对事业单位档案管理现状及信息化建设的探讨与分析

禹卉

摘 要：随着我国国民经济的不断增长以及信息化技术的飞速发展，对于事业单位的档案管理工作来说，如何利用先进的数字化管理模式，实现便捷高效的档案管理，成为我们需要认真思考的一个问题。推动档案信息化建设管理，从根本上改变传统的事业单位档案管理工作出现的缺点和弊端。本文通过我国现阶段事业单位档案工作现状的介绍以及对档案信息化管理的特点分析，来对事业单位档案信息化建设工作提供一些参考和借鉴。

关键词：事业单位;档案管理;信息化

一、我国事业单位档案管理工作的现状介绍

在我国，事业单位的档案管理工作是十分重要的，档案管理工作与单位内部许多重要的工作流程都有着非常紧密的联系，比如对于工作人员的审查和优秀员工的筛选等，都需要通过对档案的调度和分析来进一步处理。我们应当意识到，档案管理工作部门是事业单位的核心部门之一，如何提升单位的档案管理水平，将直接影响到单位的正常有序发展。

不过在我国现阶段的发展情况而言，对于事业单位的档案管理工作多少还是存在着一些问题的。许多事业单位的档案管理工作人员还没有意识到自己工作的重要性，并且相关的单位领导也没有意识到本单位的档案管理工作对于单位发展的重要程度，甚至忽视了档案管理工作，造成一种认为“档案管理工作只是抄抄写写，任何人都能干的了”的消极氛围，抑制了档案管理工作人员的工作积极性，从而制造成一种较为枯燥死板的档案管理工作环境，阻碍了单位的健康发展。很显然，事业单位的档案管理工作是一项较为系统且周密的工程，这不仅需要工作人员具有一定的专业知识以及相应的管理技巧与技能，还需要有具有认真负责的态度以及足够的耐心，从而妥善处理好单位中档案归类与存储等工作。我国事业单位中档案管理工作人员许多还停留在手写办公的状态，工作效率较低，所记录的信息容易出现漏洞。在一些事业单位中，档案部门的管理设备依然是十分陈旧的，没有跟上时代的脚步，对计算机信息技术的应用的程度也不高，信息化的档案管理工作还没有完全落实，管理工作人员的工作效率与质量得不到保障。

近些年来，随着我国事业单位改革进程的不断深入发展，我国开始逐渐重视对事业单位档案管理工作硬件设施的配置与完善，进一步地推动了档案管理工作“无纸化”，并开始意识到信息化的管理模式应当更加深入的渗透到事业单位的各个工作流程中，包括对人员的档案管理工作。应当说这样的发展观念对于推动我国事业单位档案管理工作的发展是有利的，因此我们应当抓住机遇来实现对档案资源管理工作信息化的进程加快。

二、事业单位档案信息化管理的特点

（一）档案存储环境较以往具有显著优势

传统的以人工录入方式进行档案记载与管理工作，是采用纸张和纸制品档案袋为主要的记录载体的。而由于纸类制品在长时间的存档过程中，会出现老化和被侵蚀现象，如果不能得到有效的定期维护处理会给信息采集工作带来极大的困难，并且大量的档案存放需要占用很大的空间，这些档案存放的地方需要严格进行干燥处理防治档案受潮，耗费极大的人力物力对其进行管理工作。而通过信息化的档案管理工作，可以建立相应的电子与网络信息平台，以电子录入的方式对档案的信息管理工作起到本质上的改变。单位员工的档案可以进行电子磁盘储存管理，所占用的空间小，对存储环境的要求也比以往的纸制类档案低，从根本上改善了档案存储的环境情况。

（二）档案的使用与查询工作效率提高

高效地管理与运用档案资源，提高资源在内部的共享性与便利性是事业单位档案管理工作所重视考虑的问题。传统的档案资源处理模式，对档案的调动与查阅往往需要办理各类繁杂的手续，并且在人事关系调动较为频繁的时期，会给工作人员和档案归属人员带来很大的不便。而通过建立建设事业单位档案信息化管理模式，就能够进行对档案资源管理与利用的效率提高，大大简化了档案查询与转接的流程，管理人员往往只需要利用计算机从数据库里查询相应人员的姓名或者工号，就能够直接对档案进行处理工作，极大地提高了档案管理工作的工作效率。

三、加快事业单位档案管理信息化进程的策略分析

（一）完善相应的信息化档案管理制度

制度的确立与完善是实现各类工作有序进行的必要前提，对于档案管理工作也不例外。我国针对档案的管理工作有明确的《档案法》作为约束条件，在这个大前提下，各个事业单位应当指定出相应的信息化档案管理制度，这种制度与以往的管理程序有异有同，同的是都是对管理人员的工作行为做出规范性要求和工作流程规定，异的是在以往的管理工作基础上加入了档案信息化处理的工作内容。针对单位内部的档案管理工作所实施的先进的管理制度不仅是对管理人员的一种能力要求的提升，也是对整个企业工作环境的一种创新和改善。有了制度的保障，一切工作都能够稳定有序的进行，档案管理的信息化程度也会随之不断提高。

（二）改善档案管理部门的硬件设施

这种策略或者说建议的提出首先要建立在事业单位部门内部协调发展的观念之上，事业单位的领导以及我国相应的管理部门应当重视起来各单位的档案管理工作，而不仅仅将投资的目光着眼于其他办公部门的建设，应当适当的改善一些事业单位档案管理部门的办公环境，适当的增加一些管理经费，进行对档案管理工作的硬件设施的更新与维护，尤其是计算机硬件以及电子资料存储设施，这些针对硬件设施的建设是对档案资料完整存储不被破坏，且调用流畅不卡顿不影响正常工作进行的先决条件，加大对档案管理工作的资金投入，能够对档案信息的管理工作起到十分重要的作用。

（三）开发事业单位档案管理的应用软件以及信息平台网站的建设

硬件设施对事业单位的档案管理工作来说是基础，而软件条件则是针对档案管理工作的重要手段与方式，要从根本上提高事业单位档案信息化水平和程度，就必须要针对档案管理工作开发建设出适用性较强的软件和平台，从而配合单位的档案管理工作。而对于档案信息网站平台的建设来说，这将对整个事业单位发展档案管理的信息化实施起到核心的作用。建立网站平台能够通过网页的形式给于相关工作人员提供相信的档案信息服务，实现档案信息的网上在线咨询与求助、电子文化内容的建立或归档处理，下载以及浏览使用的服务功能等，都是对我国事业单业档案管理工作信息化程度提升的重要标志。如果有足够的资金或其他相应的条件支持，甚至可以与国内外有实力的网络软件公司进行联合，并根据单位的自身情况量身定制出一套完善的管理服务软件和网络平台体系，并进行适时的更新与数据传递整理，进一步的改善档案管理工作的环境。

（四）提升档案管理工作人员的专业素质

依照我国现阶段的事业单位人事制度，档案管理工作人员需要进行相应的事业单位考核进行筛选。但随着档案管理信息化进程不断提高，也对档案管理工作人员提出更高的要求。最为突出的表现就是针对档案管理人员计算机技术的要求不同以往，赋予了极大的提升要求。并且在档案管理工作人员的心中应当树立起数字化信息化的现代档案管理意识，在平时的工作中加强学习和积累，并且单位领导也应当依据实际情况开展对管理人员工作技能的培训工作，特别是对相应的档案管理软件与数据库的应用，从而有效的提升工作人员的档案管理工作水平，有助于单位培养出高素质的信息化档案管理建设人才。

四、结语

事业单位的档案管理工作借助计算机与网络技术平台实现信息化建设，是合乎时代发展的进程的。并且对于事业单位的组织建设、工作质量的提升以及科研管理工作等各个工作环节都有着显著的优化和提升。我们应当顺应时代发展的潮流，对档案管理工作信息化建设中的问题寻找出解决问题的措施和办法，为推动加快对各个单位的档案信息化管理建设的进程做出应有的贡献。

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