彬长集团档案信息化系统的建设与应用

文/段 洁

彬长集团档案信息化系统的建设与应用

文/段 洁

随着彬长集团发展战略的逐步实施，全面推进公司档案信息化建设，实现高效、准确、快速调取利用档案，最大限度地提高和发挥档案的利用效率和经济效益显得尤为重要和迫切。

一、彬长集团档案信息化建设背景

陕西彬长矿业集团有限公司隶属于世界五百强企业陕煤集团，下属大佛寺矿、胡家河矿、孟村矿、小庄矿、文家坡矿等五对大型现代化矿井和七个辅助单位。由于所属单位都处于基建向生产转型的过程，短时间内积累了大量的档案资料需要整理。同时，为完善各项目相关手续，档案室承担着大量的借阅任务，如果继续按照传统的档案管理模式开展档案管理借阅工作，即使增加人员也难以满足巨大的数据管理要求，同时，档案的查阅和利用也增加了难度。因此，建设创新、高效、便捷的档案信息化系统显得尤为重要和迫切。

二、彬长集团档案信息化建设情况

按照全国档案信息化建设指导意见，公司把档案信息化纳入彬长集团信息化建设的总格局，统一安排部署，统一开发建设，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息管理标准化、信息服务网络化的过程，促进档案事业持续快速健康发展。目前，彬长集团分别于2012至2016年期间，相继完成胡家河、文家坡、大佛寺和小庄煤矿的档案电子信息化建设工作。实现了集团档案管理电子化、工程档案实时更新和精准查阅、档案在线统一管理、档案业务在线指导等功能，极大地优化了档案业务流程，有效保护档案原件，同时投资效益也逐渐显现。

三、彬长集团档案信息化建设经验

1.加大宣传力度，提高全员档案信息化认知度

一是加大档案信息化业务宣传力度，让全员充分认识到档案工作的重要性和建设档案信息化的必要性；二是明确责任，抓好落实。组织协调各相关业务部门，全面推进档案信息化工作；三是加大工作考核力度，制定相关奖惩措施并严格落实；四是完善档案信息化管理制度，在纸质档案管理标准的基础上，结合国家档案信息化相关要求，编制公司档案信息化规划和实施细则以及配套操作指南，确保有章可循，有据可依。

2.全面参与软件开发全过程，配套建设相关硬件设施

一是引进先进的档案管理软件。集团档案管理人员全面参与到软件开发的全过程，要求软件公司结合彬长集团实际情况，开发适合本集团的档案信息化系统。集团档案人员结合纸质档案的管理规范，全面系统地提出用户需求，确保软件功能模块符合要求。系统上线后，进行三个月的测试、调试工作，及时发现软件漏洞和流程不合理的环节，并反馈软件研发公司进行修改完善，确保了系统稳定运行。二是高起点、高标准地配置档案信息化相关硬件设备。选用了高频、高并发处理、高性能计算、大储量的服务器，高清晰度的扫描仪以及其他终端计算机、打印机等设备。

3.加大培训力度，确保人员正确使用档案信息化系统

一是要求软件开发公司编制详细的软件使用手册，并在此基础上结合档案管理业务知识，编制适合档案人员阅读和理解的业务培训资料。二是集中开办培训班，邀请档案信息化专家授课解读相关政策、标准；同时要求软件开发公司派驻人员全程参与培训课程，讲解软件使用方法和技巧，全面提升操作水平。

4.加强业务学习，持续提升档案管理人员业务水平

一是档案人员加强个人学习，致力于把自身塑造成档案信息化建设创新型人才和复合型应用人才，以适应不断创新的档案管理模式。二是集团档案室牵头组织专业培训班、继续教育等多种形式的培训活动；同时加强集团档案人员之间的相互交流学习，分享经验，交流心得，促进档案系统全体人员的素质提升。

三是建立档案信息化复合型专业人才鼓励、激励机制，在岗位工资和职称晋升等方面给予倾斜，提高工作积极性。

彬长集团积极应用现代化信息技术，推行档案管理信息化工作，虽然取得了一定的阶段性成果，但是离真正意义上的档案管理信息化还有一定差距。但是，通过彬长集团全体档案工作人员的共同努力，彬长集团档案信息化管理将会更加适应集团整体工作需要，最大限度地发挥了档案工作的社会效益和经济效益。

(作者单位：陕西彬长矿业集团有限公司)