谈机关档案管理工作存在的问题及对策

陈伟

摘 要：档案是机关单位宝贵的信息资源，它详细记录了相关部门的重大决策和方针政策，对于今后工作的开展具有重要的参考价值和借鉴意义。因此，机关单位中档案管理是一项至关重要的工作。当前，我国一些机关档案管理工作仍旧存在一些问题，必须采取相应的对策加以改进和完善，从而提高机关档案管理水平，保证机关内部各项工作的有序进行。本文首先分析了目前我国机关档案管理存在的问题，其次提出了针对性的改进对策，以期为相关工作人员提供参考，进而更好的肩负起机关档案管理工作的职责。

关键词：机关；档案管理；问题；对策

中图分类号： G270 文献标识码： A 文章编号： 1673-1069（2016）35-20-2

0 引言

随着时代的进步，社会的发展，我国档案管理事业也取得了一定的成就。众所周知，档案是非常重要的资源，尤其是机关部门的档案资料，通常都记载了相关工作的实施细则以及公关活动的详细内容等等，这些都可能成为日后开展工作的重要凭证。因此，对机关档案做好管理工作是一个档案管理人员应尽的责任。就我国目前档案管理工作而言，机关档案管理工作还存在一些不足之处，需要相关人员准确、深刻的认识到问题所在，并积极采取有效措施加以改进，保证机关档案管理工作的规范性和有序性，使机关档案管理工作的效率和质量得到进一步提升。

1 机关档案管理存在问题

1.1 档案整理工作不细致

首先，对于机关内部重要的文件应该严格按照规定特殊登记和分类，但是，有些时候档案管理人员由于粗心或者为了节省时间将重要文件与普通文件混杂在一起，没有进行单独分类，进而在日后进行编制文件时就可能造成重要文件的丢失，不利于档案编制工作的顺利开展；其次，档案管理中非常重要的一项工作就是标明档案类别，目的就是在后期查找时更加准确和方便，但是，在实际工作中，经常出现档案条目表述模糊不清的情况，根据文字表述与相似档案很难明确档案的内容，给档案查找工作带来诸多不便；最后，档案分类也是档案管理工作的重要组成部分，通常在对档案进行分类归档时有统一的标准，但是，在实际工作中对档案分类随意性较强，并且有的机关未制定严格的档案分类方案，导致档案分类毫无规律。

1.2 档案保管存在安全隐患

近年来，随着办公条件的改变，很多机关单位都由过去分散式办公场所转变为集中式办公场所，这样一来大大增加了办公场地的利用率，同时也在一定程度上提高了办公效率。但是，对于档案管理工作而言却出现了新的问题[1]。过去，由于分散式办公模式，机关档案一般是由专人进行统一管理，也设置了专门的档案室，然而，集中式办公模式的形成，很多机关单位出现了一室多用的现象，专门的档案室也被逐渐取消，取而代之的是办公室、资料室、档案室全部集中在一个房间的办公环境，这种情况下无疑给档案管理工作造成很大困扰。档案管理本身属于一项保密度较高的工作，而其他工作岗位的人长期间接接触到档案管理工作显然降低了档案管理的安全系数，给档案保管带来极大的安全隐患。

1.3 机关档案信息化管理水平较低

随着信息时代的到来，对于档案管理工作也产生了极大的影响，很多档案管理工作都逐步向着信息化模式转变，不仅提高了档案管理水平，而且也大大提高了档案管理工作效率。但是，一些机关单位内部档案信息化管理水平仍旧偏低，没能充分发挥信息技术的优势，具体表现为：数字化档案整理不及时、未建立标准统一的信息化管理模式、缺乏健全完善的档案管理机制、数字化档案管理程序不够规范等[2]。此外，面对信息化档案管理中可能存在的安全隐患，很多机关单位尚未及时采取措施建立健全的安全网络系统，不利于信息化档案管理的进一步发展。

1.4 档案管理人员综合素质不够高

很多机关档案管理人员普遍认为档案管理工作是一份轻松、简单的工作，并没有认识到档案保管的重要意义，更没有明确自己肩上的责任，对于档案管理工作不够重视，因而，也没有对自身提出更高的要求，久而久之，一些档案管理人员并没有在自己的工作岗位上得到锻炼和提升，导致大部分档案管理人员的综合素质不够高。主要表现为：首先，档案管理人员专业水平不高，对档案管理相关的法律法规了解不够透彻，对一些机密档案、特殊档案的保管规定不够了解；其次，面对信息化档案管理模式的应用，很多档案管理人员不能尽快适应，对于计算机的操作也存在很多问题，阻碍了信息化档案管理的发展步伐。

2 改进机关档案管理问题的对策

2.1 加强档案整理流程建设

为了使档案整理工作更加规范和有序，机关单位应该加强对档案整理的流程建设，并且加强对档案管理人员工作的监督力度，进而约束和规范档案管理人员的工作行为。首先，在档案分类整理工作结束后，要安排专门的人员进行二次检查核对，一旦发现档案归档或分类错误要及时与档案管理人员沟通，并且做好详细记录，以督促档案管理人员今后不再出现类似错误，从而保证档案分类、归档的准确无误；其次，在对档案进行条目表述时，要加强与专业人士的沟通，尽可能精确的表明档案内容和类别，杜绝出现模糊概念，给档案查找造成不便；最后，伴随档案种类和数量的增多，过去流水似的归档方案显然已经无法适应当前档案管理的要求，为了更加准确的对档案进行分类归档，对档案分类级别进一步细化是非常有必要的。

2.2 加强档案基础设施建设

各类档案基础设施是档案管理的基础，档案设施优劣直接影响档案保存的寿命和管理质量。要按照《档案法》有关标准和要求，建设合格的档案室，配套完善档案保存设施，并按照档案管理“八防”要求持续改善档案保管条件，改善档案保存场所脏乱差等问题，打造统一有序、整齐规范的档案管理场所[3]。

2.3 注重档案信息化建设

计算机技术的应用为档案管理工作带来了极大的方便，不仅减少了档案丢失、破损现象的出现，而且大大提高了档案管理人员的工作效率，并且，时代的进步也要求档案管理工作模式必须适应社会的需求，如今，计算机已经成为人们生活中必不可少的工具，因此，机关建设信息化档案管理势在必行。首先，机关单位要根据自身发展实际情况购置信息化档案管理需要的设备、仪器；其次，要制定信息化档案管理的相关规定和工作标准；再次，实现电子档案与纸质档案的同步管理，利用专门的计算机软件实现档案分类、归档、查找的自动化，但是也不能忽视了对纸质档案的保存，目的就是为了防止电子档案的丢失，电子档案与纸质档案的同步保存相当于为档案上了双保险，确保档案保存的安全。

2.4 提高档案管理人员综合素质

档案行政管理部门，在具体工作中，除要加强对机关档案工作的监督与指导外，还要花大力气强化档案教育培训工作，通过举办档案业务培训班、学术讲座、上岗培训、继续教育、学术讨论会等形式，组织档案工作人员深入学习档案法律法规和业务知识，学习相关科学知识、微机操作、信息化建设等，全面提高自身素质和业务能力；通过学习实行持证上岗，并建立档案管理网络体系，实行动态管理；定期开展档案知识竞赛，档案业务比武，进一步提高档案工作人员业务工作水平。同时，档案人员要树立大局意识和全心全意服务群众观念，想利用者之所想，急利用者之所急，千方百计降低查档门槛，拓宽服务渠道，拓展服务范围，提高档案信息服务质量，提升服务水平，让档案工作在为促进经济社会又好又快发展服务中发挥出更大作用[4]。

3 结束语

总而言之，当前我国机关档案管理仍然存在档案整理工作不细致、档案保管存在安全隐患、机关档案信息化管理水平较低以及档案管理人员综合素质不够高等问题，严重阻碍了档案管理事业的进步和发展，因此，必须通过加强档案整理流程建设、加强档案基础设施建设、注重档案信息化建设以及提高档案管理人员综合素质等对策来提高机关档案管理水平，促进档案管理事业的持续发展。

参 考 文 献

[1] 祝青.浅谈机关档案管理当前存在的主要问题与对策[J].山东档案，2015，03：59-60.

[2] 潘影.机关档案管理工作中存在的问题及对策探究[J].黑龙江档案，2016，03：101.

[3] 孙丽萍.浅析机关档案管理工作中存在的问题及对策[J].办公室业务，2016，13：121.

[4] 邵莹莹.机关档案管理工作中存在的问题及对策[J].科学中国人，2015，29：106.