运用物联网技术保障档案实体安全的实践与思考

严青云 /绍兴市档案局

档案安全涉及档案收集、保管、利用等各个环节，贯穿档案管理的整个过程。随着我国各级档案馆接收进馆档案的数量与种类不断增多，如何确保档案实体安全成为迫切需要研究和解决的课题。笔者认为，实现档案实体安全管理，除了要建立各种档案管理系统外，还要整合档案实体管理流程、运用先进的信息技术，在保障档案实体安全的同时实现档案信息资源与实体管理信息化的有效集成。近年来，笔者所在的绍兴市档案局（馆）在运用物联网技术建设智慧档案实体安全管理体系方面作了一些探索，取得了一定的工作成效，现作一分析并谈点认识。

1 实践分析

近年来，绍兴市档案馆不断丰富馆藏档案，馆藏档案全宗数达493个，实体档案总数达73万卷、41万件；持续优化馆舍场地、档案保护设备、网络设备等硬件设备和配套设施；着力完善网络环境，加快馆（室）一体化进程，高标准建设综合性数字档案馆系统，2015年建成全国首家地市级示范数字档案馆，这些都为智慧档案实体安全管理体系建设打下了良好基础。馆藏档案资源的不断丰富、档案信息化水平的不断提高、社会公众对档案利用需求的不断增加以及档案管理新技术与新手段的不断涌现和完善，为运用物联网技术进行档案实体安全管理提供了必要性和可能性。

1.1 采用RFID技术进行档案定位管理

绍兴市档案馆实体档案管理模式从最初的手工著录、卡片检索发展到使用条形码进行定位检索，再发展到采用RFID这种具备非接触式、远距离识别、高精度辨识等特征的技术，一步步实现了安全高效地保管和利用海量实体档案的目标任务。从应用实践看，RFID技术在查找档案、简化借还手续、统计利用信息、提供个性化服务等方面具有较大优势，特别是在确保档案出入库安全和防盗、监控档案流转过程、提高档案盘点效率和排架纠错等档案实体安全管理方面具有明显优势。RFID技术通过绑定电子标签与档案及档案地址，有效实现了档案定位、档案出入库门禁安全、档案出入库信息监控、库存信息实时更新、档案高效盘库、档案错架快速处理等档案实体安全管理方面的功能，实现了入库档案的全过程智能安全管理。结合馆藏实际，从更安全、更经济的角度出发，市档案馆设计制作了档案封存专用箱，对已完成数字化加工的档案进行实体装箱封存，以箱为单位进行管理，每箱赋予一个RFID标签，有效提高了标签读取率，在保护档案实体的同时降低管理成本。

1.2 运用图形化虚拟库房监测库内档案

采用3D技术打造图形化的虚拟库房管理系统，该系统与RFID无线射频管理系统和温湿度管控系统对接，运用动画场景还原真实库房环境，实时、直观、有效地监测以3D图形方式表示的库区内档案状况，如档案库房实时温湿度、不同库房和不同排架的案卷数量、档案实时所在库内位置等，甚至可以在虚拟库房中检索和调阅档案、查看原文。这一管理模式不仅可以实时直观监测库房内档案情况，还能有效保护档案实体不因反复多次利用而受损，可提高档案的安全性。

1.3 实现库房情况实时监控

重新部署视频管控系统，在库房内外全方位安装数字高清探头，并采用动态目标跟踪技术；更新库房温湿度管控系统，提高所采集数据的准确性和稳定性；新增库房指纹门禁系统，规定双人在场方可进出库房；对接库房智能型密集架管控系统，实现库房装具合理化管理。这些安全管理子系统被有效整合进入档案馆综合业务管理系统，改造提升了档案馆综合业务管理系统中实体安全管理模块功能，将档案接收、整理编目、库房管理、数字化加工、查阅利用等各工作环节管理情况通过网络化方式进行实时全程监控与综合汇总分析，以保证库房内外环境安全。

2 重要性分析

物联网是通过各种信息传感设备，实时采集任何需要监控、连接、互动的物体或过程等信息，与互联网结合形成的一个网络。运用物联网技术的主要目的是实现物与物、物与人、环境与状态信息的实时共享，以及智能化收集、传递、识别、管理、控制和执行。对档案系统而言，运用物联网技术为加强实体档案安全管理提供了有力的技术保障，有效降低了档案实体安全风险。

第一，物联网技术提高了档案实体安全管理信息的准确性。RFID无线射频管理系统对档案实体的非接触式准确定位、指纹门禁与射频门禁的综合运用、无线温湿度探头的远程信号采集和串口接收、带夜视功能和录音录像功能的数字高清监控探头的应用，这些都有效提高了与档案实体安全管理相关的各项信息的准确性和稳定性。

第二，物联网技术提高了档案实体安全管理的工作效率。运用物联网技术，档案盘点和排架纠错、档案出入库检查和门禁安全、库存信息更新和数量统计、温湿度信息监控、库区安全情况检查和监控、杜绝闲杂人等进入库区等各项实体安全管理工作的效率，都得到了有效提升。

第三，物联网技术有利于实现档案实体全过程精细化管理。物联网技术包括各种被广泛应用的感知技术，同时具备智能处理能力，其全面感知、可靠传递、智能控制、数据融合的特点对实现档案实体全过程精细化智能管理发挥着积极作用，特别是物联网技术中最主要的射频识别技术的应用，基本实现了档案流转全过程智能监控，对档案实体安全管理意义重大。

3 几点思考

3.1 注重档案实体安全管理的综合性和全面性

档案实体安全管理是一项综合性、系统性工作，确保档案安全的关键在于充分发挥先进技术的优势，从“智慧”的要求出发，推进精细化管理，全面提升档案实体管理水平。

在智慧档案实体安全管理体系建设中，一要以规范化制度推进精细化管理。结合物联网技术应用，修订完善库房安全管理、实体档案出入库管理、档案日常巡查、重点时段和重要区域检查、定期盘库、各项监控设备管理等多项安全管理制度。二要以细化职责推进精细化管理。各项软硬件安装更新完成后，要结合系统安全管理方面的功能，对库房管理人员和查档窗口工作人员在档案入库上架、借阅出库、阅毕归库等环节的工作责任进行进一步细化，对库房安全管理负责人在安全检查、设备管理、监控管理等方面的岗位职责进行进一步明确，要求每一位工作人员务必尽心尽责。三要以强化监督推进精细化管理。在日常管理过程中，要注重强化监督落实，通过建立工作日志和健全管理台账、采取不定期抽检核实等方式对制度执行、人员岗位职责履行等情况进行监督检查。

3.2 注重档案实体安全管理系统的有机统一性

档案实体管理系统由多个子系统构成，伴随档案信息化建设的不断推进，档案馆内部或多或少存在着需要进行设备更新、软件升级、管理系统改造的情况，因生产厂家不同、软件开发版本不同、原系统提升改造空间受限等多种原因，很容易造成档案管理系统功能难以实现集成统一的问题，进而影响整个档案实体安全管理系统的有效性。因此在建设过程中，要着力解决各子系统信息对接、集成统一的问题，特别是库房管理系统与查阅利用系统对接要避免“两张皮”的情况，真正解决日常管理、查阅利用、分类统计等工作环节中信息不统一的问题，提高管理效率。

在实体安全管理系统建设过程中，从确定建设方案到具体实施、再到提升完善，要始终围绕统一性的建设要求，从智慧档案馆建设对档案实体安全管理的要求出发，将无线射频、指纹门禁、温湿度采集等各子系统都构架在整个档案馆综合业务管理系统中，与档案馆的基础业务工作流程有效对接，进一步整合优化档案管理全部流程，实现数据标准统一与信息互联互通。

3.3 注重档案实体安全管理体系建设的实用性

档案实体安全管理体系建设必须从管理需求、档案质量、馆藏结构、投资资金等实际情况出发，合理制定建设方案。在档案实体安全管理体系建设过程中，要结合馆藏实体档案特点和已有的数字档案馆建设成果，以实用为主、适当超前为基本定位，科学设计智慧档案实体安全管理体系的功能需求，以达到较为理想的建设成效。如，针对射频技术可实时定位、多标签读取、远距离定位等特点和成本高、易误读的实际应用局限性，以及前期已有大量档案采用了条形码方式管理的现状，市档案局采用无线射频和条形码并行的建设模式，以确保系统能够兼容两者，充分发挥这两项技术在档案智能化识别、定位、跟踪、监控和管理中的各自优势，实现档案实体信息与内容信息的一体化、交互化管理。