浅谈CAD图纸档案的安全管理

文/赵 军

浅谈CAD图纸档案的安全管理

文/赵 军

CAD图纸档案是企业档案的重要组成部分，在档案管理的规章制度中，必须进一步完善关于CAD图纸档案管理的各项制度，以适应当前CAD图纸档案工作要求，避免因档案管理制度上的漏洞造成的CAD图纸档案归档不齐全

CAD图纸档案，是城市建设档案的重要组成部分。对于设计院而言，CAD图纸不单单是简单意义上的产品，同样也是设计院的财富，具有重大的价值。所以，CAD图纸档案的安全管理是十分有必要的。通过安全管理，能够最大程度地防范和规避风险，以确保CAD图纸档案的安全。

一、CAD图纸档案面临的风险

CAD图纸档案面临的风险主要是载体层面的风险和信息层面的风险，具体有以下几个方面：第一，计算机软硬件层面上的风险。CAD图纸档案对计算机软硬件及相关软件及设备具有依赖性。计算机等硬件设备对CAD看图软件的是否兼容，CAD看图软件能否正确打开并显示原CAD图纸档案所要呈现的内容，都会影响CAD图纸档案的正常使用，有可能带来图纸信息识别层面的风险。第二，CAD图纸档案管理水平层面上的风险，主要是指因管理上的失误带来的载体和信息层面的风险，如因管理制度要求的不严格而导致的对CAD图纸的漏存、误删等。第三，自然环境层面上的风险，即光照、灰尘、空气湿度、气温高低等自然条件对CAD图纸档案带来的风险。

二、CAD图纸档案安全管理方法

CAD图纸在安全管理方面存在着诸多问题，要保证CAD图纸安全，规避风险，应从以下几个方面入手：

1.技术引入，更新设备。新技术的引入，可以提高数据的处理能力，进而提高工作效率。为了确保新技术能更好地发挥作用，设备的更新升级也是十分有必要的。应给档案人员配备能够较好管理CAD图纸档案的软硬件设备，如新版本的CAD软件和能够很好运行新软件的计算机，以此来提高对CAD图纸档案的管理效率与能力。

2.完善档案管理制度，特别是电子档案管理制度。完善的电子档案管理制度，可以使档案工作人员更好地对电子档案进行管理，使得电子档案管理工作能够有章可循、有章必循，规范电子档案管理工作。一个好的档案管理制度、管理办法，应当适应当前档案管理工作的要求。对于我院来说，CAD图纸档案是企业档案的重要组成部分，在档案管理的规章制度中，必须进一步完善关于CAD图纸档案管理的各项制度，以适应当前CAD图纸档案工作要求，避免因档案管理制度上的漏洞造成的CAD图纸档案归档不齐全，确保CAD图纸归档质量，提升CAD图纸档案管理水平。

3.防治结合，规避风险。做好档案管理日常工作，不仅要在平时工作中做好档案“十防”工作，做好档案管理系统的日常维护工作，而且在发现问题时能够及时处理，消除不安全因素，规避风险。从CAD图纸档案管理系统来讲，要做好对档案管理系统及其运行环境的监测与维护，做好档案管理系统服务设备及其所在环境的监测与维护。从CAD图纸本身来讲，当发现收集的CAD图纸存在问题时，应及时联系设计制图人员，对有问题的图纸进行替换，对漏存及误删的图纸进行补存修正，以免日后使用不便。当一些灾害的发生无法避免时，档案工作人员应积极主动地应对，采取行之有效的方法措施来将灾害所造成的危害降到最低点。

4.建立备份制度。《电子文件管理暂行办法》第二十条第四款要求电子文件应当实行备份制度。电子文件的备份形式，有同城备份和异地备份。同城备份，即在同一座城市的不同区域内进行备份；异地备份，应选择相距300公里以上，不属同一江河流域、同一电网、同一地震带、同一气候带的地方进行备份。国家标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》明确指出：“归档的电子文件至少要一式二套， 一套封存保管，一套供查阅利用。必要时，复制第三套，异地保存。”在我院中，CAD图纸档案的备份工作有在进行，但明显不够。一方面，档案人员的备份意识还不够强烈，另一方面，来自院领导的支持不多，所以，CAD图纸档案的备份工作还有待加强。在条件允许的情况下，先做好CAD图纸档案的同城备份。对于重要的CAD图纸，还应该考虑异地备份，以确保重要的CAD图纸档案的存储安全，避免因丢失而造成的重大损失。

CAD图纸档案是城市规划与建设的重要记录，对城市的发展建设有着重大作用。加强对CAD图纸的安全管理，防范风险，才能使得CAD图纸在城市的建设中发挥更大的价值。

(作者单位：中国建筑西北设计研究院有限公司)