检察机关档案工作规范化管理的相关思考

卜兴强 程世佳

（225000 邗江区检察院 江苏 扬州）

检察机关档案工作规范化管理的相关思考

卜兴强 程世佳

（225000 邗江区检察院 江苏 扬州）

检查档案管理是检查工作中的重要组成，其直接影响到检查工作的质量，为检查工作提供了重要保障。随着工作的不断发展，依据新形势新要求，建立、健全档案管理工作非常必要。为此，在工作中充分认识到检察机关档案规范化管理的重要性，准确抓住检察机关档案工作规范化管理的重心，提高各部门对检察机关档案工作管理的重视度，不断加大对检察机关档案工作管理团队的建设，建立档案管理体系以进一步完善相关资料的收集和管理工作，适当性增加经费投入以尽可能地满足管理需求，以此深化规范管理。

检查机关；档案工作；规范化管理

检察机关属于一种代表国家依法行使检察权的国家性工作单位，追究刑事责任以及提起公诉和实施法律监督是该工作机关的主要职能。与资本主义国家的检察机关不同，中国是社会主义国家，人民检察院是国家法律监督机关，且其由同级人民代表大会产生，向人民代表大会负责并报告各方面相关的工作事宜。所谓“一府两院”，也就是指检察院、人民法院和国家政府。检察机关档案工作是指各级检察机关的档案室直接对其档案实体和档案信息进行管理并为检察机关其他部门提供有利服务的工作。该项工作是国家档案事业尤其是司法部门档案事业的最基本要素。为进一步提高各级检察机关在档案工作中的规范性和效率性，本文就检察机关档案工作规范化管理进行探究，并提出几点建议以供参考。

1 充分认识到检察机关档案规范化管理的重要性

检察机关将在日常业务工作以及检察队伍建设和其他相关管理活动中所形成的书面形式文件和影像资料等一系列原始资料统称为检察档案。而这些档案和资料则见证了我国检察机关的成长与发展历程。随着时代的发展，检察工作又迎来了新的工作形势以及新的工作任务和新的工作要求，这就使得进一步促进我国检察机关档案工作规范化管理水平的提高迫在眉睫，而检察档案管理水平的提高也有利于检察工作的顺利开展。

1.1 检察机关档案管理规范化是顺利开展检察工作的重要前提

检察机关的工作任务量随着我国法律、法规以及其他相关规章制度的不断完善而日益繁重。这就使得检察档案资料的数量大幅度增加，无形中加重了检察机关的工作任务量。从综合的情况来看，目前，我国各检察机关在档案管理方面存在着各种各样的问题，其中又以资料收集不全面、档案管理制度不完善以及各档案存在程度不一的安全隐患等问题最为突出，这同时也说明了各检察机关的档案工作规范化管理水平还有很大的上升空间。虽然，这一系列问题给我国各检察机关在工作上带来了强有力的挑战，但同时也为检察机关各方面的可持续发展以及检察工作的顺利开展提供了新的机遇。所以，要想在现有基础上不断提升检察档案的规范化管理水平，以最大化地发挥出检察档案在检察工作中的辅助作用，就需要各检察机关在档案管理中实行并不断完善规范化管理，为各项检察工作有序且高效率的开展提供强有力的文件资料保障。

1.2 检察档案是检察工作的核心指导依据

档案中的信息以及利用效益是各类档案的价值所在，只有通过对档案信息的不断挖掘和深入性挖掘，才能将档案的作用最大化，从而才能辅助检察工作顺利开展。与此同时，档案的种类与质量会随着检察工作的开展而不断丰富化和多样化，进一步促进检察机关档案管理工作的良好发展。自新中国成立后，我国的法治建设一直处于不断完善和不断进步的发展阶段，各检察机关的档案工作管理意识也逐步增强，这就使得检察机关各类档案的综合利用率呈现出逐年递增的趋势，这就说明档案工作在各项检察工作中的作用日益受到重视，同时，也充分凸显了档案工作在各项检察工作中的重要作用与意义。

2 准确抓住检察机关档案工作规范化管理的重心

从综合分析的角度来看，各级检察机构在档案管理方面的管理重心档案主要有以下几方面内容：

2.1 文书档案

所谓文书档案，笼统来说就是各检察机关在一系列相关工作过程中所形成的各方面历史记录载体。而这些档案不仅就我国各级检察机关执行党和国家方针政策以及履行主要职能活动的具体情况进行了真实性地记录，同时也为历史面貌的维护以及机关建设的研究提供了重要的参考价值。

2.2 诉讼档案

所谓诉讼档案，主要是指各级检察机关在案件办理过程中所形成的各种载体形式的材料（诉讼文书以及视听资料等）。由于这些材料具有很大的参考利用价值，所以，各级检察机关均按照国家相关规定将其立卷归档，并进行集中保管。从分类的角度来看，该类档案主要包括了立案、侦查、审判以及民事行政和控告申诉等多种案卷；从这些档案的形成过程来看，又多以审查批捕以及审查起诉和立卷等环节为主；从档案材料的来源来看，不仅公安机关等司法部门移送的，同时也有检察机关在自侦过程中形成的，而相对来说，这一部分的检察档案是所有档案中的核心，其可利用价值是最高的。

2.3 实物档案

所谓实物档案，主要是指各级检察机关在开展检察工作的过程中，所发现的具有一定保存价值的各种实物，也是检察机关档案的重要构成部分之一。值得注意的是，对于实物档案这一块，不管是什么部门或个人都不可在未经批准和允许的情况下擅自处理。

2.4 影音档案

所谓影音档案，主要是指各级检察机关在进行相关工作过程中所形成的具有一定保存价值和利用价值的照片、光盘以及录像带和录音带等资料。这类档案资料不仅是检察档案的重要组成部分，同时也在很大程度上反映出了各级检察机关的主要职能以及检察工作开展的真实情况。

3 提高各部门对检察机关档案工作管理的重视度

3.1 尽可能地争取各级领导对检察档案工作的重视

要想进一步完善检察档案的相关工作，取得各级领导的重视是第一步。一方面，检察档案相关工作人员应加大对各级领导进行档案宣传和档案工作的力度，使检察档案工作能够顺利列入本单位的年度计划和发展规划以及各级领导的议事日程中，以进一步推动检察档案工作与其他相关业务部门工作的共同发展；另一方面，由于检察档案工作者一般都以办公室为工作点，所以通常都默默无闻，而检察档案工作枯燥乏味又繁琐辛苦，因此，作为检察机关的领导阶层，在工作和生活上对检察档案工作人员予以关心和支持是很有必要的。

3.2 不断强化各级检察机关领导的档案意识检察档案工作并不只是该岗位工作人员一个人的事，各级检察机关的领导阶层同样要扛起应有的责任和履行应有的义务。所以，各级检察机关的领导阶层应在不断提高自身档案意识的基础上将检察档案工作以及对档案工作者的培养提到议事日程上来，并定时定期听取检察档案部门工作人员的汇报，同时，还应在每一年度安排特定的时间来每研究检察档案工作，以妥善解决检察档案工作中的问题，不断推动检察档案工作的良好发展。

4 不断加大对检察机关档案工作管理团队的建设

第一，鼓励和支持公安档案管理人员参加档案管理专业自学考试、函授等形式的学习，取得档案管理专业专科、本科文凭。

第二，定期举办公安档案业务培训班，向档案管理人员传授档案管理新知识。

第三，档案管理部门适时召开现场会，通过档案管理成果展示、装订整理卷宗操作、进行现场辅导等方法，增强公安档案管理人员的感性认识。

第四，档案管理部门应鼓励和弘扬公安档案管理人员爱岗敬业的奉献精神，使其安心做好档案管理工作。

5 建立档案管理体系以进一步完善相关资料的收集和管理工作

5.1 制订建立健全档案收集制度

在进行检察工作或检察活动中尽可能地收集一切具有历史凭证作用和科学价值的资料是检察机关进行档案收集的基本要求。因此，为确保检察档案工作的顺利开展，各级检察机关应制定相应的档案收集制度，尤其注重完善对各类档案收集原则、收集要求以及收集范围和收集方法等方面的规定。

5.2 明确资料收集范围

虽然纸质载体是档案资料收集的主要方向和主要形式，但不能仅局限于此，还应进一步扩大档案资料收集种类的范围，对于录音带、光盘等磁介质载体也要适当加大收集力度。

5.3 创新资料收集方法

各监察机构应在现有资料收集方法的基础上进行改革创新，寻找出更高效和更有用的收集方法，帮助提高档案资料收集的工作效率和丰富所收集资料的种类。与此同时，各监察检察机关的档案管理部门还应充分结合各部门的实际情况，以重点收集和广泛收集的方式从方方面面入手，千方百计地收集各种形式的资料。

6 适当性增加经费投入以尽可能地满足管理需求

从相对的角度来看，各级监察机构在档案管理工作上的经费投入并不多。虽然，检察档案管理工作实际所需的经费并不多，但也不能完全不投入。所以，各级检察机关应提高对档案管理各类设施的重视度，并同时遵照国家相关规定（《关于加强公安档案工作的意见》等）适当性地增加在档案工作方面的经费投入量，以进一步改善档案管理工作人员的工作环境和档案保管环境。例如，适当性地建设档案保管室或成立专用档案库房，同时还要对所有档案和资料做好相应的防护措施（防虫、防潮、防人为破坏等），加大对档案资料的安全保障和质量保障。

总而言之，作为检察工作的最重要组成部分之一，检察档案工作应随着法治进程的不断深入而不断完善。各级检察机关的档案工作应围绕检察中心来开展，同时还应不断提升该方面工作的规范化管理水平，使得档案管理工作与实际检察工作环环相扣，形成辅助检察工作开展的档案资源体系，以将检察档案的利用率最大化。