现代化医院继续教育档案管理的研究

谭旭

山东大学附属济南市中心医院，山东济南 250013

现代化医院继续教育档案管理的研究

谭旭

山东大学附属济南市中心医院，山东济南 250013

继续医学教育是继毕业后医学教育之后，以学习新理论、新知识、新技术和新方法为主的一种终身教育。随着现代医疗技术的发展，人们的健康意识越来越强，因此，对医院工作者的要求也在提高，所以，继续教育是临床工作者的必修课，亦是医院重点关注对象，为此加强现代化医院继续教育档案管理显得尤为重要。该文就以现代化医院继续教育档案管理进行分析和探讨，强调该工作的重要性，以便提高医护工作人员的业务水平。

现代化医院；继续教育；档案管理

继续教育属于特殊教育模式，针对医学人员的理论知识与实践技能予以补充、更新及提高，完善知识结构，提升专业技术能力。其目的是使卫生技术人员在整个职业生涯中，保持高尚的职业道德，不断提高专业工作能力和业务水平，提高服务质量，适应医学科学技术和卫生事业发展的需要，更好地为人民健康服务。参加继续教育也是卫生专业技术人员应享有的权利和应履行的义务。现代化管理是利用现代化网络技术和资源，对档案资料进行整理与归纳，让档案资料最大程度地发挥其作用。目前我国医院继续教育档案管理由于各种原因，缺乏标准的管理模式和管理体系，使档案管理处于不健全的状态，不能准确反映卫生专业技术人员职业生涯的继续教育状态。该研究根据其存在的问题，进而探讨可行的解决对策，以期为医疗机构改善继续医学教育档案的管理提供建议,进而推进继续医学教育培训项目建设、促进继续医学教育的发展。

1 现代化医院继续教育档案管理的建设意义

现代化医院继续教育档案管理，在继续教育档案管理中发挥主导作用，主要有3个方面。①对医护工作者的档案进行现代化管理，积极开拓档案管理的路径，还可防止档案管理中出现的误差等。②能提供完整的数据信息，通过使用搜索引擎，可以在设定的时间区域和条件区域下，即时显示出有关人员的完整资料。③档案管理工作与医院继续教育工作接轨。由此可见，在现代化医院继续教育管理工作中，要总结经验，让档案管理与医学发展相配合，通过有效落实现代化医院继续教育管理工作，在节约物资、空间等的基础上，提升管理者的工作效率，并为医护工作者提供优质服务，最终有利于实现医院继续教育档案的现代化建设的最有效使用。

2 当前存在的问题

2.1 医院资金投入较少

近年来，继续教育逐渐普遍化，而且规模不断壮大，但大部分医院更倾向于医疗设备的投入，忽视管理资金投入。虽然一些医院改变了传统观念，但在档案管理投入资金方面还是很有限。管理设施与设备过于老旧，加上配套设施不完善，不具备扩展工作的能力。其次，管理软件不适合档案管理工作的发展，未能及时更新处理，且软件功能过少，无法开展软件管理工作。在现代化档案管理建设中，需要配备专业的设备，若没有软件与硬件的支撑，会妨碍管理工作有序开展。鉴于此，档案室投入资金是现代化医院继续教育档案管理的重要部分。

2.2 自身原因与专业限制

例如一些专科医院认为自身专科性很强，进而减少医护人员培训或是进修的机会，尤其是护理及药理等专业人员，加上医院不能提供相关培训和授课，都是按照以往经验来管理，未达到科学档案管理水平要求。医院对档案管理收录方式不正确，档案资料归类复杂，导致档案资料信息的丢失。这些都对档案管理工作有一定的局限性，对此应尽量完善医院档案管理措施，从而突破专业限制。

2.3 管理工作者素质问题

从目前现状来看，大多数管理人员素质很低。①由于大部分管理者年龄较大，工作知识过于老旧，对现代化管理理解能力不足。②大部分管理者是从其他部门调来或者是兼职，对档案管理工作较为片面化，而且对现代化管理技术使用率较少。③大多数医护工作者把继续教育当作任务，以考核过关为主要目的，待职称晋升后便停止学习。在调查中发现，大部分医护工作者未取得学分，参加学时短、学分高的劣质培训，不符合实际。还有部分医疗专业技术人员通过非正规途径取得学分证书，需要管理工作者予以分辨剔除。上述情况对现代化继续教育档案管理有巨大影响。

2.4 缺乏档案管理工作的意识

管理范围模糊、内容不明确是很多医院档案存在的主要问题。同时，很多医院的档案管理制度标准还没有完善和统一。但在现代化的发展中，档案的性质和内涵都在不断延伸，而医院档案更是如此。基于很多医院管理模式和标准的缺乏，对档案的管理也是根据医院的理解来独立完成，导致档案管理中缺乏很多重要、必要的档案内容。另外，一些档案管理都是由各个科室自己完成，不仅不利于档案的利用和分享，还不能有效确保档案的安全性和完整性。如果每个科室都需要兼任一份管理工作，势必需要有人来专门负责，其不仅是对医疗资源的浪费，还不利于工作效率的提高。

3 完善对策

3.1 调整档案管理方向

在日常管理工作中，医院在成立继续教育管理制度的同时，应顾及医院本身发展状况，考虑医院继续教育档案的方向，改变传统管理思想，以现代化管理为发展路径。注重数码化、信息化发展，完善档案管理建设，培养专业管理人才，除了培养学生之外，还应培养医院各科室人员，加强医护人员对管理工作的认识能力，提高重视。在重视的前提下才能很好地开展相关工作，让继续教育档案管理方向发生改变，不局限于常规模式，从而科学化、合理化的管理，让医院继续教育档案管理更完善化，有利于操作[1]。另外，采用现代化网络技术，智能化系统的合理使用，可以改变常规管理模式，例如，对患者的病历进行查看时，利用电子文档模式；以HLT、IHE为基础建立交互平台，可以实现信息系统的整合，不仅能节约空间，还可更好地分类、汇总、归纳等，从而提高医院档案管理人员的工作效率，是以现代化网络技术为发展方向的重要体现。

3.2 构建档案管理信息体系

在构建继续教育档案信息期间，涉及到系统的设计与结构。数据库设计分为档案简明表、个人资料表、工作者简明表、个人学分表等形式。在登录页面，按照账号密码管理对人员管理与限制，在系统主页，有对应的眉栏用来输入个人资料，在规定时间内到相关科室确认。系统功能划分有办公、个人资料、学分输入、学分考核与统计学分析，办公区域有留言板与公告栏，学分输入含有学术会议、学术论文、专题讲座等，个人资料含有完整资料信息与学分情况，学分考核含有考核结果与奖励结果[2]。例如：ERP信息管理系统的运用，OA信息互动平台的推广，可以全方位记录医务工作人员参加继续教育的情况，并自动整理各科室工作人员参加继续教育后的成绩，以便领导、负责人等时刻关注。

3.3 加强档案管理人员培训工作

为了让继续教育档案管理人员提高依法归档的意识，《档案法》的学习是必不可少的，同时，医院要大力宣传继续教育档案管理工作，让所有医务工作者都能对继续教育档案管理的必要性、意义有充分认识，并了解到日常工作与继续教育档案的相关联系，为继续教育档案管理工作提供最大的支持。目前，我国《档案法》有明确的规定，所有的档案必须确保安全性和完整性，并以“统一领导，分级管理”的方式来进行管理，为社会提供有力价值。为了避免一些医务工作者缺乏档案法制意识，医院可以定期安排管理工作者进行相关培训，提高管理人员自身素质及工作效率。在培训期间，还需要注重培养管理者的创新精神，有助于工作者对管理提出一些金点子。例如：注重现代化设备、软件的应用，如数码照相机的使用方法、计算机操作技能、数据统计方法等；定期召开计算机培训班，帮助档案管理人员学习现代办公技能，如Excel、Word等的多种功能，以及客户设备的自动化操作等。在引进技术人才情况来看，医院应在网络技术较好的人群中挑选，有利于管理工作有序进展，在培训情况来看，通过对内部人员进行岗前培训，采用多媒体上课模式，或是网上自学模式，拓展继续教育路径，将考核结果与绩效奖金挂钩。

3.4 积极引进现代化管理设备

首先，加大对继续教育档案管理的资金投入，积极更新并引进现代化管理技术和设备，其中包括有：①空调设备；②灭火设备；③去湿设备等，其都是提高继续教育档案管理效用的基础条件。其次，注重继续教育档案的开发，对继续教育档案的有效利用是档案管理的主要目标。所以，相关管理工作者必须意识到自身的工作性质，特别是服务意识需要提高，将继续教育档案信息资源通过多种渠道和途径进行开发，将继续教育档案的作用充分发挥出来，为医疗事业、教学事业和医学研究提供参考作用[3]。比如对不同专题进行编写，以保证信息的时效性和全面性，医院还可以通过档案的反馈信息来加强档案的管理，提高各级医院对档案信息的共享，为提高社会效益发挥出有效作用。

3.5 确保档案管理的统一标准

医院加强建设继续教育档案，要满足现代化信息建设需求，规范化的标准是主要准则，其标准规范的内容主要指几个方面的内容:①业务性标准规范；②管理性标准规范；③技术性标准规范。标准规范不仅能对管理工作效率进行有效衡量，还是保证档案管理规范的基础。所以，继续教育档案管理人员除了要对相关现代化管理理念、法规进行学习以外，还需要对国家的政策、法规有初步的认识，并将工作中遇到的相关问题及时和上级管理部门进行沟通和协调，为医院继续教育档案管理的标准统一提供参考意见，以全面完善医院的档案信息资源库。

4 结语

综上所述，现代化医院继续教育档案管理工作的有序开展，是当前各个医院关注的重点对象，应该加强现代化档案管理建设，提高管理人员综合素质及工作能力，才能真正促进医院现代化发展，最终提高医院整体管理水平。

[1]陈瑶.医院技术人员继续教育档案管理研究[J].卷宗,2016,6(2):520.

[2]袁静.医疗机构继续教育档案管理存在的问题与对策[J].办公室业务,2013(15):178-179.

[3]王桂莲.医院继续教育档案的网络信息化管理及应用[J].环球市场信息导报,2012(7):23.

Study on File Management of Continuing Education in Modern Hospital

TAN Xu
Jinan Center Hospital Affiliated to Shandong University,Jinan,Shandong Province,250013 China

Continuing medical education is a lifelong education,focuses on the study of new theories,new knowledge,new techniques and new methods after graduation.With the development of modern medical technology,people's consciousness of health is becoming stronger and stronger.The requirements for hospital staff are also increasing.Therefore,continuing education is a required course for clinical workers,and the major concern of hospital.It is definitely important to strengthen the file management of continuing education in modern hospital.The article tries to analyze and explore the file management of continuing education in the modern hospital,to emphasize the importance of this work,and to improve the professional level of health care workers.

Modern hospital;Continuing education;File management

R197.32

A

1672-5654（2017）07（c）-0019-03

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.21.019

2017-04-29）

谭旭（1981-），女，山东济南人，硕士，助理馆员，主要从事继续教育档案管理。