精细化管理在医院档案管理中的运用

张晓琴

精细化管理在医院档案管理中的运用

张晓琴

档案管理在医院管理中属于核心组成部分，同时也是非常重要的一个管理环节，早在1998年5月南平市第一医院正式提出医院档案工作标准化建设，设立分管领导，档案管理小组，成立综合档案室，并逐步完善了管理网络、各项规章制度和实施方案，在档案员和全体兼职档案工作共同努力下，于2000年9月顺利通过省一级档案管理达标单位。随着医学技术与医疗水平不断进步与发展，医院档案管理的力度也在不断加大，方法与时俱进，因此传统档案管理模式不能满足现在的医院档案管理需求。文章旨在探讨医院档案管理中应用精细化管理的工作体会，包括精细化管理在医院档案归档、管理制度建设等方面的应用，希望能够指导相关工作者的医院档案管理。

精细化管理；医院档案管理；应用分析

如今，医疗技术不断进步，医院管理主要朝着综合化、信息化与精细化的方向发展，因此精细化管理可满足医院对工作人员档案管理的基本要求。精细化管理为目前较为先进的一种管理理念，可体现数据化、标准化与程序化等特点，也可显著提高档案管理质量，还可提高管理人员服务质量与工作效率。本院于2014年起在医院管理中应用精细化管理，工作体会如下。

1 医院档案管理重要性

医院档案主要指医院的日常工作记录。这是医院全部医疗人员正常开展医疗护理工作的重要依据，因而管理质量的优劣对医院日常工作效率与工作质量存在直接性的影响[1]。医院档案管理人员应切实做好自己的本职工作，通过纸张、光盘与影音等媒介详细记录医院日常管理、研究与医疗的过程。在医院日常管理至关重要的环节中，档案管理人员应充分认识到医院档案是医院同外界的基本沟通，也是确保自身利益的核心方式。由于近些年企业管理出现很大的变化，医院档案管理力度也在不断的加大，因此医院管理人员需要采取科学合理的方式革新医院档案管理模式，从而加强对医院档案管理工作。许建伟等[2]指出，精细化管理主要借鉴了20世纪70年代日本丰田公司“精益生产”的管理理念，即提倡生产者站在客户的角度思考问题，掌握客户的需求，尽可能地避免在生产作业中的非价值工作，从而提高生产效率。南平市第一医院在医院档案管理过程中引用精细化管理，同时对医院全部档案作出合理的分类与有效的管理，使医院档案的调取更为便捷。此外，医院档案汇总统计中应用信息化理念与计算机技术促进医院档案“大数据库”的形成，也保障医护人员日常工作有丰富、真实的数据支持，同时也提升了医院工作者的工作质量。

2 档案管理中存在问题

2.1 管理体制问题

利用精细化管理中的PDCA循环法发现，在现阶段有些科室或部门还保留着落后的档案管理体制，这极易出现管理混乱与档案丢失等问题。若发生档案管理问题，则能够进一步影响医院医疗人员的相关工作，也有可能直接影响医学研究的开展，同时对整个医院医疗管理的质量造成了影响。因此，落后的档案管理体制可为医院工作人员带来很多的麻烦，也可显著降低其工作效率。

2.2 档案归档问题

在档案归档时容易存在收集效率低、归档错误等问题。若医院日常管理缺乏统一、规范的管理标准或档案管理模式，则直接导致医院档案管理效率低、档案内容杂乱、管理混乱等问题[3]。如果医院管理人员不重视医院档案管理，那么档案的立卷与归档也存在问题。同时，医院档案的作用无法得到充实的发挥，医院管理效率与管理质量很难得到提高。

3 精细化管理在医院档案管理中的应用

3.1 医院档案归档精细化管理

档案管理人员应利用精细化理念，并在医院档案归档与整理的过程中加以运用，尽可能结合医院实际情况收集整理档案，保障归档时全部医院档案的完整性和科学性。对于类型不同的档案，应采取不同的方案和手段完成档案的收集管理，必须保证档案类别清晰。根据档案等级与类别的不同，进行有效的分类归档，同时完整记录档案归档过程，不能出现档案损坏、丢失或归档错误[4]。仅2016年，我院就归档文书档案400件（其中永久260件，长期45件，10年95件），基建30盒，病案档案52 468卷，会计12册等。在精细化档案管理下，我院还实行病历档案电子数据化管理，医院档案管理的完整性、细致性与条理性应得到充分的展现，医院档案管理质量有了明显的提高。此外，应高度重视档案管理工作，加强对档案管理工作的领导，做到组织到位，认识到位，措施到位。在档案设施方面舍得投入，即使医院办公用房十分紧张，病案室也改扩建新增200 m2。设立综合档案室室藏：文书档案、科技档案（科研、基建档案）、会计档案、音像档案、实物档案五大类。人事档案在人事科保存。设备档案及病案档案有专门档案室保存。同时拨出经费为档案室配置电脑28台，空调9台，复印机4台，消毒柜1台，密集柜78列等重要设施，在档案管理的硬件方面给予保障，满足现代化管理的需求。

3.2 医院档案精细化管理制度

医院档案管理人员的首要任务是通过体制建设提高其管理效率与管理水平，在新形势下应迎合医院档案管理的基本要求，提高医院整体的管理质量，将医院档案管理工作的基础打牢，完善《档案保管制度》《档案工作保密制度》《档案利用制度》《档案材料归档制度》等档案管理制度[5]。在精细化管理下，档案管理制度应融入精细化管理的核心理念，制定相应的档案管理标准与管理内容，促进档案管理效率与医院整体管理水平的提高。同时，制定《档案人员岗位责任制》和奖惩与考核制度，一是要树立档案工作的时效观，二是要树立档案工作的动态观[6]。医院管理人员必须采取合理的方法与措施进一步完善档案管理制度，从而保障档案管理的有效性。在档案管理中，各个环节与步骤都需要进行仔细划分，利用PDCA分析法，持续改进，并对对管理人员定期考核，使其职业素养与专业能力更进一步，促进医院日常工作的顺利开展。

3.3 增强法制意识

依法管理与依法行医是医院管理的重要准则。不管是医学方面的科技交流、学术研究，还是医院的法律纠纷、行政管理，都与医院档案管理工作紧密相关[7]。医院档案管理人员应在档案工作中结合《档案法》与实施办法，或者是配套的有关档案管理的行政法规，有效适应卫生体制改革，认真执行国家档案局、卫计委《医药卫生档案管理暂行办法》《医学科学技术档案管理办法》，同时结合卫生改革实际制订本单位的规章制度，使档案管理工作规范化，使其有法可依、有章可循[8]。

4 结语

医院档案管理可促进医院的发展，也能够直接反应医院整体管理质量与管理人员的工作能力。尤其在医疗科技不断发展的如今，医院相关管理部门必须采取科学合理的方式完成档案管理工作，提高档案管理人员的工作效率与管理质量，将精细化管理有效的融入医院档案管理。

[1] 朱丽丽，李娜，宋茂民，等． “加减乘除法”应用于医院档案精细化管理的探讨[J]． 中国病案，2016，17（6）：51-53．

[2] 许建伟，王军． 医院档案精细化管理探讨[J]． 中外健康文摘，2013（49）：85-86．

[3] 耿玲． 医院档案精细化管理中“加减乘除法”的应用分析[J]． 中国卫生产业，2017，14（15）：147-148．

[4] 张园． 医院档案管理中档案管理模式改革的有效运用分析[J]． 中国卫生标准管理，2016，7（12）：19-20．

[5] 高萌． 精细化管理在医院档案管理中的应用[J]． 办公室业务，2016（13）：115．

[6] 宋峥选． 精细化管理在医院档案管理中的应用[J]． 卷宗，2016，6（8）：285-286．

[7] 章馨． 医院档案管理工作创新的探讨[J]． 中国卫生标准管理，2017，8（11）：36-38．

[8] 陈雄敏． 实施精细化管理有效提高医院病案管理质量[J]． 中国管理信息化，2014，17（6）：90-91．

Application of Fine Management in Hospital Archives Management

ZHANG Xiaoqin
Department of Social Work, The First Hospital of

Archives management in hospital management belongs to the core part, is also a very important link of management, in May 1998 formally put forward the construction of hospital archives work standardization in the First Hospital of Nanping, set up in charge of the leadership, archive management leading group, set up comprehensive archives, and gradually perfect the management network, the various rules and regulations and implementation plan, in all the part-time archivists and archives work under the joint efforts. In September 2000, passed the provincial archives management standard units. As the medical technology and medical level is constantly progress and development, the strength of the hospital archives management are also increasing, methods to keep pace with the times, so the traditional archive management mode can't meet the demand of present hospital archives management. Aims to explore the application of fine management in hospital archives management work experience, including filing, fine management in the hospital management system construction, want to be able to guide the related workers of hospital archives management.

fine management; hospital archives management; application analysis

R197

A

1674-9316（2017）17-0016-03

10．3969/j．issn．1674-9316．2017．17．008Nanping, Nanping Fujian 353000, China

福建省南平市第一医院社工部，福建 南平 353000