《烈士评定（批准）档案管理办法》条文释义

◎ 执笔/李欣

《烈士评定（批准）档案管理办法》条文释义

◎ 执笔/李欣

经过两年多的努力，《烈士评定（批准）档案管理办法》(民发〔2016〕192号)于2016年10月28日以民政部、公安部、中央军委政治工作部、国家档案局四部委联合规范性文件的形式颁布实施。这是烈士褒扬工作的新突破，也是民政专业档案政策创制的又一硕果。本刊特发此条文释义如下——

第一条 为规范烈士评定（批准）档案管理，弘扬烈士精神，根据《中华人民共和国档案法》《烈士褒扬条例》和《军人抚恤优待条例》等有关规定，制定本办法。

释义：这条说明了本办法制定的目的和法律依据。烈士评定（批准）工作的首要环节是烈士认定工作，依据就是档案资料，同时档案也是弘扬烈士精神的重要载体，是保证烈属权益的有效凭证，加强这类档案规范化管理非常必要。

烈士认定的法规依据主要是《烈士褒扬条例》和《军人抚恤优待条例》：褒扬条例是对符合评定条件的公民依法评定，抚恤优待条例是对符合条件的现役军人依法批准。因此《办法》的制定是以《烈士褒扬条例》和《军人抚恤优待条例》为依据，以《中华人民共和国档案法》及其实施办法为准绳，同时还参考了一系列关于烈士褒扬工作的重要政策文件。

第二条 本办法所称烈士评定（批准）档案是指在评定（批准）烈士工作中形成的，以烈士个人为单位整理的，具有保存价值的各种载体和形式的历史记录。

烈士评定（批准）档案是国家专业档案的重要组成部分，属于民生档案的范畴。

释义：本条是关于烈士评定（批准）档案的定义。包含五层涵义：一是档案的形成主体是评定（批准）烈士的政府的相关部门或者军队政治机关。二是档案的整理是以烈士个人为单位进行的，这是此类档案与文书档案的根本区别，因此纳入专业档案范畴。三是档案的载体和形式可以是文字、图表、声像、电子数据等载体和形式。四是档案是原始的历史记录，是工作过程的真实记录，不能伪造和篡改，必须是第一手材料，这是档案的本质属性。五是这类档案涉及民生，因此划为国家民生专业档案的范畴。

第三条 烈士评定（批准）档案工作由评定（批准）烈士的政府的相关部门或者军队政治机关负责，并在业务上接受上级烈士评定（批准）主管部门和同级档案行政管理部门的监督和指导。

依据《烈士褒扬条例》第八条第一款第（一）项、第（二）项规定情形评定的烈士，其档案由省级人民政府民政部门集中管理。依据《烈士褒扬条例》第八条第一款第（三）项、第（四）项、第（五）项规定情形评定的烈士，其档案由国务院民政部门集中管理。依据《军人抚恤优待条例》第八条规定情形批准的烈士，其档案由军队军级以上单位政治机关集中管理。

释义：这条是关于烈士评定（批准）档案工作的管理体制规定。按照《烈士褒扬条例》的规定，烈士评定（批准）工作由评定（批准）烈士的政府的相关部门负责并集中保管此类档案，由此档案工作也应由这些部门负责并集中保管此类档案实体和电子档案。按照《军人抚恤优待条例》的规定，烈士批准工作由军队军级以上政治机关负责，由此档案工作也应由这些部门负责并集中保管这类档案和电子档案。

在档案业务上，本着一级抓一级的原则，要接受上级烈士评定（批准）主管部门的监督指导，同时接受同级档案行政管理部门的监督指导。

民政部对由民政部评定的烈士档案进行管理，同时对全国烈士评定档案管理工作实施监督指导。

第四条 烈士评定（批准）档案应当内容完整、管理规范、使用方便。

任何组织和个人不得据为己有、拒绝归档或者擅自销毁。

释义：这条是关于烈士评定（批准）档案的管理原则。因为烈士评定（批准）档案具有凭证作用，因此必须保证其原始性和唯一性，在内容上要完整，管理上要规范，利用上应当便捷。任何组织和个人不得据为己有、拒绝归档或者擅自销毁，如若发生上述行为，轻则批评教育，重则按照《档案法》的规定追究刑事责任。

第五条 依据《烈士褒扬条例》第八条第一款第（一）项、第（二）项规定情形评定的烈士，归档材料应当包括：

（一）烈士评定申请书；

（二）申请人有效身份证件复印件；

（三）烈士牺牲情节的描述和证明材料；

（四）县级人民政府民政部门调查核实的材料；

（五）县级、市级人民政府提出的评定烈士的报告；

（六）省级人民政府民政部门的审查意见等材料；

（七）省级人民政府评定烈士的批复或者有关文件；

（八）烈士通知书存根；

（九）烈士评定备案报告；

（十）其他需要归档的材料。

释义：这条规定了在由省级人民政府评定烈士的情况下哪些文件材料应当归档。

第六条 依据《烈士褒扬条例》第八条第一款第（三）项、第（四）项、第（五）项规定情形评定的烈士，归档材料应当包括：

（一）烈士评定申请书（有关部门提出的评定报告）；

（二）烈士牺牲情节的描述和证明材料；

（三）国务院民政部门的审查材料；

（四）国务院民政部门评定烈士的文件；

（五）烈士通知书存根；

（六）其他需要归档的材料。

释义：这条规定了在由民政部评定烈士的情况下哪些文件材料应当归档。

第七条 依据《军人抚恤优待条例》第八条规定情形批准的烈士，归档材料应当包括：

（一）烈士批准申请书；

（二）烈士牺牲情节的描述和证明材料；

（三）军队有关部门的审查材料；

（四）军队有关部门批准烈士的文件;

（五）烈士通知书存根；

（六）其他需要归档的材料。

释义：这条是由军队批准烈士的情况下哪些文件材料应当归档。

第八条 烈士评定（批准）材料的归档，应当符合以下要求：

（一）归档的文件材料应当齐全、完整、排列有序；装订结实、整齐；备考表填写真实、清楚；归档文件目录或者卷内文件目录明晰、准确；

（二）归档的文件材料中有视频图像、照片或者复印件的，应当图文清晰：

（三）归档的文件材料应当在相关手续办理完毕后及时整理归档；

（四）在烈士评定（批准）工作过程中形成的电子文件，应当按照《电子文件归档和管理规范》（GB/ T 18894）要求进行整理归档，重要的电子文件应当同时打印出纸质文件一并归档。

释义：这条是关于烈士评定（批准）文件材料的归档要求。《办法》规定，相关人员应根据上述第五、六、七条的归档范围，及时将分散的各种形式和载体的文件材料收集齐全。档案收集过程中要检验文件材料的真实性、完整性和有效性，确保文件材料的齐全完整，装订整齐，照片和复印件图文清晰。

《办法》特别提到电子文件归档要按照《电子文件归档和管理规范》（GB/T 18894-2016）进行整理归档，重要的电子文件要双套保存，防止电子档案的安全性遭到破坏时档案还有备份。

第九条 烈士评定（批准）归档材料的整理原则和方法：

（一）以烈士个人为单位，一人一卷。

（二）按本办法第五条、第六条或者第七条的顺序排列卷内材料。

（三）卷与卷之间按照形成时间顺序排列。形成时间顺序以烈士评定（批准）时间为准。

（四）在每卷档案内首页上端的空白处（或者档案封套和档案袋的封面）加盖归档章，并填写有关内容。归档章设置全宗号、年度、卷号等项目。

（五）按卷号的顺序，为每一卷烈士评定（批准）档案编制归档文件目录，置于卷内首页之前。归档文件目录设置序号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

（六）每卷档案及其归档文件目录应当以无酸纸封套或者档案袋等有利于长期保管和利用的方式加以固定。

（七）按照卷号的顺序将每卷档案依次装入档案盒并填写档案盒封面、盒脊和备考表的项目。档案盒封面应当标明档案集中管理部门的单位名称和烈士评定（批准）档案名称。档案盒盒脊设置全宗号、年度、起止卷号和盒号等项目。备考表置于盒内，说明本盒文件的情况，并填写整理人、检查人和归档日期。

（八）每年形成的烈士评定（批准）档案必须编制目录。目录设置卷号、姓名、烈士通知书号、备注等项目。

（九）每年的档案目录加封面后装订成册，一式三份，并编制目录号。档案目录封面设置全宗号、机构名称、目录号、年度、编制机关、编制日期等项目。

（十）归档章、档案盒封面、档案盒盒脊式样的规格参考《归档文件整理规则》（DA/T 22）规定的相关式样的规格，归档文件目录、备考表、烈士评定（批准）档案目录、烈士评定（批准）档案目录封面用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。

释义：这条是关于烈士评定（批准）档案的整理原则和方法的规定。《办法》规定，此类档案以烈士个人为单位整理立卷，不同于文书档案的“一文一件”的整理原则，目的是查找利用更方便。整理方法是：首先排列卷内文件材料，然后排列案卷顺序，加盖归档章，编目，装盒，妥善保管。档案装具制式进行了全国统一规定，极大地方便了档案的规范管理。

第十条 烈士评定（批准）档案保管期限为永久。

释义：这条是关于烈士评定（批准）档案保管期限的规定。由于此类档案中真实记录了烈士牺牲的相关细节和烈士评定（批准）的过程，对于褒扬烈士精神，继承光荣传统，具有深远的影响，因此将此类档案的保管期限定为永久，即永不销毁。

第十一条 烈士评定（批准）档案应当存放在档案库房进行管理，并配备相应的设施设备。

库房应当采取有效的防火、防盗、防高温、防潮、防光、防尘、防鼠、防虫、防磁等安全措施，要保持库房的清洁和库内适宜的温湿度，确保档案的完整和安全。

释义：这条是关于烈士评定（批准）档案的保管要求。档案的保管是档案工作的基础环节之一，保管工作做的不好，档案的安全就会直接受到威胁，档案发挥作用成为无稽之谈，因此必须对档案保管工作提起高度重视，采取“九防”措施，确保万无一失。这既是确保档案完整与安全的需要，也是维护烈士遗属切身利益的需要。

第十二条 各级民政部门和公安、军队中与烈士褒扬工作相关的单位因工作需要可以利用烈士评定（批准）档案。

其他有关单位、组织经烈士评定（批准）档案集中管理单位的烈士褒扬部门和档案保管机构同意，办理相关手续后，可以利用指定的档案材料。

烈士家属经烈士评定（批准）档案集中管理单位的烈士褒扬部门和档案保管机构同意，办理相关手续后，可以阅览、摘录烈士本人的档案材料。

利用烈士评定（批准）档案，严禁损毁、涂改、抽换、圈划、批注、污染等行为。

释义：这条是关于烈士评定（批准）档案的利用规定。档案保管的目的就是为了利用，但是利用过程中必须注意很多问题，包括利用对象、利用手续、利用禁忌等，本条都给予明确规定，实际工作中必须严格遵守这些规定才能不出事故。

第十三条 涉及国家秘密、个人隐私的烈士评定（批准）档案，应当按照国家有关法律法规规定保管利用。

释义：这条是关于烈士评定（批准）档案的保密要求。烈士牺牲过程中有些细节是属于保密性质的行为，因此对涉密的文件材料必须划定密级，有密级的档案的保管和利用均需按照《中华人民共和国保密法》的规定执行，确保万无一失，否则造成的损失将无法弥补。

第十四条 烈士评定（批准）档案应当使用信息化等现代化手段进行管理。

释义：这条是关于烈士评定（批准）档案管理现代化的规定。目前信息技术发展迅猛，在档案管理工作中应用广泛，烈士评定（批准）档案管理工作中应当充分利用先进的信息技术手段，提高工作效率，节约工作成本。

第十五条 烈士评定（批准）档案在烈士评定（批准）部门保存一定期限后，应当向相关的国家综合档案馆移交或者军队各大单位档案馆移交。

释义：这条是关于烈士评定（批准）档案移交的规定。按照《中华人民共和国档案法》的要求，保管期限是永久的档案最终都要向同级国家综合档案馆移交，军队的向部队综合档案馆移交，因此烈士评定（批准）档案在评定（批准）部门保存一定期限后，应当向同级国家综合档案馆或者军队各大单位档案馆移交。移交时间由双方协商确定后办理交接手续。

第十六条 中国人民武装警察部队烈士批准的档案管理适用本办法。

释义：这条规定了中国人民武装警察部队烈士批准的档案管理适用本办法。

第十七条 本办法由民政部、国家档案局、公安部、中央军委政治工作部负责解释。

释义：按照谁发布谁解释的原则，本办法由民政部、国家档案局、公安部、中央军委政治工作部负责解释。

第十八条 本办法自发布之日起实施。

释义：这条是关于实施日期的规定，具体实施日期是颁布本办法的日期，即2016年10月28日。

（作者单位：民政部档案资料馆）