改进农网改造升级工程档案管理探析

高 渝/国网蚌埠供电公司

随着农村经济社会的快速发展，农网改造升级工程的重要性日益凸显。这些工程投资额巨大、工程范围广、项目多、工期紧、内外部协作关系复杂，从工程前期项目提出到建成投产全过程形成的应当归档保存的具有价值的文件材料统称为农网改造升级工程档案，这些档案资料既是工程管理情况的真实记载，又是鉴定工程质量、界定相关责任的重要依据，还是工程竣工后进行设备管理、确保电网长期发展的基础资料，加强这些档案资料管理的重要性、紧迫性十分明显。

1 分析档案管理中存在的问题

目前国网对农网改造升级工程档案管理工作比较重视，要求做好档案工作，并建立了一系列工作制度，但在实际工作中，档案管理仍然存在不少问题。其一，现有工作模式陈旧，管理中没有运用文件生命周期理论进行全程控制；其二，工作缺乏相应的管控措施，国网制定的工作制度难以落实到位，工作中“想当然”现象比较普遍，档案材料收集不全、管理各环节衔接不畅等问题较为明显；其三，施工单位兼职档案员业务水平普遍不高，经常出现对标准理解不统一或执行不到位的情况，不能有效控制档案形成质量，兼职档案员流动性强，开展业务指导难度很大，提供业务培训收效甚微；其四，档案数字化程度较低，对数字化工作重视不够、“存量数字化、增量电子化”进展较慢、数字化成果缺少统一载体和统一格式。

2 改进档案工作的思路探析

2.1 推行“四分”档案管理模式

“四分”指“分级管理、分系操作、分段形成、分类归档”，分级管理指农网改造升级工程档案实行市、县、部门三级管理；分系操作指农网改造升级工程所涉及的设计、施工、财务、安监、审计、档案、物资供应及工程管理等部门，按所承担职责提交符合管理标准的资料、文件；分段形成指根据档案形成时间，把档案划分成前期准备阶段形成的档案、施工管理阶段形成的档案、竣工验收阶段形成的档案，按照阶段进行收集；分类归档指将档案分为施工安全管理、工程竣工验收、工程竣工后评估等不同类别，再按照类别进行归档。采用“四分”档案管理模式的意义在于，打破传统的档案管理模式弊端，拓展开展工作的视野，落实和细化档案管理的责任与步骤，推进不同部门之间各司其职又协调配合。

2.2 制作档案管理工作流程图

基于农网改造升级工程档案管理工作量大、涉及面广、施工单位兼职档案员业务水平不高等现状，可把复杂的档案管理制度条目转化为清晰易懂的管理流程，制作《农网改造升级工程档案管理工作流程图》，明确业务主管部门、项目部门、档案部门和兼职档案员等的工作职责，明确准备工作阶段、业务制作阶段、检查改进与归档阶段需要做的主要工作，并特别突出关键节点和时限。其中，关键节点包括项目档案归档工作计划的制定、项目资料的核对和审查、开工前期合同协议等文件的收集和移交、项目档案资料的移交、档案的组织接收和归档等。相关部门可依据自身工作职责并根据总的工作流程图，制作本部门的工作流程图。

2.3 运用归档模板

在工作中运用归档模板，罗列需要归档的内容，使各有关单位明确需要归档的内容、应归到的类目、归档的细节要求，等等。制定模板时，应根据实际工作情况，对建设项目从项目前期、土建施工、设备安装到竣工投运等各阶段产生的归档文件材料进行梳理，最终确定应归档的材料；还应结合档案工作的一般要求，确定常规的归档材料。下发归档模板的时间节点应为项目启动时，各参建单位在收到归档模板后要遵照执行。运用归档模板的意义在于，能够转变各参建单位被动归档的定式思维，促使他们主动归档；能够根据工程进展状况对归档情况进行校验，及时催促未按时归档的单位按时归档，实现归档工作的标准化、规范化和有序化；能够减少因要求不明、标准不一、理解不同而造成返工，切实提高工作效率。