高校馆藏档案数字化建设实践与思考——以中国地质大学（北京）为例

孙 玲，张俊芳，刘晓鸿，黄少芳

中国地质大学（北京）档案馆，北京 100083

高校馆藏档案数字化建设实践与思考
——以中国地质大学（北京）为例

孙 玲，张俊芳，刘晓鸿，黄少芳

中国地质大学（北京）档案馆，北京 100083

高校馆藏档案是重要的文化、知识和信息资源，馆藏档案数字化是现今高校档案信息化管理工作的一项重要内容，也是高校档案管理发展的必然趋势和方向。本文根据高校馆藏档案数字化建设实践，提出了高校档案数字化建设工作三个阶段（数字化前期准备工作、数字化过程及数字化后期管理工作），并针对高校档案数字化过程存在的问题，提出了意见和建议。

高校档案；档案数字化；档案管理

archives of universities; archival digitization ; archival management

档案数字化建设是指利用计算机技术、扫描技术、数据库技术、存储技术等高新技术把各种纸介质的档案转换为数字信息，利用网络技术建立档案数字信息库[1]，实现档案信息资源共享与快捷高效的利用。档案数字化是实现高校档案安全保护、科学管理、高效利用的重要手段，如何对大量馆藏档案进行系统、有效的数字化，进而提高档案利用效率、最大限度发挥馆藏档案史料价值是高校档案管理目前面临的难题，也是信息社会大数据背景下对高校档案管理提出的要求。中国地质大学（北京）档案馆自2008年开始启动“档案数字化建设”工作，对馆藏8万余卷约180多万页纸质档案进行了系统核查和数字化工作，本文根据档案馆馆藏档案数字化建设的工作实践，对馆藏档案数字化过程及有关问题做一讨论，以对同类工作提供借鉴。

一、数字化前期工作

高校档案馆馆藏档案的数字化一般分为三个阶段的工作，即数字化前期工作、数字化工作、数字化后期工作。数字化前期工作主要是对馆藏档案进行分析、鉴定、核查，这不仅对提高数字化工作效率和进程具有重要作用，同时也是档案数字化工作的基础。中国地质大学（北京）档案馆馆藏档案类型多、信息量大，涵盖学校管理、科研及教学等各个方面，具有很高的史料及学术价值，馆藏有综合档案8万余卷、人事档案2千余卷、科研资料3万余份。庞大的档案数量给档案的数字化带来极大困难，为解决这一难题，我们具体开展了以下工作。

1.馆藏档案现状综合分析

在数字化前期，我们对馆藏档案进行了系统分析和评估，发现我校档案主要存在如下问题。

（1）无保存价值的档案入馆。由于历史原因，中国地质大学（北京）经历了南迁，各类档案也随校南迁，1978年后京汉两地办学，馆藏档案也残缺不齐。1987年档案工作逐步步入正轨，宁多勿缺的思想指导着档案人员归档工作。近几年随着国家高教事业的不断发展，招生规模的不断扩大，也带动了学校各项工作的开展，各部门的行文数量增加，科研成果及学生论文也明显增加，归档量大而专兼职档案人员相应不足，部门立卷及入馆档案的鉴定工作不严，一些无保存价值的档案入馆保存起来，这样给档案数字化造成人力和财力的浪费。

（2）期满的档案无法销毁。中国地质大学（北京）档案馆8万余卷的档案，有大部分的档案保管期是按永久、长期、短期来划分的。长期档案保存年限为16-50年，短期档案为15年以下。有一些党政类、教学类、科研类等档案已过期，而且这部分过期档案已没有利用价值，查询利用率几乎为零，客观上这些档案已没有它的档案价值。在馆藏已经达到了相当数量的今天，就应该考虑对这部分档案进行鉴定和销毁。但要销毁的手续繁多，工作量大，无法销毁，造成了馆藏无用的档案数量越来越大，势必增加数字化的工作量。

（3）档案保管期确定不正确。在各门类的档案中，相当数量的档案没有正确地给出保管期限。有些档案属于短期保存却定为长期，有些长期保存的档案却定为永久，这样没有必要长期或永久保存的档案人为地延长了保管期。还有一些档案在立卷整理未按永久、长期、短期顺序排列，档案在鉴定销毁后，使案卷出现了缺号或断号。还有的档案在立卷整理时没有按保管期限分卷，这样一个案卷中的档案只能就长不就短，使一部分短期档案保管期限人为地加长。如果没有科学的保管期限界定，必然会给档案的数字化工作带来很大的困难，也会给学校造成很大的损失。

2.数字化之前鉴定核查工作

馆藏档案的鉴定、核查工作为档案数字化奠定基础，同时也提高档案数字化建设质量。针对上述问题，我们开展了对档案的鉴定核查工作。具体措施如下： （1）制订鉴定的原则和标准。主要从国家和学校的整体利益出发，采用全面的、历史的、发展的、客观的标准确定档案的价值[2]，进行确定档案数字化的价值。（2）对有保存价值的档案划分正确的保管期限，档案的保管期限是档案鉴定的标准，国家档案局2006年第八号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》中，保管期限定为永久和定期两种。档案案卷在划定正确的保管期限时，不仅要考虑它的完整性、成套性，还要考虑彼此之间的有机联系，在不影响其自然形成规律的情况下按期限的顺序排列，对短期保存的档案一般不做数字化，个别对现实具有重要作用的可数字化。（3）对保管期限已满，确定已失去保管价值的档案进行剔除，对剔除的档案填写档案销毁清册，报请有关领导批准，进行销毁。对鉴定整理后的馆藏档案进行数字化，不仅节约成本，而且更有效地发挥数字化的效益。

高校档案数字化是以馆藏纸质档案为对象的数字化，本着能满足长远利用与服务的原则，使档案信息资源在数量、种类、结构等方面与学校发展和教学、科研需求保持一致。对数量庞大的档案进行细致的核查，不符合要求的、错误的应予以纠正。核查时主要注意以下几个方面：（1）检查案卷中是否有重份档案，对重份档案进行标记，用铅笔注明不进行数字化。（2）检查每份档案的每一页是否有破损，对破损及不符合扫描规定的纸张进行修复粘贴。（3）检查纸质档案的页号是否有误，档案的页号按顺序连续排列，对档案中间任意两页之间出现漏编页的需补编页码。出现跳号的档案，则需在备考表中注明跳号页数，无文字内容。（4）检查档案卷内目录是否有误，档案卷内目录包括文件的题名、编号、责任者、日期、顺序号、页数。首先检查档案文件的题名是否准确、完整，不能随意删减、省略，始终要与原件题名一致。其次，题名中只写了报到证、申请书、协议书等字样的，必须重新拟写一条简洁的题名反映档案的内容，凡档案内容涉及有关人物姓名时必须在题名中全部著录。

二、数字化工作

馆藏的纸质档案数字化是为了使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享[3]，以满足社会对档案利用的需求，同时馆藏档案的数字化，是为了更好地保护、管理及利用档案，最大程度上延长纸质档案的寿命，在数字化过程中我们主要开展了以下工作。

1. 确定档案数字化的原则

馆藏档案的数字化是一项系统工作，为了节约成本及时间，避免不必要的浪费，应当对所要进行数字化的对象遵循价值性、特色性及实用性原则。馆藏纸质档案的数字化，必须符合国家档案开放的有关规定，对档案分批进行数字化，具有永久保存、利用频率高的档案优先数字化，例如学校历史珍品、学校管理文件及教学档案等，以提高档案的管理水平、工作效率及利用价值。

2.制定规范档案数字化标准

数字化之前制定统一规范的档案数字化标准是提高档案数字化建设质量的重要环节[4]。根据本校档案工作实际情况，结合《纸质档案数字化技术规范》制定了档案图像扫描标准及数字信息存储标准：

（1）图像标准。根据档案幅面大小选择相应规格的扫描仪进行扫描，包括平板扫描仪和零边距扫描仪。图像分辨率：黑白扫描图像的分辨率300dpi，图像压缩后每幅最大不得超过100KB，除基建图纸外；彩色扫描图像的分辨率建议选择大于400dpi，彩色扫描每幅最大不得超过300KB。

（2）扫描模式。对于一般的文字型档案，可以采用黑白模式进行扫描，红头文件、红章页面、彩图等档案采用彩色扫描，基建档案中基建图纸扫描用工程扫描仪扫描，确保图像的清晰。

（3）页面要求。档案页面的版心居中，偏差不得大于1°，图面清晰干净，对图面中出现的黑点、黑线等要进行去污处理。去污过程中要遵循在不影响真实性的前提下展现档案原貌的原则。图像中文字及公章的大小与实际档案中保持的一致。

（4）扫描输出格式。数字化后的档案信息存储格式为TIFF、JPEG或PDF格式。数字化后的档案信息与档案管理系统的挂接图像为PDF格式。

三、数字化后期工作

数字化后期工作主要包括档案的验收和标准化管理。数字化后期工作中档案的验收工作分为两个部分，第一部分为调出扫描的纸质档案验收工作，清点案卷数、件数及页数，进行入库验收。第二部分为电子文件的验收工作，对加工完成的电子数据进行抽检，在五个工作日内书面通知对方抽检结果。如扫描文件命名是否正确、扫描图像是否合格、数据挂接是否正确等，错误率不高于所抽检数据的万分之五。经抽检后，错误率高于所抽检数据的万分之五，视为该批产品不合格，返回重新加工，须在七个工作日内提交符合标准的成品。如错误率低于所抽检数据的万分之五，只需将不合格的档案提出重新加工，再进行验收，直至合格为止。最后对数字产品进行存储和备份，建立数字信息的安全管理体系，确保数字信息的可读性、可利用性及安全性。

四、数字化成果提升档案服务效能

档案数字化信息资源与传统纸质档案在管理及利用方式上相比，其优势是显而易见的。如我校馆藏1955-1991年硕士论文档案，是老一辈地质学家在校学习所作论文的亲笔手迹，非常珍贵，档案数字化首先对其进行全文的扫描、图像挂接。利用者在档案数据库中只需打开档案网格管理系统，经过检索就可以查阅到这些珍贵的论文档案信息资源并进行全文图像的浏览。这样既方便了利用者，又提高了利用效率，同时使档案的原件安全地保存起来[5]。数字化信息资源为学校管理也提供了快捷的服务，学校各管理部门在工作中随时都可查阅自己所需的档案文件材料，在档案管理系统中点击图像就可以进行全文的浏览，在查找及管理上都十分便捷，为学校领导的决策及工作参考都提供了极大的便利，减轻了档案管理人员查找、复印等一系列耗时耗力的工作，同时也防止了纸张的浪费。这些都充分体现了档案数字化成果利用快捷高效。

五、档案数字化问题与建议

馆藏档案数字化是现今高校档案信息化管理工作的一项重要内容，也是高校档案管理发展的必然趋势和方向，但在档案信息数字化时面对的主要问题有两个：第一，数字化的对象问题。高校档案馆馆藏档案数据量庞大，鉴定哪些档案数字化，哪些档案不需要数字化。这就要求在数字化前期，配备具有较高管理水平的档案人员，认真做好档案的鉴定工作，正确地鉴定档案的价值，根据档案的价值决定档案的数字化。第二，数字信息安全问题。海量的数据无论是存储在硬盘还是光盘上，存储设备都有失效性。这就要求档案管理人员及时对电子文件进行备份并进行异地存储，还要定期对数据读取进行检查，构建档案信息的安全管理体系，确保数字化信息存储设备及数据的安全性和可靠性。

[1] 冯惠玲，张辑哲.档案学概论：第二版[M].北京：中国人民大学出版社，2006.

[2] 王向明.档案管理学原理[M].上海：上海大学出版社，2009.

[3] 孙艳丽.高校数字化档案馆建设的可行性与实施策略研究[J].现代情报，2012,32(3)：150-152.

[4] 郑晨.论高校档案数字化建设的内容和步骤[J].赤峰学院学报：自然科学版，2008,24(1)：124-125.

[5] 胡原林.对纸质档案数字化建设的几点认识[J].黑龙江档案，2013(6)：24-25.

G647

A

1006-9372（2017）02-0004-03

2016-09-12；

2016-12-12。

孙玲，女，馆员，主要从事档案管理与数字化工作。

投稿网址： www.chinageoeducation.net.cn 联系邮箱：bjb3162@cugb.edu.cn

孙玲，张俊芳，刘晓鸿，等.高校馆藏档案数字化建设实践与思考-以中国地质大学（北京）为例[J].中国地质教育，2017，26（2）：4-6.

Title:Practice and Consideration on Archival Digitization of Colleges and Universities——Taking China University of Geosciences(Beijing) as an Example

Author(s):SUN Ling,ZHANG Jun-fang,LIU Xiao-hong,HUANG Shao-fang