信息时代档案管理工作创新思考

张春子山东歌舞剧院

信息时代档案管理工作创新思考

张春子
山东歌舞剧院

一直以来，在各个单位发展过程中档案管理都是十分重要的一项内容及任务，可为单位各项工作的较好开展提供一定理论依据。在现代社会信息技术快速发展的大形势下，在档案管理工作过程中，应当结合信息技术进行档案管理，从而实现档案管理创新，使档案管理信息化得以更好实现，从而促进档案管理工作得以更加良好的发展。

档案管理；信息化；创新

在当前社会信息技术快速发展的大背景下，在社会上各个领域及行业内信息技术均有着越来越广泛的应用。在现代档案管理工作过程中，传统工作模式及方法已经无法满足实际需求，因而应当以信息技术为基础，实现档案管理工作创新，积极加强档案管理信息化，从而使档案管理信息化水平得以提升，使其能更好符合社会发展实际需求及要求，使档案管理在单位发展过程中发挥出更好作用。

一、信息时代档案管理工作创新的必要性及重要性

首先，档案管理工作创新符合当前社会发展趋势。随着现代社会上各个行业及领域内信息技术越来越广泛的应用，整个社会上的信息化水平也不断提升，在这种大背景下，对于档案管理工作效率及质量也有着越来越高的要求，而传统档案管理模式不但需要耗费较多人力及物力，并且工作效率比较，与社会要求及需求不符。而通过结合信息技术进行档案管理工作创新，可使以往档案管理工作情况得以改变，提升工作效率，符合社会发展趋势。

其次，档案管理工作创新可提升档案安全性。在档案管理工作股从中，十分必要的一个方面就是保证档案安全性，然而，在传统档案管理工作过程中，对于档案录入都是通过手工录入方式，这种方式不不但效率比较低，并且很容易出现错误，而通过结合信息技术实现创新，可改变这种收入录入方式，可提升其效率及安全性。另外，在传统档案保存都是纸质保存方式，这种保存方式受外界环境影响较大，很容易出现档案意识及损害情况，最终会影响档案信息安全性，导致档案管理工作很难得以较好开展，而信息化技术的应用可使电子档案得以实现及应用，使这一情况得以改变。

第三，档案管理工作创新可提升档案利用率。对于档案管理工作而言，其主要目的就是对档案资源进行应用。在传统档案管理工作中，由于均为纸质化档案，因而档案的查询及调用均比较麻烦，这对档案资源的利用会造成严重影响。而通过结合信息技术进行档案管理工作创新，可使档案信息资源实现信息化管理，可在计算机中以电子档案形式进行储存，因而查阅及调用均比较方面，并未可随时随地实现档案资源查询及利用，在此基础上可使档案资源利用率得以有效提升[1-2]。

二、信息时代档案管理工作创新有效途径及策略

2.1 创新档案管理工作思想及意识

在当前档案管理工作过程中，为能够使档案管理工作实现创新，首要任务就是应当在管理思想及管理意识方面实现创新。作为档案管理工作人员而言，应当具备创新意识及改革意识，对于先进管理理念及方法应当加强了解，并且应当积极学习及掌握，在此基础上才能够更好实现创新。另外，档案管理工作人员应当具备档案管理信息化思想及意识，积极学习有关信息化档案管理的知识，并且在实际档案管理工作中对其进行应用，在此基础上才能够使传统档案管理工作状况得以改变，才能够为更好实现档案管理创新奠定良好的支持。

2.2 构建网上服务平台

在档案管理实际工作过程中，为能够结合信息技术实现管理工作创新，另外比较重要的一个方面就是应当构建网上服务平台。在档案管理部门内部，应当由专业人员进行相关网站建设，并通过搜索引擎实施推广，积极创建数字化档案，从而提供较好网络平台服务。档案管理部门可先构建内部局域网，通过整理及分析相关数据及信息，使档案信息能够实现网上搜索及查询。在档案收集及管理完成之后，则应当构建档案数据库，利用数据库整理及归纳档案资源，从而使档案资料能够在数据库中储存，更加便于查询及调用。

2.3 积极开展在线服务

对于传统档案利用方式而言，其具有十分明显的封闭性特点，在流通及推广方面相对而言比较困难，对于档案资源充分利用会造成很大不良影响，导致信息资源浪费情况十分严重。在传统档案信息利用过程中，档案信息查询及获取均需在档案部门内才能够进行，这对档案信息的查询及调用十分不利。通过在信息技术基础上对档案管理进行创新，可使档案管理及网络平台之间实现有效结合，从而使档案查询及使用能够突破时间限制及地域限制，使档案信息流通更加快速及高效。在实际管理工作过程中，档案管理工作人员可在网络平台上设置专门网页，创建搜索引擎及关键词，可对相关专题进行汇编及设置，对一些具有较高价值，具备较大作用及自身特点的档案，可进行分类提供，从而可使用户查询及使用更加方便。

2.4 积极实现档案产业化管理

在当前信息时代的大形势下，对档案信息管理而言，其已经不再单纯是档案保存，更加重要的一点是档案资源的充分合理应用，档案信息已经成为十分重要的一种资源财富，具有十分重要的价值。所以，在当前档案管理工作过程中，为能够使以往单纯保存档案信息情况得以改变，应当积极改变以往档案信息管理模式，实现档案产业化管理，在此基础上才能够使档案信息资源得以更好利用，使其作用得以更好发挥。在实际管理工作过程中，相关管理工作人员应当将档案管理工作中在各个部分融合为一体，使档案管理能够真正实现产业化，同时能够通过信息技术的利用，加强不同档案管理部门之间的联系，实现档案资源共享，从而使信息资源能够得到更好利用，使其作用及价值得以更好发挥[2-3]。

三、结语

随着当前社会已经进入信息时代，信息技术在社会上各个领域内也得到越来越广泛的应用，并且发挥着十分重要的作用。在当前档案管理工作过程中，相关工作人员应当充分结合信息技术进行档案管理创新的必要性，并且应当积极通过有效措施在信息时代大背景下实现档案管理创新，为更好开展档案管理工作奠定理想的基础，使其得以更好发展。

[1]张玲.分析信息时代下档案管理工作的创新发展[J].赤子（上中旬）,2015（1）.

[2]李成.论信息时代档案管理工作的创新与实践[J].电脑知识与技术,2013（31）.

[3]屈希阳.浅析信息时代下档案管理工作的创新[J].劳动保障世界（理论版）,2012（10）.