加强核电厂技术文件管理的策略探析

姚彦通 /中核核电运行管理有限公司

核电厂技术文件是指核电厂在建设、营运和管理活动中形成或收集的与生产技术密切相关的，能对技术活动进行规范、支持与指导的文件，加强核电厂技术文件管理，对核电厂开展生产、创新技术、加强管理等具有重要作用。笔者以秦山第三核电厂为例，介绍秦山第三核电厂技术文件管理措施，并探讨加强核电厂技术文件管理的若干策略。

1 秦山第三核电厂技术文件管理概述

1.1 建立技术文件体系

秦山第三核电厂技术文件体系由上游文件、工程技术文件、生产技术文件组成。上游文件由核电厂外部编制，包括法律法规、国家标准、相关技术标准等，具有权威性、强制性和指令性。工程技术文件是核电厂设计及建造期间产生的所有技术文件，能为核电厂编制生产技术文件提供参考和依据，由于这部分文件数量庞大，且文件体系结构及编码各不相同，所以这部分文件一般不作转化，在核电站运行期间直接作为生产活动的参考或依据。生产技术文件是为指导核电厂安全运行以及退役时的所有技术活动、由核电站营运者编写的技术文件，主要分为五类，即技术大纲/导则、技术图册、技术手册/规范、技术规程、技术活动记录/报告。秦山第三核电厂生产技术文件体系存在着严密的逻辑关系，当上游文件发生变化时，下游文件必须同步进行完善。

1.2 建立技术文件的管控方式

建立技术文件的管控方式包括建立技术文件编码规则和明确技术文件编制管理要求，前者指按照文件类型编制技术文件模板、制定技术文件版本规则并进行集中统一管理，以保证技术文件的规范性、系统性、有效性；后者指制定明确的编写审批人员的资格要求，按照资格权限编写审批技术文件，使用规定的编码规则、文件类型、文件模板、版本规则生成、发布技术文件，确保技术文件编制的标准化和规范化。

1.3 建立技术文件的管理流程

目前，根据技术文件的生成审批方式，秦山第三核电厂的技术文件采用纸质和电子两种管理流程。通过纸质流程生成审批的技术文件，文档部门接收检查后进行电子化加工，著录到电子文件管理系统；在电子文件管理系统中生成的技术文件，审批发布后要打印一套纸质文件进行备份。采用纸质和电子双套制的管理方法，是确保技术文件完整、准确、系统、有效的重要方式。此外，秦山第三核电厂通过EAM（生产管理平台）流转发布电子技术文件，通过ECM（内容管理平台）管理核电厂所有技术文件。

2 技术文件管理存在的问题

第一，技术文件的生成与审批不规范。当前，技术文件在生成与审批环节存在不规范的现象，具体如下：编制文件时不使用规定的模板；文件编码、文件类型使用存在偏差；文件版本不规范；审批步骤不按管理要求进行；审批人员不符合授权资格要求；外单位提交的技术服务文件不满足要求，等等。

第二，利用程度比较薄弱。当前，电厂对技术文件的利用还停留在比较浅显的层面，主要通过电子文件管理系统为用户提供电子文件查询、下载等服务，以及下发纸质文件提供使用。而技术文件利用体系没有建立起来，对技术文件总体情况没有进行分析和总结，对技术文件内容没有进行提炼和加工，知识和经验没有实现共享，知识增值无法实现，这使得用户在大量的信息面前显得难以适从。

第三，电子文件安全管理存在不足。随着信息技术的发展，电子文件大量产生并普遍应用，电子文件安全管理越来越重要。但核电厂对于电子文件的安全管理并未予以足够重视，在工作中存在随意转换电子文件格式、未通过规范渠道对电子档案管理系统进行升级和对管理软件进行更新，这都给电子文件的安全带来了隐患。

3 加强技术文件管理的若干策略

3.1 明确技术文件的管理宗旨

技术文件管理工作应围绕核电厂生产经营管理的总体目标和中心任务开展，并根据国家档案法规、标准和核安全法规的要求，按照核电厂政策大纲和管理程序规定，运用科学、合理的管理方法和手段，对与生产、技术密切相关的技术文件的生成、审批、发布、利用、归档等全生命过程进行规范有效的控制管理，确保技术文件的完整、准确、系统、有效，并为核电厂提供高效便捷的利用，为机组安全运行提供支持与优质服务，为核电行业健康发展和经济社会快速发展提供相关知识与经验。

3.2 制定技术文件的管理原则

一是全程管理原则。应采用全程管理原则，建立完整的管理体系，对技术文件从生成到归档的整个生命周期进行全程管理。全程管理是一种全面的管理，涉及文件管理流程、管理要求以及方式方法；全程管理是一种系统的管理，它注重对文件生命周期内各个阶段所有管理活动和管理要素的统筹兼顾，强调资源的最大共享和最大效益；全程管理又是一种过程管理，通过过程控制实现结果控制。

二是文档一体化管理原则。文档一体化管理能实现从现行文件到档案整个过程的全面控制和科学管理，其具体内容包括文件、档案生成控制的一体化；文件、档案流程管理的一体化和信息资源利用的一体化。文档一体化管理不是通过人工来实现和完成的，需要通过电子文件管理系统来实现。

三是超前控制原则。超前控制是指从文件形成之时甚至形成之前就对文件产生到归档整个过程进行规划，超前控制是现代文档管理中的重要内容，是实现全程管理的重要保障，也是全面、系统和优化思想的集中体现。

四是全员参与原则。技术文件管理并不单单是文档部门的职责，它与核电厂的所有部门都密切相关。因此核电厂决策层、管理层和操作层的工作人员都应参与到技术文件管理中，履行相应的职责。

3.3 细化技术文件管理

3.3.1 加强对技术文件的前端管控

核电厂技术文件管理必须符合标准化和规范化的要求，为此核电厂文档部门必须加强对技术文件的前端管控，在技术文件生成、审批乃至归档利用的整个过程中加强业务指导和监督。应按照要求指定具有相应资格的人员编制和审批技术文件；技术文件在生效发布之前，必须经过编写、校对、审查、批准或修订等流程；对于重要的技术文件，必须定期进行适用性审查；编制技术文件应使用标准的、规范的模版，还应照规定确定技术文件的类型和编码。

3.3.2 完善文档管理程序

完善核电厂文档管理程序是做好核电厂技术文件管理工作的保证，需要注意的是管理程序不是一成不变的，管理程序应随着核电厂工作实际的变化和管理要求的提高进行调整，以明确管理目标和职责，确保管理工作有章可循。特别要建立精细化管理流程、优化人员配置，才能提升管理水平，并保证管理工作顺利开展。

3.3.3 建立文件利用体系

可依托电子文件管理系统建立技术文件利用体系，为用户提供利用服务，并统计和分析技术文件检索利用情况，在此基础上通过研究、提炼、汇集等方法，对技术文件总体情况进行分析和总结、对技术文件内容进行提炼和加工，使得知识与经验实现共享，并为核电厂生产、经营、管理提供参考。

3.3.4 加强电子文件安全管理

要加强电子文件安全管理，可从技术性和管理性两个方面来解决。从技术性的方面来说，要保证技术文件的真实性和可读性，其中真实性是指文件的内容（包括元数据）经过传输、流转、格式转换等处理后依然保持不变，并且具有完整性；可读性是指电子文件经过传输、存储、流转等处理后能以可以识读的、可以理解的方式输出，并且内容具有真实性。从管理性的方面来说，要建立安全分级授权的管理要求和制度，对不同人员和不同文件类别确定相应的授权级别进行分类管理，电子文件未经授权不得擅自复制、下载，未经批准不得擅自向外提供。

3.3.5 充分发挥文档人员的作用

首先，文档人员应通过多种途径宣传技术文件管理工作，提升核电厂全体职工对技术文件管理工作重要性的认识，能够在平常的工作中配合文档人员开展工作；其次，文档人员应提升服务意识与服务能力，变被动服务为主动服务，能够围绕核电厂的中心工作、重点工作及时提供技术文件服务，能够满足核电厂各个部门对技术文件的利用需求；再次，文档人员应不断提升业务水平与技能，推动技术文件管理工作持续开展。