协同管理视角下高校电子文件管理研究

陈伟斌/福州大学档案馆

高校电子文件管理是高校档案管理的重要内容，为了改变以往高校电子文件管理“各自为政、组织松散”的现状，必须综合运用电子文件“前端控制”和“全程管理”的思想，对高校电子文件形成、流转和归档部门进行统一管理，建立科学有效的协同管理模式。

1 高校电子文件协同管理的重要性和必要性

协同理论最早由联邦德国斯图加特大学哈肯教授提出，指通过协调不同系统或者组织间的资源和功能，使它们行动一致地完成某一任务或者目标，以期实现协同效应。高校电子文件协同管理不仅涉及部门与部门之间的协作，也包括业务系统之间和数据资源之间的衔接和共享，协同管理对于高校电子文件科学管理具有重要意义。

1.1 协同管理是保证高校电子文件管理质量的内在要求

电子文件生命周期理论和文件连续体理论认为，电子文件演化为电子档案是一个连续和衔接的过程，电子文件管理应该延伸到电子文件的产生和创建领域。高校电子文件在形成、流转及归档等环节都需要由业务部门和相关责任人提前介入控制，各个业务部门和档案部门之间的协同水平和协作程度，将直接影响到高校电子文件的管理质量。因此，开展高校电子文件协同管理不仅符合电子文件管理的客观规律，更是高校电子文件管理的内在要求。

1.2 协同管理是提高高校电子文件管理效率的有效手段

当前高校电子文件数量庞大、管理流程复杂，除了OA办公系统形成的大量电子公文之外，还有教务、科研、财务、基建等业务系统产生的海量电子数据，这些高校电子文件的形成、流转、采集、归档和利用过程涉及众多业务部门，只有部门之间协同配合，弥补工作的不足之处，才能切实提高高校电子文件的管理效率，减少许多不必要的重复劳动，从而节省工作时间和提高工作效率[1]。

1.3 协同管理是提升高校电子文件管理水平的必然趋势

随着高校电子文件数量的日益激增，以往高校电子文件管理的工作模式，已经不能满足新时期的工作需求。只有构建有效的高校电子文件协同管理机制，推动高校各个业务部门之间相互协作，实现各个业务系统之间信息交流与共享，才能更好地迎合和适应高校电子文件管理的发展趋势，不仅可以减少或消除高校电子文件管理过程中的各种安全风险，也可以对高校电子文件的管理流程进行全程梳理和改进优化，是提升高校电子文件管理水平的必由之路。

2 高校电子文件协同管理存在的问题

2.1 协同管理目标缺乏一致性的共识

高校电子文件形成部门管理的目标在于利用电子文件更方便快捷地完成工作，而档案部门管理的目标则在于确保高校电子文件的内容信息、背景信息和结构信息齐全完整，以及电子文件存储格式满足长期保管的要求[2]。高校电子文件管理的出发点和所涉部门的利益不同，因此协同管理缺乏一致性目标，直接影响到业务部门与档案部门相互协同的积极性。

2.2 协同管理技术存在衔接上的差距

高校电子文件管理很大程度上依赖软硬件系统技术的支撑，需要软件系统之间能够实现电子文件数据的兼容和共享。但是，由于高校文件形成部门、信息技术部门和档案部门之间相互独立，不同部门使用不同业务系统的情况时有发生，导致系统平台之间不能兼容数据或者数据无法衔接[3]；加之业务部门软件系统经常升级或更换，容易产生电子文件数据丢失或者难以读取的问题，给高校电子文件在线归档和长期保存带来许多技术困难。

2.3 协同管理的整体规划不完善

由于绝大多数的高校业务系统都不具备电子文件归档功能，要弥补这一缺陷就必须系统升级或者开发接口，这就需要相应地增加资金投入，而在制定高校电子文件管理规划时，往往只规划了档案管理系统的建设费用，业务系统与档案系统接口开发建设费用以及业务系统电子文件质量控制和保障费用没有专门规划，协同管理整体规划不完善，影响协同管理的整体进程。

2.4 协同管理制度有待进一步细化

现有的教育部27号令《高等学校档案管理办法》对于高校电子文件管理要求的规定较为笼统，缺乏对电子文件管理程序性机制的规定，开展协同管理有待各高校制定出操作性强的实施细则。例如，高校电子文件管理联席会议的运作制度缺失，联席会议的参加成员、召开时间、召开条件、议题确定程序和讨论程序等都没有相应规定。

3 加强高校电子文件协同管理的对策

3.1 提高认识，实现目标协同

要充分提高学校领导和有关业务部门的思想认识，明确以“电子文件共享和利用”作为高校电子文件管理工作的出发点和落脚点，加强高校电子文件管理的统筹规划和顶层设计，在管理工作过程中融入协同思想，并明确高校电子文件协同管理的重要性和现实意义；以建立“高校电子文件共建共享大平台”为统一目标，实现各部门、各系统之间电子文件信息资源的有效整合，并对电子文件形成部门、档案管理部门和信息技术部门进行功能整合和结构调整，充分满足各部门电子文件利用需求，实现以共识和共赢为基础的目标协同。

3.2 搭建平台，推进技术协同

为有效解决高校电子文件管理系统不兼容的难题，可依据学校实际情况，采取以下两种方案：一是由学校信息技术部门负责、各个业务部门相互协作，搭建全校统一的信息共享平台，将学校各个业务系统统一整合在共享平台上，由各个业务系统直接上传电子文件数据，再由信息技术部门通过共享平台的数据推送渠道，对电子文件进行统一归档。二是由学校档案管理部门负责、各个业务部门配合，档案部门和业务部门协同开发业务管理系统的归档功能，对学校业务系统的归档功能进行科学规划，共同开发电子文件归档管理的数据接口，实现电子文件无缝衔接，提升业务系统电子文件的资源流动性和功能拓展性，从而更好地实现电子文件的归档和共享。但是，不管采取哪一种方案，都需要档案部门、技术部门和业务部门之间密切协作，定期对电子文件管理系统的功能、运行状态以及电子文件的归档格式、归档内容和归档要求等各项指标进行跟踪反馈，同时针对电子文件管理的不足之处提出改进建议并加以落实。

3.3 整合资源，完善保障协同

《电子文件管理暂行办法》明确规定“各级财政部门应当为电子文件管理工作提供资金保障”。因此，要确保高校电子文件协同管理的有效性，档案部门应当积极争取学校对电子文件管理所需的资金、设备、技术资源等的支持。一方面，档案部门可建议学校将电子文件管理纳入学校数字化校园建设统一规划之中，制定电子文件管理专项子规划，力求从学校层面统一规划电子文件管理，以获得更多的人财物保障；另一方面，档案部门应认真梳理工作需求，并制定电子文件管理长期规划，向学校财务部门争取开展电子文件管理的专项资金，用于贴补电子文件形成部门在接口开发、质量控制和安全保障等工作中的所需经费，提高业务部门与档案部门进行协同管理的积极性。

3.4 相互沟通，形成流程协同

高校电子文件的形成、流转、归档等各个管理阶段，都需要业务部门与档案部门的密切配合和共同协作。只有不断加强二者之间的相互沟通，及时分析并帮助解决业务部门在协同管理过程中出现的问题，理顺高校电子文件管理的工作流程，明确业务部门与档案部门之间的职责关系，建立有效的协作机制，积极争取业务部门对电子文件管理工作的支持和配合，才能在协商和共识的基础上共同加强高校电子文件的协同管理。同时，高校应该明确各个部门电子文件管理的岗位职能和工作考核指标，建立高校电子文件形成部门、档案部门和信息技术部门的电子文件协同管理考核体系，定期对电子文件管理情况展开量化考核，并将考核结果纳入对相关工作人员的年度考评之中，集中体现业务部门人员在电子文件协同管理中的价值。

3.5 建章立制，强化制度协同

高校需要制定并完善高校电子文件协同管理工作的管理制度、工作机制、标准规范，确保工作的制度化、常态化和规范化。一方面，根据《电子文件管理暂行办法》《高等学校档案管理办法》等，结合国家档案局、国家教育部和上级有关部门电子文件归档的管理标准和行业要求，制定并完善科学规范的高校电子文件管理制度和管理办法，明确各个部门在高校电子文件形成、保存、移交、保管和利用等环节的具体内容、管理要求和权利职责；另一方面，要建立高校电子文件管理联席会议制度，并明确联席会议的机构职责、职能分工和运行制度等，以统筹规划高校电子文件管理工作，保障高校电子文件协同管理机制的有效运行。

注释与参考文献：

[1]毕建新,张照余.基于协同理论的高校电子文件管理模式研究[J].档案学研究,2013(5):42-45.

[2]聂勇浩,陈俊恬.部门间协同视角下的电子文件管理[J].中国档案,2013(8):56-57.

[3]李玉芬.基于协同理念的电子文件管理策略研究[J].北京档案,2015(5):34-36.