浅谈新形势下如何做好档案工作

周冰莲

摘 要：在任何企事业单位中，档案管理是一项非常重要的工作，做好档案管理对于企事业单位有重要的意义，随着时代发展，新形势下档案管理工作也进入到一个新时期，如何提高新形势下档案的管理工作，大胆提出几点建议和想法，希望对提高现代企事业单位档案管理工作的效率和质量有一定帮助。

关键词：新形势;档案管理;工作

一、切实提高档案的现代化管理水平

（一）建立文档一体化管理机制，提高管理效率

文档一体化管理要求文书与档案部门不能再是相互独立的群体，也不能是简单的合二为一。一般情况下，文书部门在组织实施文档一体化中应起到主导作用，档案和其他部门给予积极配合。在统一指挥，分工合作的基础上，各司其职，通过共同努力保证文档一体化的顺利实施。

（二）加强办公自动化系统和电子文件的安全防护工作

首先要保证计算机网络系统的实体安全。实体安全主要指环境和设备的安全。要有专人负责管理设备，有良好的室内环境以保证机器设备和磁介质不会受到致命的伤害。其次要保证计算机网络系统的运行安全。最后要注意预防计算机病毒，防止网络系统遭受侵害。要在计算机系统上安装防火墙和杀毒软件，并定期进行升级，不允许随便使用外来移动磁盘、光盘等。

（三）选择合适的电子文档管理系统

单位实行文档一体化管理必须要选择一套合适的管理系统。可靠性、完整性、一致性、全面性以及系统性是国际标准对电子文件管理系统功能要素的基本要求。

（四）做好单位档案保密工作

档案是单位秘密的重要组成部分，人员信息、技术资源、设备资产、工程图纸等档案产生渠道、内容不同，它的服务对象和保密范围就必然不同，档案资料如果在未解密之前就泄密，将在一定程度上对单位生产经营造成危害和影响。

1.做好档案的保管和利用过程中的保密工作

加强档案基础设施建设，完善档案管理、利用、借用等制度建设。强化档案利用过程中的监督，在利用过程中，要根据利用对象的不同目的，掌握其心理动机，加强重点监护。做好档案的解密和销毁工作，严格按照规定进行解密。

2.做好档案管理专用计算机的保密工作

拒绝盗版软件，防止计算机病毒，确保档案资料的保密安全。小心使用软盘和U盘，尽可能做到专机专盘使用，保管好档案专用软盘和U盘，做到不外借，不遗失，保证其中的数据不外泄。为了数据安全应该做好随时备份，建立一套详尽、严格的制度，做好档案数据的备份。

二、强化档案标准化管理

（一）档案标准化管理的意义和内容

标准化管理是组织现代化生产的重要手段，是科学管理的重要组成部分。在社会建设中，推行标准化管理是国家的一项重要经济政策，其目的是在经济、技术、科学及管理等社会活动中，对重复性事物和概念，通过制定、发布和实施标准达到统一，以获得最佳秩序和社会效益。

（二）如何做好档案的标准化工作

1.结合本单位实际，立足于服务的原则

实现档案标准化管理的根本目的就是要实现档案保管利用价值的最大化、案卷归档完整化和检索利用便捷化。同时，实行标准化管理也是企事业单位档案现代化管理的基础。结合本单位实际，立足于服务和谐社会建设的原则是推进单位档案标准化、规范化直至现代化管理的一项重要原则。

2.全面规划，深入宣传，与单位管理工作相结合

企事业档案的标准化管理是一项系统性工程，应该在深入分析本单位生产工作实际和全面分析档案标准化管理存在的问题的基础上，制订出切合实际的档案标准化管理目标和工作计划。

3.加强档案的管理标准建设

各个单位根据本单位工作计划和档案管理的薄弱环节，因地制宜制订一系列档案的管理标准，明确档案人员在档案工作中的任务和责任。

三、加强档案管理必须抓好的几个问题

（一）提高领导档案意识，加强对档案工作管理

主动工作，争取领导重视和支持。只有领导重视了，才能在职工中引起足够的重视，才能为档案管理工作创造良好的环境。要大力宣传档案工作，提高全体员工的档案意识，从领导抓起，从员工抓起，从小事抓起，让每个员工都自觉地把档案工作变成自己的一项职责。

（二）健全机构设置，夯实档案工作基础

档案机构建制是反映一个单位对档案工作重视程度的一个非常重要的标志，同时要按照现代企事业档案管理标准，制定档案管理规则，使档案工作正规化。要有安全防范设置的专门档案库房，库房条件要达标，严格控制温湿度，以免发生霉变，并做到防尘、防光、防火、防蛀等。要配置现代管理的器械。

（三）培养高素质的档案管理人员，抓住档案工作重要环节

高素质的档案管理人员，一是要有扎实的专业理论素质，奉献精神和强烈的创新服务能力，要有责任感和使命感。二是对本单位的档案来源、门类、数量、价值和整理方法做到心中有数。三是要不断提高自身掌握计算机网络和现代化通讯技术操作与维护能力、知识组织能力与档案信息开发能力。

参考文献：

[1]彭健.如何做好新形势下的档案工作[J].浙江国土资源.2015（07）.

[2]王述寅，张良.浅谈如何做好新形势下的档案管理工作[J].中国管理信息化.2014（24）.