网络时代大学生素质档案管理平台的开发

文 / 徐艳秋

网络时代大学生素质档案管理平台的开发

文 / 徐艳秋

素质档案作为大学生成长过程中的重要信息依据，深刻反映了大学生的人才质量。在大学生素质档案管理平台的开发过程中，学校应了解互联网平台所具备的优势，分析平台开发中存在的问题，包括功能模块利用不均衡、建档程序不合理、相关制度不完善、档案资源的整合力度不够等，并制定出相应的优化措施，以提高档案管理水平。

素质档案；大学生；管理平台

在互联网和计算机技术的快速发展下，大学生素质档案管理逐渐走向网络化、系统化。这极大提高了管理效率。相对于传统的纸质档案，基于互联网的档案管理平台使用方便、准确度高、覆盖范围广，给大学生素质档案管理带来了新的机遇。高校在开发大学生素质档案管理平台的过程中，只有不断创新思路，认真研究存在的问题，并制定相应的优化措施，才能推动大学生素质档案管理的健康发展。

一、大学生素质档案管理平台的优势

（一）改变大学生素质档案的管理思路

大学生档案分为学籍档案、心理档案、毕业档案、就业档案、素质档案等。相对于前面几种档案来说，素质档案的发展历史并不长，直到近年才得到各大院校的重视[1]。但是在大学生素质档案管理平台的运作下，档案管理思路有了根本性变化。例如，在档案信息收集方面，传统的方式是通过面对面询问或者问卷调查，而有了管理平台之后，可以在互联网上进行信息收集。这极大地提高了档案管理效率。此外，档案信息格式也变得更加丰富，包括电子文档信息、影像信息、图表信息等，改变了传统的单一文字信息，覆盖面更广泛，并简化了建档过程，数据统计的准确性明显加强。大学生素质档案管理平台的功能模块较多，无论是个人查询模块还是线上咨询模块，操作都非常方便，结合手机客户端可还以随时随地进行查询或咨询。

（二）实现大学生素质档案的动态管理

大学生属于一个不断成长的、处于变化之中的群体，对他们的动态管理非常重要。传统档案管理模式以纸质档案管理为主，工作量较大且更新速度跟不上[2]，而大学生素质档案管理平台可以有效实现动态管理，在不断丰富资源库的过程中随着学生成长增添相应内容，使学生素质档案信息保持在最新状态。在动态管理模式下，人们既可以单独管理，针对个体增加素质方面的相关信息，也可以实施批量管理，将共性信息归类，通过统一划分提高管理效率。此外，大数据和云计算等技术的引入，增加了动态数据分析的可靠性，为大学生素质档案管理提供了详细而准确的依据。

（三）提高大学生素质档案的信息利用效率

一直以来，大学生素质档案管理都比较看重资料保存，虽然保密工作较好，但忽略了信息利用，不能充分发挥出育人的价值。这主要是因为纸质档案的信息量偏少，缺乏快速的检索工具，有效性和准确性不够。而基于互联网的素质档案管理平台，极大地提高了信息利用效率，既使各方的信息反馈能够在平台上顺利进行，也让档案查询更加便利。用户在确保安全的情况下，可以在自身的权限范围内查到所需信息。这种完善的信息反馈机制，充分发挥出信息的价值，使档案数据的使用形成良性循环，确保了大学生素质档案管理工作的顺利开展。

二、大学生素质档案管理平台开发中的主要问题

（一）管理平台的功能模块利用不均衡

当前大学生素质档案管理平台设置的功能模块较多，如素质标准模块、个人素质查询模块、素质行为咨询模块、学生社团帮扶模块等。但是在实际利用中，个人素质查询模块使用得最多，其它模块的访问量较低，这种不均衡现状影响到平台的发展。我们在“学则优”的大环境下，一直以来都注重大学生的理论和实践成绩，文凭高低、实践经历长短成为大学生人才评判的两大标准，而学生素质没有得到应有的重视[3]。大学生素质档案管理平台大多成为学生查询个人素质信息的通道之一，其它功能则缺少关注度。例如，管理平台虽然设置了素质行为咨询模块，有专人帮助大学生在线解答素质方面的疑惑，但很少有人问津。一是大学生的业余生活比较丰富，对如何提高素质并不感兴趣，更不会有人去问这方面的问题；二是大学生虽对职业前程较为关心，但没有意识到素质的重要性，对于学校素质档案的建立，一般抱着顺其自然的态度，不会主动去深入了解。这些原因导致大学生素质档案管理平台功能模块的利用不均衡，有待进一步优化。

（二）大学生素质档案的建档程序不合理

大学生素质档案的建档工作实际上是一项长期而系统的工程，需要花费大量的时间、人力、物力，并有相配套的网络管理平台。当建档程序不合理时，将极大地影响到素质档案管理平台的开发。首先，大学生素质档案管理平台是基于互联网运行的，通过网络渠道和实践调查，虽然可以在一定时间内获取大量学生的素质情况，提高建档的工作效率，但容易出现同时参与调查的学生人数较多，参与建档的人手不够，很难兼顾到方方面面，容易出现少记、错记、漏记等情况，影响到部分大学生的素质评分，不能体现出公平、公正的原则。其次，学生答题也是建档程序的关键部分，对于调查时提出的关于素质方面的问题，有些学生的答题过程不规范，出现随意填报、弄虚作假或者让同学代替回答等现象，使得素质档案信息反映不出个人的真实面貌。再次，在缺乏专业人员的情况下，部分高校将建档工作交给辅导员、班主任兼职进行，这也是建档程序不合理的原因之一。

（三）大学生素质档案管理平台的相关制度不完善

随着大学生素质档案管理平台的快速发展，档案数据库的规模也在逐年提高，但每一个环节都需要相关制度的规范。目前，一些高校的大学生素质档案管理平台在制度方面没有及时跟进，使得平台运作缺少一定的规范，影响到管理平台的进一步开发[4]。在大学生素质档案建设的趋势下，学生素质相关信息的获取变得更加容易。这既方便了学生个人查询，又方便了教师、学校管理层、企事业单位了解学生的素质情况，而如果管理制度跟不上，则不能很好地明确档案权限的使用范围。例如，当学生查询个人素质信息时，平台是应该提供全面的信息还是应该选择性地提供部分信息，尚没有一个定量和定性的标准。在这种情况下，可能会造成学生素质档案信息误用、滥用等不良后果。这要求通过管理制度对平台管理者进行必要的约束，以确保档案管理工作的健康、有序开展。

（四）大学生素质档案资源的整合力度不够

建设素质档案的目标，是为了帮助大学生更好地成长，提高学校的育人效率。但是大学生素质牵涉到的内容较为复杂，如思想道德素质，包括政治素质、道德品质修养、事业心和责任感、艰苦奋斗精神等；科学文化素质，包括知识结构、知识贮备、终身学习能力等；身体和心理素质，包括健康的体魄、过硬的心理、开阔的胸襟等。但是这些素质档案资源，通常分布在学校不同的管理体系内，只有具备一定的资源整合能力，才能达到大学生素质档案管理平台的开发要求。从当前的情况看，一些高校的大学生素质档案资源整合力度不够，难以建立起全面而准确的档案资源库，主要是因为在整合的过程中，学校各部门协调不到位，相关工作人员的管理职责存在差异，学生信息没有做到资源共享，影响到大学生素质档案管理平台的开发。还有一些高校虽然通过前期努力，具备了较为完整的素质档案资源库，但缺乏后期维护措施，信息更新不及时，导致越来越多的资源散落在系统之外，形成了新的整合问题。

三、大学生素质档案管理平台开发的优化策略

（一）加强管理平台功能模块的全面利用

专业化开发是高校构建大学生素质档案管理平台的首要前提，而这种专业性一般体现在功能模块的全面利用上[5]。一个软件平台的成功之处在于，功能模块具有较高的利用效率。面对大学生素质档案管理平台功能模块利用不均衡的问题，学校首先要从模块优化做起，探寻问题发生的原因，包括功能使用是否便捷、各模块之间是否有较高关联度、档案管理者的工作习惯、学生的关注度、信息资源的丰富程度等。学校可以通过多种方式不断完善大学生素质档案资源库，为管理平台功能模块提供更多的支持，有针对性地完成建库目标。例如，制定科学合理的学生素质调查计划，综合整理教师反馈、家长反馈、学生自我反馈等。此外，学校还要鼓励广大师生关注和使用大学生素质档案管理平台的各个模块，使学生素质档案有机结合就业指导、创业支持、贫困生资助等，不断提高素质档案信息的利用率，改变平台功能模块利用不均衡的现状。

（二）不断改善大学生素质档案的建档程序

建档工作是大学生素质档案开发的基础环节，只有建立起丰富的档案内容，才能为管理平台的运行提供必要的数据支撑。由于大学生素质档案建档程序不合理的问题较为常见，学校要对症下药，不断改善建档程序。首先，学校要培养一支专业化程度高的建档队伍，不但要熟悉档案知识、建档流程，而且要掌握管理平台的操作技巧，能够准确无误地录入相关数据，避免少记、错记、漏记等情况的发生，充分体现出建档工作的公平性。其次，建档人员要正确引导学生进行调查答题，本着真实、客观的原则，使答题过程变得规范，如实反映出学生的真实面貌。此外，建档人员应深入了解学生的整体情况，通过社团帮扶对接，使一些素质评分较低的学生能够顺利走出认识误区，回归到正常的成长渠道。

（三）持续完善大学生素质档案平台的管理制度

大学生素质档案管理平台的开发利用作为高校信息化建设的重要组成部分，增加了学生管理的便捷性，既有助于教师、学校、企事业单位了解学生的素质情况，也能帮助学生实时掌握自身的素质评分，在各方的帮助下制定出改进措施。但学校在完善平台的过程中，只有制定一套科学的管理制度，才能保障平台的规范运行。首先，学校在建立和充实大学生素质档案资源库的时候，需要对信息收集类型进行明确，全面落实系统开发人员、建档人员、学校相关部门所承担的责任和义务。其次，学校要理顺大学生素质档案的各个管理环节，加强档案管理工作的后续记录，在最大程度上发挥出档案信息的使用效率。再次，学校要注重大学生素质档案管理平台的安全性，通过权限管理实现不同用户的查询档次，使学生隐私得到应有的保护。在平台管理制度的支持下，大学生素质档案管理的可靠性将进一步增强，管理过程也更加有序，但要尊重学生的权利，档案调用需得到学生本人的同意。

（四）增强大学生素质档案资源的整合力度

资源整合是大学生素质档案管理平台必须完成的一项工作。为了提高大学生素质档案的管理效率，我们要不断丰富档案资源信息。资源整合能起到事半功倍的效果。在资源整合的过程中，学校各部门应加强合作，使不同管理体系的资源能够在共享机制下互通互联，为大学生素质档案管理平台提供更多的信息依据。学校管理层要重视并支持大学生素质档案资源的整合工作。首先，成立工作指导小组，通过统筹管理进一步协调各部门之间的利益关系，为资源整合清除部门障碍；其次，学校要加强制度的落实，明确各部门参与资源整合的责任与义务，使信息共享流程得到规范，加大部门之间的合作力度；再次，学校内部要加强技术上的合作，综合利用网络信息技术和计算机技术，以大学生素质档案管理平台为中心，强化多部门资源整合形式，建立起高效的信息流转和反馈通道。

[1]陈燕.加强诚信档案管理 提升大学生道德素质教育实效性[J].中国成人教育,2015(18).

[2]吴建章,徐娅囡.基于高校辅导员视角的大学生档案工作研究[J].山西档案,2016(3).

[3]冯刚.狠抓落实 扎实推进 深入实施“大学生心理健康素质提升计划”[J].学校党建与思想教育,2015(7).

[4]王建霞.大学毕业生档案管理存在的问题及对策[J].档案管理,2014(4).

[5]韩瑞平.立德树人视角下大学生诚信档案建设的路径研究[J].山西档案,2015(6).

G270.7；G647.2

A

1005-9652（2017）04-0063-03

本文为2016年山东省青少年素质教育重点研究基地专项课题“移动互联网背景下大学生手机阅读行为研究（编号：16SZJ012）”、2017年山东省青少年教育科学规划研究项目“文化软实力视域下青少年中国文化英语输出能力的培养研究”（编号：17AJY074）的阶段性成果。

（责任编辑：虞志坚）

徐艳秋（1981-），女，山东济宁人，山东女子学院外国语学院讲师，研究方向：英语语言文化。