其对策[J].山西档案,2015(6).

[2]史向云.论图书出版档案管理的功能及强化[J].出版广角,2015(11).

[3]戴广珠.知识服务:省级公共图书馆信息资源建设新走向[J].图书馆,2016(2).

[4]赵跃,周耀林.知识管理视阈下的档案信息资源合作开发模式探析[J].档案学研究,2015(5).

G273.5

A

1005-9652（2017）04-0066-03

本文系2015年度湖南省档案局科技项目“企业档案信息系统安全防护等级策略研究”（编号：2015-H-19）的阶段性成果。

（责任编辑：虞志坚）

陈立香（1985-），女，湖南常德人，中联重科股份有限公司档案馆馆员，研究方向：档案信息化、企业档案管理。

思维（1980-），男，陕西榆林人，湖南涉外经济学院副教授，研究方向：公共管理。