民国档案文件级目录制作方法研究

■ 杨健生 李孔燕

民国档案文件级目录制作方法研究

■ 杨健生 李孔燕

民国档案文件级目录制作是当前国家重点档案保护与开发的重要基础工作。当前，民国档案目录建设总体上仍处于手工管理思维延续期及计算机辅助管理档案实体的阶段。随着计算机档案管理技术的兴起，档案管理的效率得到了提升，目录信息的著录更加全面，查询更加便捷。在信息化发展和大数据广泛应用的背景下，档案工作者应秉承多角度、多方位充分利用的导向，对民国档案文件级目录进行体系化的重新架构，规范相关著录项目，以更好地满足档案管理、保护和开发的需求。

在实际操作中，省档案馆通过在外包公司的运用实践中发现，依托计算机辅助提取目录，可以更加快速、规范、准确题名，也重点解决了公司新招录青年人员快速学习入门的问题，现在每人每日平均200条以上，并且错误率低，检索有效性得到了提高。经实践研究发现，对民国档案文件级目录制作方法探析主要有以下几点：

一、对题名结构进行规范

因为我们制作的目录是给现代人使用，所以需要使用现代公文语言对其进行规范。现代公文语言的题名基本结构为：“责任者+关于（或虚词“就”）+事由+的（介词）+文种”。在这一题名结构中，独立的统计表、登记簿等没有文种的文件材料无需著录文种信息。题名是对档案内容的归纳概括，但并不是凭空想象出来的，拟写题名包括两个过程，一是内容信息采集过程，即阅读档案，从中采集反映档案材料内容信息；二是将采集到的信息组成一句通顺、规范的语言，即拟写题名。对题名结构的规范主要从三方面展开：

1.规范“事由”的语言表述

题名拟写的难处在于其中的“事由”采集和表述，因人而异的语言表述习惯使得“事由”的规范看似不可能。通过研究，我们发现“事由”规范化拟写的难度其实是人为的，是人为设定的“体现时代特征”的规定使之变得困难。用现代公文语言去表述“事由”，语言平实、表述准确、语句结构规范。这种平实的“说明文”用语，为我们规范“事由”的表述提供了基本条件，而且民国档案文件级目录是叙述过去的事情，讲清楚档案主要内容是唯一目的，不需要表达“情绪”及艺术修饰。因此民国档案文件级目录“题名”中的“事由”，可以仅仅是平铺直叙的叙事文字和词汇，其语法结构单一，具有规范化表述的语言基础。

2.规范组成“事由”的信息元素

规范表述“事由”，首先要明确“事由”的信息组成。“事由”归根到底就是对一份档案中包含的历史事件或者历史行为进行归纳和说明。民国档案目录中的“事由”即对民国历史上发生的“事情”说明，而每一件“事情”的信息，一定是由时间、地点、机构、人物、事项名称或事件主题等要素等构成，具体到每一份档案材料，它所包含的信息内容也不会超出以上内容。因此，规范“事由”表述，就是围绕这几个“事由”组成元素进行信息采集，并将采集的信息组织成通顺语言予以表述的工作。在开展这项工作时，只要遵循有这些元素信息的则采集，没有的不创造，就能实现准确、完整归纳档案内容的目的。

3.规范“事由”组成元素的表述逻辑

“事由”的信息能否用规范的文字表述，是决定信息传达是否精确的关键。对于历史事件或事物，有了“天、地、人”这三个元素才具备了前提和主题，通过这三个元素的相互作用最终才产生了“事”。“事”是指一组关系、一个行为、一个过程或一个具体的物，可以归纳、概括为一个特定的事件主题或事项名称。目录是档案材料的“内容提要”或信息“线索”，并不是研究历史的报告或叙述历史的详细内容或摘要，因而在描述“事”时，不用讲述事情的前因后果，细枝末节，仅需将其主题内容或名称阐述清楚即可。因此，我们认为在使用现代公文语言的情况下，对于民国档案文件级目录“题名”中的“事由”，能够用结构化的方式组织信息并进行规范表述，即将各组成元素按照：时间→地名→人物（包含机构、职衔信息）→事件主题或事项名称的通用逻辑顺序组织描述语言，这样的语言合乎汉语描述事物的一般表述方法，能够表达清楚事情。其中时间、地名、机构、人物是指与事项直接相关的特定对象，应视档案情况采集，如果档案中有这些内容则采集，如无则不需刻意拼凑。同时，由于档案材料事无巨细，为提高目录制作工作效率，避免累赘和语句重复，凡是在责任者著录项目中已经有的地名、机构、人名的内容，及与文件时间著录项目相同的时间等，无需在“事由”中重复叙述。

二、利用计算机进行辅助著录

经过规范后，一个完整民国档案文件级目录“题名”可用现代语言，按以下结构组织：责任者+关于+事由（按时间→地名→机构、职衔、姓名→事件主题或事项名称，排序组成）+的+文种。使用这个结构表达题名，看起来比过去要求的项目更多，内容更复杂，似乎加大了目录制作难度。确实，如果纯粹手工制作是比较复杂，著录人员很难将信息采集齐全，并迅速组织成一个题名。但如果放到整个民国档案基础目录体系中，并且在使用计算机著录的条件下看，情况就大不一样，在计算机辅助著录条件下，不需要著录人员记忆采集到信息，其组织题名语句花费的精力和时间也将大大减少，拟写题名反而比手工著录简单。

题名中的大部分元素在目录制作时，已进行了采集和著录，且题名是按照固定结构进行表述的，所以完全可以使用计算机的自动化性能，将已有的各个项目自动组织起来，自动形成一个“参考题名”，著录人员只需对照检查这个“参考题名”，对其中表达不够顺畅的语言进行局部修改，很多情况下甚至不用修改，就能形成符合规范结构、内容完整准确、表达通畅的“题名”。使用计算机辅助著录方法，采集各个项目著录信息的过程，就是题名的拟写过程。完成各项目的信息采集，就自动完成“参考题名”拟写，而有一个可视化的“参考题名”，对于提高题名拟写质量和效率有极大的帮助。

三、对各种民国档案归类分析

制作民国档案文件级目录的第二个困难是快速、准确地从档案中采集到著录信息。只有对民国档案进行归类，才能提高著录信息采集的效率。民国档案文件级基础目录分为保管类著录项目、基础利用类著录项目，实现著录项目“模块化”，在一定的技术条件下，甚至有可能按“流水线”方式，组织一个团队分工配合进行信息采集，提高工作效率。

1.文件解构法

在制作目录时，根据著录项目的信息需求，按照民国文书的结构，到相应的位置快速查找和提取著录元素信息，逐个录入到计算机，经计算机辅助工作，形成完整的著录信息。因此，搞清楚民国公文结构，对于民国档案文件级基础目录著录至关重要。

2.保管类著录项目信息采集方法

保管类著录项目主要有：档案馆代码、档案馆名称、档案编号（电子文件名）、页数（电子画幅数）、语种、政权标识、载体形态、破损状况、破损数量、附注等项目。这些项目的著录信息有一个共同特点，即都与档案内容无关，属于档案的外在属性，在著录时一般不需要进行比较复杂的分析加工。

3.利用基础类著录项目信息采集方法

基础利用类著录项目主要有：题名（也属于保管类著录项目，为表述方便放置到此）、责任者（发文者）、受文者、文种、文件日期、事件时间（著录事件所针对的时间，如与文件日期相同，则无需在此著录）、事件地名（档案事项内容所针对的地点，由省、县两个项目组成，录入档案形成时的历史地名）、机构（档案内容直接涉及机构，不含发文者和受文者，录入机构全称）、人物（由职衔、姓名组成，不含发文者和受文者）、控制使用等项目。主要的采集方法有：

（1）文种著录项目信息采集方法

民国公文的文种在不同的年代有一些变化，而且由于民国公文规范性不足，文种名称较多，有的符合规范，有的是书写者的习惯，有的沿用清代的文种，由于制作民国档案文件级基础目录不是研究民国公文，而且文种本身并不直接具有“检索、利用”价值（需与题名等项目配合查看才具有使用价值，是属于利用者的工作），因此，在著录文种信息时，不用进行所谓规范，既增加著录工作的复杂性，也无益于提高目录的使用价值，在采集著录信息时，只需照录原文书写的文种即可。

（2）责任者（发文者）、受文者著录项目信息采集方法

责任者（发文者）、受文者是民国档案文件级基础目录中两个很重要的著录项目，是反映档案内容和历史事件关系的重要信息。这两个著录项目的信息在民国正式公文中，一般都在文头、落款及正文末尾位置，但在不同类型公文中的具体位置略有不同，根据公文类型在固定的位置查找，一般都能方便找到著录信息。需要强调的是，这两个项目信息应该著录其全称。

（3）文件日期著录项目信息采集方法

文件日期即民国档案文件材料的形成日期或“文件日期”。民国文件材料的“文件日期”一般在文件“落款”处，规范的民国公文要求，在落款盖发文机构的印章（官印、关防）时，必须“骑年盖月”，因此，一般来说，其“文件日期”就是发文机构落款印章下书写的文件日期。

（4）“事由”构成元素信息采集的一般方法

题名由：“责任者”关于“事由”的“文种”的结构组成，“事由”的实质就是对一份民国档案主题内容的归纳，是民国档案文件级基础利用类目录的关键信息，直接影响档案查找利用的效率，是目录的主要信息内容。关于怎样归纳和叙述“事由”，在前面的研究中我们已经找到“分别著录事由组成元素，依托计算机自动生成参考题名，并修改为正式题名”的解决方法。具体来讲，就是要按照文件结构，按其信息元素分布规律，快速采集档案内容中记录的、与所述主题事项相关的、不写明不足以区别与其他同一主题事项的时间、地名、机构、人名以及事件主题或事项名称等信息。

通过对民国档案文件级目录制作方法的全面探索研究，提出了全新的民国档案文件级目录架构，根据国家标准规范题名结构，使用人工结合计算机辅助拟写题名，实现目录制作与数据库建设一体化的工作方法，将民国档案文件级目录规范化提高到一个新的水平。将过去的民国档案文件级目录制作中“归纳拟写”题名的方法，深化为“准确提出内容构成元素信息”，然后按照“通用表述结构”组织所采集信息，最后略加修饰表述语言的方法，从而实现民国档案文件级目录表述的规范化，确保信息的完整性和准确性，并便于现代人阅读理解。

云南省档案局