办公自动化环境下医院档案管理的必要性和可行性研究

吴冬冬，宋洪伟

泰山医学院学报编辑部，山东泰安271016

办公自动化环境下医院档案管理的必要性和可行性研究

吴冬冬，宋洪伟

泰山医学院学报编辑部，山东泰安271016

随着科技的进步，人们的日常生活工作产生了巨大的影响，高科技产品逐步进入生活工作的方方面面，带来了便利。越来越多的企业引入办公自动化节省人力物力，在这个背景下，医院管理体系也在发生着变化，办公的信息化在逐步完善，而在医院档案管理方面也存在着诸多问题，该文将探讨医院档案管理实施办公自动化的必要性，提出可行性意见。

办公自动化；医院档案管理；必要性；可行性

随着科技的进步，人们的日常生活工作产生了巨大的影响，人们的办公模式产生了变化，医院档案管理也在慢慢朝向自动化、信息化转变。医院档案是一项重要的资源，每个医院都会有自己的档案室，进行各种档案文件的保存，这些档案文件不但记录了医院的发展历程以及重大事件,而且存储了大量的医疗科技成果,为开展医学科研工作提供提供丰富的资料以及数据[1]。与之相关的医院档案管理工作则影响着医院的日常运营，其管理水平的高低对医院的发展也产生不同影响[2]。医院档案管理记录的内容对医院正常运转、科学研究、医疗技术的进步都有重要的参考价值，对推动医疗事业的发展起到了促进作用，是医院管理工作的重要组成部分[3]。档案管理工作随着时代的进步，也呈现出自动化、现代化，大大节约了人力资源。将自动化管理应用到医院档案管理中是十分必要的。

1 办公自动化的概念及特点

办公自动化主要是指应用计算机等技术设备将数字信息与办公过程相结合,完成信息的传递、发送、共享、储存等,使信息流动加快，简化传统的办公过程，精简办公程序[4]。办公自动化可以提高工作效率同时也可以增加协同办公能力，改变传统的管理模式，实现提高决策效能的目的。办公自动化的实现离不开计算机的信息处理能力，计算机技术的应用使得办公由过去的手动管理模式改变为数字化、信息化管理模式。办公自动化的过程使信息脱离了纸质载体，信息流动更加方便快捷，信息存储更加灵活简便。

2 现阶段医院档案管理存在问题

2.1 缺少先进的自动化档案管理制度

医院由于其特殊性质，使得档案管理的工作繁重，工作量巨大，但与其他方面投入相比，医院在档案管理方面的投入普遍偏低。医院进行发展扩大规模，就会使院内的住院人数上升、从业人数增加，带来的是病案、档案的相关工作量增加，而目前医院档案的信息化管理制度仍处于初级阶段，缺少与发展相适应的软硬件设施，无法建设医院办公高级自动化的成熟档案管理系统,使信息流动性受限，无法构建高效安全的医院档案管理平台，造成医院的资源浪费。缺乏高效先进的自动化档案管理系统，使现实中档案管理的需求得不到满足，一方面是医院的资金投入无法发挥实际用途，另一方面是档案管理无法得到实际优化，存在资源浪费问题。

2.2 缺乏档案管理自动化、信息化专业人才

档案管理自动化、信息化专业人才的缺乏，或者可以称之为现阶段档案管理人员的自动化、信息化办公能力不足。办公自动化技术的实现是基于计算机信息化技术的办公方式，办公自动化技术要求存储方式具有多样化，操作过程中更为精准[5]。办公自动化的实现还离不开专业的档案管理人员，办公自动化的目的是为了节省人力资源、便于信息的管理、流动、共享，现阶段我国医院中与档管理自动化相匹配的专业工作人员相对缺乏，大多数从业人员还是用传统的方式来进行相关操作，缺乏了现代化文档管理专业的操作技能，部分文档管理工作人员在专业知识方面非常欠缺，无法胜任此项工作[6]。

3 办公自动化环境下医院档案管理的必要性

随着科技进步，医疗体制改革，医院面临着发展的问题，医院档案的数量规模都在日益增长，档案管理方面的工作不应该成为医院发展的阻碍，探寻一条自动化、信息化管理医院档案的方式迫在眉睫。医院档案管理自动化可以有利于提升档案管理的时效性。自动化的档案管理基于计算机信息网络，将档案的记录、管理、储存、查阅等与网络结合，更加方便快捷、及时有效，使管理过程更加简洁，将纸质档案与电子档案同步处理，实现了信息的一致性。对于档案信息的更改完善，自动化的档案管理更有其优越性；医院档案管理自动化可以使档案信息保存更完整、安全。传统的档案管理采用纸质材料进行记录、保存，一份档案常常内容较多，档案页数也比较多，如果造成页数丢失，使档案的完整性丢失，而自动化、信息化的档案管理可以避免这种损失[7]。纸质材料的档案存储对环境要求较高，如果要达到长时间的保存，需要恒定的温度、湿度等条件，档案的存储空间也比较大，自动化的档案管理可以使信息脱离纸质材料，档案的存储可以是多种形式，可以刻录成光盘或储存在硬盘等储存材料中，达到长时间储存的目的。自动化档案管理模式在愈加繁重的工作中体现了更多的优点，其优越性是毋庸置疑的，这也是医院管理的发展方向。

4 办公自动化环境下医院档案管理的可行性

随着计算机技术的进步，更加新颖、更加实用、适应性更强的档案管理系统会被开发出来，具备的功能会更强大，系统的不断完善对办公自动化的实现提供技术支持。医院引进专业人才与自动化办公环境相适应，不断进行人员技能培训，提升自身业务水平，提升计算机基本操作的能力以及普及档案管理的相关知识，对办公自动化的实现提供人力资源支持[8]。医院不断完善相关管理制度，重视档案管理的发展，增加资金的投入，建立起全面的规章流程，使之成为可行的操作规范，结合实际制定一系列与医院工作密切联系的医院档案管理办法与制度,对办公自动化的实现提供制度支持。

5 结语

综上所述,办公自动化环境下医院档案管理工作是一项从上而下的系统工程,需要改变传统的管理方式,引进先进的管理理念、管理系统、管理技术以及管理人才，建立完善全面的档案管理制度，使之与医院发展理念相适应，才能促进医院及医疗事业的进步。

[1]边俊士,张伟.医院信息化与医院档案管理现代化现状分析[J].中国当代医药,2012,5(2)：165-166.

[2]高菲.医院文书档案管理纳入绩效考评的具体实践与探讨[J].北京档案,2013,10(4)：34-35.

[3]孙涛,陈小琤.办公自动化环境下医院档案管理探讨[J].中国病案,2014（1）：51-53.

[4]刘清.浅谈信息时代医院图书馆如何更好地为临床服务[J].科技情报开发与经济,2015（10）：104-106.

[5]张惠琴,陈春红.新时期下如何做好医院人事档案管理工作[J].当代医学,2012,18(16)：28-29.

[6]卜照锋,刘亚男.办公自动化环境下医院档案管理探讨[J].中国卫生产业,2016（19）：21-23.

[7]王坤.基于办公自动化环境下医院档案管理探讨[J].中国卫生产业,2016（24）：148-149.

[8]李理.办公自动化环境下医院档案管理的必要性和可行性[J].世界最新医学信息文摘，2015（78）：174，178.

Research on Necessity and Feasibility of Hospital File Management under the Environment of Office Automation

WU Dong-dong,SONG Hong-wei
Editorial Office,Taishan Medical College,Tai’an,Shandong Province,271016 China

With the progress of technology,people’s daily life and work is enormously affected,and the gradual entering of high-tech products into all aspects of life and work brings the convenience,more and more enterprises introduces the office automation thus saving the manpower and material resources,under the background,the hospital management system also changes,and the office automation is also gradually improved,but there are many issues in the hospital file management, and the paper studies the necessity of office automation in the hospital file management and puts forwards the feasible suggestions.

Office automation;Hospital file management;Necessity;Feasibility

R197

A

1672-5654（2017）03（a）-0095-02

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.07.095

2016-12-03）

吴冬冬（1971.3-），男，山东泰安人，本科，助理管理员，研究方向：档案管理。

宋洪伟（1986.6-），女，山东泰安人，博士，研究方向：中医医史文献，E-mail：18366624456@163.com。