“一网查档、百馆联动”的制度保障——《浙江档案服务网查档工作规则（试行）》解读

在11月16日全省档案公共服务推进会上，省档案局（馆）长刘芸宣布浙江档案服务网正式启用，标志着浙江档案服务网在全省正式开始上线运行。浙江档案服务网是一个以功能服务为主的全省联动平台，分成对内、对外两个部分：对内通过省电子政务外网面向档案系统工作人员提供一个协同工作平台，对外通过互联网向广大社会用户提供档案公共服务，其中最核心、最重要的服务是档案查阅服务。这项服务也列入了全省“最多跑一次”改革的群众和企业到档案部门办事事项指导目录。

为规范各档案局（馆）通过浙江档案服务网对外提供的查档服务工作，实现开放档案查阅“最多跑一次”的改革要求，共同打造“一网查档、百馆联动”的浙江档案服务品牌，在广泛征求意见的基础上，11月初省档案局制定了《浙江档案服务网查档工作规则（试行）》（以下简称《试行规则》）并印发全省档案系统执行，以确保查档服务的制度流程和标准规范实现全省统一。本文对其中一些重点内容作一解读，以便于各档案局（馆）在具体工作实践中能更好地理解和把握《试行规则》。

一、查档方式

浙江档案服务网提供的查档方式有两种：一是跨馆查档，这是在总结2013年以来我省多地开展的各种模式“异地查档、跨馆服务”成功经验基础上的远程查档服务升级版，查档用户可以在全省范围内到就近档案馆由工作人员协助向省内任何一家国家综合档案馆申请查档；二是网上查档，用户通过互联网入口（网站域名：www.zjdafw.gov.cn）以真实身份向省内任何一家国家综合档案馆自行提交查档申请。

二、查档用户实名制

根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》，中华人民共和国公民和组织利用国家档案馆已开放的档案，须持有介绍信或者工作证、身份证等合法证明。因此，无论跨馆查档还是网上查档，都需要实名制登记。

跨馆查档的身份核验由受理档案馆负责。查档申请人提供符合档案查阅规定的合法证明，向就近受理档案馆工作人员提出查档申请，工作人员须认真查验查档申请人证件或证明材料，并对其真实有效性负责，然后将填写完整的《跨馆查档申请单》通过内部协同工作平台发送给受查档案馆。技术校验上，目前浙江档案服务网内部协同工作平台的跨馆查档登记模块已经和我省公安人口库联网，浙江省内用户的身份证号和姓名可进行实时比对，省外用户的身份证核验尚须人工完成。档案利用资格的审核责任，从单一案例来看是受查档案馆和受理档案馆之间一种单向委托关系，但从总体上看，应该是一种全省国家综合档案馆之间的对等合作关系。

网上查档的身份核验依托浙江政务服务网的实名认证用户库。浙江政务服务网是省政府统一的政务办理平台，其实名认证用户可以在政务服务网上办理全省各地各部门的行政许可、行政确认、行政强制、行政奖励、公共服务等各类事项，自然也包括档案部门的档案查阅等公共服务事项。因此，凡是在浙江政务服务网通过实名认证的用户，均可在浙江档案服务网申请网上查档。

三、查档范围

《试行规则》中规定的查档范围是“全省国家综合档案馆已接收进馆的婚姻登记档案、移民档案、知青档案、企业职工档案、土地承包登记档案、山林承包登记档案等涉民档案，以及各类列入开放范围的馆藏档案资料”。显然，查档范围主要是馆藏中的开放档案，这与我省今年11月份“最多跑一次”事项“八统一”标准化梳理形成的“档案查阅服务”事项的适用范围相一致。

另外，浙江档案服务网平台本身不限定查阅档案的门类和类型，推广应用时可以根据全省的适应程度和进展情况进行调整。实际把握中可以将查档受理范围按照先涉民档案再其他档案的顺序稳步推进。

四、申请查档资格和证明材料

关于申请查档资格，《试行规则》中没有规定档案查阅是否必须是当事人本人。关于查档申请证明材料，《试行规则》中也没有具体规定查阅各类档案分别需要提交哪些证明材料，只是规定“须提供符合档案查阅规定的合法证明”。原因有二：一是档案类型和类别众多，不胜枚举；二是同一档案在不同时期的查档要求也可能会经常改变。因此，政法部门工作人员、律师、委托代理人、亲属、其他相关人等能否查阅某一档案，查阅该档案需要提供哪些具体材料，都应由档案保管利用部门根据有关法律法规和业务规定具体把握。

为减少群众查档的盲目性，提高查档成功率，目前平台上在填写《查档申请单》时，给出了查阅婚姻、职称、劳模、出生医学证明、二轮土地承包等档案分别应满足哪些条件和提交哪些材料的描述，这只是给各档案馆和查档用户一个参考，并且这些描述是可以根据实际变化而调整的。

五、查档响应方式

浙江档案服务网的查档响应方式是线上线下结合（O2O，Online To Offline）模式。这是因为浙江档案服务网部署在互联网和政务外网，而根据国家有关规定，档案馆藏系统须部署在物理隔离的局域网，两者必然是不联通的。查档申请和结果反馈在浙江档案服务网线上完成，后台工作人员根据查档内容到本馆馆藏系统或档案库房中查询检索，对于浙江档案服务网来说是线下完成。

这种线上与线下相结合的查档响应方式至少有两个明显优点，一是能避免将全部档案数据资源与互联网连接所带来的信息安全风险，二是能适应各地档案馆馆藏数字化进度不一致但又要统一提供查档服务的实际需要。

六、反馈时限

《试行规则》规定，无论是跨馆查档还是网上查档，受查档案馆原则上须在收到查档请求后的2个工作日内反馈查档结果；在规定期限内不能作出答复的，经受查档案馆馆长批准，可以适当延长期限，但最长不超过7个工作日。这里的时限要求是根据2007年4月1日起施行的《浙江省国家档案馆管理办法》来规定的。

作为规范性文件来讲，《试行规则》规定的最长时限必须符合省政府规章《浙江省国家档案馆管理办法》的要求，但是也不宜太短。由于档案管理中实际存在复杂因素，若直接规定了过短的时限，容易使档案服务工作陷于被动局面。当然，从以用户为中心、提高用户满意度的角度出发，各地档案局（馆）在实际工作中可以按照更高的内部要求来把握。

七、利用方式确定

《试行规则》规定，浙江档案服务网上提供电子邮件发送、寄挂号信、快递送达、通知查档人到受理档案馆或受查档案馆现场领取等多种档案利用方式。查档申请人在提交查档案申请时可以提出其所期望的档案利用获取方式。但这只是申请人的意愿，最终的审核决定权在于档案所在的受查档案馆。受查档案馆工作人员查到所需档案后，应根据本馆查阅利用规定，同时参考查档申请人的请求获取方式，来最终决定既符合管理要求又方便查档用户的档案利用提供方式。

上述利用方式中，电子邮件发送的利用方式无疑最快最便捷，但只适用于无保密性、敏感性低，并且没有凭证性要求的内容；到馆领取的方式对用户来说最不方便，但是能满足最高的安全保密性和可靠性；对于具有一定保密性或敏感性、不适宜网上传输，或者必须要档案馆出具盖章证明的查档申请，可以考虑采取寄挂号信或快递送达的利用方式。需要注意的是，寄挂号信或快递送达存在一个费用承担的问题。快递送达费用较高，但可选择寄件收费或收件收费；寄挂号信费用较低，但必须是寄件收费。根据省政府办公厅《关于进一步推进“互联网+政务服务”证照寄递服务的通知》要求，目前邮政EMS和顺丰速递已和平台实现了快递送达的无缝对接。各档案馆在平台的系统配置模块中完成快递合作配置后，查档服务工作人员只要在平台中选取确定快递送达的利用方式，平台会实时发送订单信息给寄递单位，寄递单位工作人员就会上门揽件并寄递到位。

八、关于远程出证

目前，我省各地档案部门探索和尝试的远程出证方式主要有电子出证、协议盖章出证等方式。电子出证的做法是在档案数字化扫描件或电子文件上附加水印或档案馆印章图片，以表示该文件为某馆馆藏，一般都没有使用电子签名或加盖真正意义上的具有法律效力的电子印章。协议盖章出证的方式其实就是在有政策文件支持的前提下，各地档案馆之间根据协议互相使用代章。这些方式都具有立等可取的优点。但是在全省的层面上，由于电子签名、电子印章、电子证照的应用尚未完善，并且也缺少支持档案馆间互相代章的政策依据，因此《试行规则》中没有直接表述如何远程出证的条款。

尽管没有正面表述，《试行规则》对于远程出证也是有所考虑的。对满足条件的开放档案采用挂号信或快递送达的方式提供利用，寄递出证从某种意义上说也是远程出证的一种实现方式。虽然这种实体送达的方式不能做到立等可取，但在现有法律框架下具有较高的实际效用并且较为稳妥。

寄递送达的远程出证方式和到馆领取的现场出证方式在“最多跑一次”改革的目标定位下，基本上满足“让数据多跑腿，让群众少跑路”的改革需求，主要解决了群众专程来档案馆查档案期望很高、成本很高、成功率却不确定的痛点问题。

实践检验一段时间后，如发现浙江档案服务网查档工作存在需要完善和改进的地方，省档案局将适时修订《试行规则》，修改和补充有关内容，如条件成熟时增加合适的远程出证方式等，以更好地落实党的十九大提出的坚持以人民为中心的发展思想，为建设好全省共同的“网上查档联合大厅”、打造“一网查档、百馆联动”的浙江档案服务品牌保驾护航。