做好博物馆展览档案管理工作的若干思考

杨京丽/杭州工艺美术博物馆

举办展览是博物馆发挥社会效益的基本形式，在办展过程中会形成大量具有保存价值的资料，这些档案材料的内容十分丰富，包括展览筹办的申报审批材料、反映筹备工作的声像资料、馆内各部门配合展览开展工作形成的资料；展览展出时面向社会的宣传资料、反映社会公众参展的声像资料、媒体报道、观众意见与建议；办展结束后的总结资料等等。展览档案反映了展览筹办的全部过程，具有重要的研究和参考价值，对今后办展也有很强的借鉴作用，但目前博物馆普遍对展览档案的重要性缺乏足够认识，没有明确展览档案工作责任，没有实行档案集中统一管理，档案安全难以得到保证，档案作用发挥受到很大制约。本文结合笔者所在的杭州工艺美术博物馆的工作实际，就做好展览档案管理工作谈点思考。

1 建立展览档案管理工作机制

举办展览时，同步组建以分管领导为组长、各部门负责人为副组长的展览档案管理小组负责开展相关工作。具体工作由综合部负责（档案室归属综合部），其他部门配合，各部门指定一名兼职档案员负责本部门档案材料的收集与移交；各部门负责人、部门兼职档案员纳入档案工作考核，奖优罚劣。定期开展档案业务培训，提升兼职档案员的档案业务水平，新上任档案员参加岗前培训，老档案员参加业务培训、继续教育等，各部门支持配合档案培训工作；适时组织档案员到各地综合档案馆或其他兄弟单位参观学习，交流工作经验。

2 明确展览档案归档范围

展览立项过程中的方案、专家意见及论证后的修改意见、会议纪要、上报的审批材料等；展出时的展览大纲、展览文本、藏品清单、讲解稿、布撤展方案等，展览宣传通稿、媒体采访报道、反映展出效果的影像材料，根据展览出版的展览图录、展记、折页，参展观众的意见与建议、观众填写的有效调查问卷等；组织与展览相关的各项活动时形成的资料，如专家研讨会资料、开幕式资料、领导讲话稿、重要领导或来宾的签名簿等；协作办展时形成的材料，如与其他单位签订的意向书、协议书、与展览有关的安全责任书等；展览的衍生品，即配合展览所开发的产品。

3 实行档案集中统一管理

实现档案集中统一管理，采取及时收集和定期收集相结合的办法开展工作。及时收集方式适用于博物馆举办的临时展览，如2016年我馆举办的广东粤绣展由全馆各部门配合完成，每个部门都形成了相当数量的文件材料。在展览结束后两周内，各部门兼职档案员就把本部门形成的档案材料全部移交到了展览陈列部，由展览陈列部门按照《临时展览归档文件目录》对移交档案进行查验，收集齐全后形成临时展览案卷，年底时统一移交综合部。定期收集方式适用于展览跨度时间比较长的情况，办展过程中各部门要在展览的每个节点，如筹备阶段结束时、办展阶段结束时、展览收尾工作结束时都向综合部移交相应资料，以便整个展览结束后收集完整所有档案资料，并实行集中统一保管。

4 开展档案数字化工作

要加强展览档案数字化工作，将档案管理系统建设纳入单位信息化建设中，可自行开发展览档案管理软件，也可购买相应的管理软件，实现档案管理系统与OA办公软件的无缝对接，使得生成的电子文件能够自动归档保存。此外，要对纸质展览档案进行数字化扫描并纳入档案管理系统，实现“存量数字化、增量电子化”的工作目标。

5 做好档案编研工作

利用展览档案编研出版书籍，如我馆利用伞、刀剑、扇基本陈列展览档案，编写了《守望运河》《天毓琳琅》摄影宣传图册，并出版了《伞行天下》《刀剑（剪）春秋》《扇动风发》等有学术价值的图书。还可在档案管理系统中开辟展览档案数字化编研平台，制作新颖、鲜活、富有表现力的多媒体档案编研成果，突破传统意义上静态化、纸本化的编研模式，提高编研工作质量。