关于社区矫正档案工作的几点思考

摘 要 社区矫正是与监禁刑罚相对应的一种非监禁刑罚执行方式，社区矫正档案作为极具保存价值的执法文书，是一种特殊类别的档案。在新形势下，我们要针对社区矫正档案管理工作的实际情况，积极发现这项工作存在的漏洞和不足并加以改进，促进档案的规范化建设，为社区矫正工作提供良好的基础保障。

关键词 社区矫正 刑罚 档案管理

作者简介：姜波，山东省莱阳市司法局基层科。

中图分类号：D920.4 文献标识码：A DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2016.12.094

作为社区矫正工作的重要组成部分，社区服刑人员档案是其接受社区矫正过程的真实体现，重要性不言而喻。一份清楚、详实的社区服刑人员档案不但详实记载了社区服刑人员的基本情况资料和报到、考核、奖惩、教育学习、解除矫正等具有保存价值的执法文书和其他相关材料，可以为司法行政工作人员提供工作上的有力参考，更是社区服刑人员接受矫正的有力佐证。但不可否认，由于我国开展社区矫正工作的历史较短，总体来看社区服刑人员档案的归集、整理、保管等各方面仍然存在许多问题亟待解决。笔者认为主要其存在以下几点问题：

一是对于社区服刑人员档案管理工作的重视程度普遍不够。当前，绝大多数司法行政工作人员均有对社区服刑人员的监督管理工作重于档案工作的惯性思维，不能真正理解档案工作的重要意义，导致在档案归集和整理过程中缺乏应有的责任心。司法行政部门对档案工作投入不足，缺乏必要的档案存放、装订即销毁等一系列基础设施，也不利于社区服刑人员档案管理工作的长远发展。

二是归档内容尚未完全规范，不够统一。根据《社区矫正实施办法》中的明确要求，在目前的社区矫正工作实践中，由县一级司法行政机关负责为社区服刑人员建立执行档案正本，司法所建立与之相对应的执行档案副本和工作档案。现存的20余种司法部颁布的社区矫正执法文书格式，其内容主要侧重于执行档案文书，对工作档案归档内容具体规定不足，而作为反映社区服刑人员现实表现情况的主要材料，工作档案是考核评价社区服刑人员日常矫正效果的第一手材料和重要依据。由于工作需要，各市、县级司法行政机关也都分别根据自身实际情况、工作现状制定了部分工作档案归档格式文本及要求，因此各地工作档案归档内容存在较大差异，档案案卷整体质量不高，缺乏统一性和科学性。

三是社区服刑人员档案管理基础薄弱。目前来说，县级司法行政部门牵头负责社区矫正的档案工作，辅助工作及工作档案的建立由镇街基层司法所负责实施。但工作现状并不容乐观，由于县级司法行政部门的人员编制极其有限，无法抽出专门的人员管理档案工作，基本都是身兼数职。另一方面，基层司法所大部分也只有三名左右的工作人员，更有甚者只有一名所长，是名副其实的“一人所”。如此数量的工作人员还要承担社区矫正、人民调解、安置帮教等诸多繁杂的事务，实在无法抽出太多精力做好社区服刑人员档案管理工作，很多情况下只能应付了事，导致档案信息的失真、更改甚至遗失。

四是难以切实保证档案的真实性。社区服刑人员档案详细记录了在矫人员接受矫正的全过程，其中不但包含了社区服刑人员的当面报到、电话及思想汇报、走访调查和学习劳动等各日常行为监督管理内容，更包括了司法行政机关对社区服刑人员奖惩处理、帮扶等信息。因此，工作档案中所有材料的原始真实性必须放在首要位置，一旦因为造假而出现问题的话，甚至会对执法产生不利影响，甚至危及到司法公正。但由于受上文所述的人力资源制约，产生文书信息的过程真实性很难得到保证，有产生虚假信息的风险。例如，在社区服刑人员提交思想汇报及当面报到的过程中，如果因为工作人员忙于其他事务而让其他人员随意填写一下，或者故意弄虚作假产生不真实档案信息，如此很容易出现社区服刑人员脱管现象。

五是档案管理模式相对落后，未能与现代信息技术接轨。目前的社区服刑人员档案，主要以纸质文件、照片材料、录音录像等作为档案管理实体，以手工操作为主完成对档案的收集和整理、编目保管、提供利用等。由于社区服刑人员不断增长，信息相对分散，社区矫正工作人员往往很难对已经归档的档案材料进行信息的提炼加工，在一定程度上导致了档案信息资源的闲置甚至浪费。这种档案管理方式已经与当前飞速发展的电子信息化档案管理模式脱节，未能与时代充分衔接，不但不利于档案管理现代化的发展要求，也不利于社区服刑人员档案作用的充分发挥。

对于社区服刑人员档案管理工作，笔者有以下几点建议：

一是务必使社区矫正工作人员真正认识到管理好社区服刑人员档案的重要意义。档案工作是基础，是做好社区矫正工作的有效保障，档案资料是重要的司法文件，更是社区矫正工作过程的重要信息记载主体，法律意义重大，与社区服刑人员的切实权益息息相关，更关系到法律权威、社会公平和司法公正。因此，司法行政部门的工作人员应当从根本上真正认识到做好社区服刑人员档案管理工作的重要意义，无论是人员物质，还是政策法规，或者是工作措施，都应当得到确切保障、扎实支撑、充分落实。只有如此，才能使得社区矫正工作与社区服刑人员档案工作相得益彰、协调发展，更加适应未来的工作要求。

二是制定统一的社区矫正档案管理规定。社区矫正工作的施行时间不长，许多工作尚处于探索之中，各地在社区矫正工作实践中不断探索，是典型的“摸着石头过河”。一方面来说，虽然司法部也已经组织印发了《社区矫正执法文书格式》，为档案提供了一定的文书格式规范，但从实施效果和工作需求可以看出，《格式》的规定离实际的工作需求还有一定差距，内容还需要更加完善，以更加适应社区矫正工作发展的需要；另一方面，与国内相比，国外实行社区矫正制度时间更长，各方面的规章制度相对更加完善，因此，我们应当积极总结国内社区矫正实际工作经验，同时，借鉴国外的优秀做法，在此基础上，制定出一套更加符合我国社区矫正工作实际的统一档案管理规定，如档案材料收集制度、档案材料整理归档制度、档案查阅制度、档案保管与保密制度、档案管理工作人员职责规章等相关制度规范，以此统一规制全国的社区矫正档案管理工作，使对社区服刑人员的档案管理工作从收集、整理、归档、查阅、保管、保密等各个环节都做到形式规范、有章可循。

三是加强社区服刑人员档案管理工作的基础保障。社区服刑人员档案管理工作性质有别于普通的人事档案管理，其法律意义重大，动态性和政策性较强，对工作人员要求更高。它要求档案管理工作人员不但要熟悉社区矫正工作的政策规定和工作内容，还要熟悉社区矫正档案管理的相关业务知识，在社区矫正的工作过程中不断充实档案材料，完善社区服刑人员从报到至解除矫正期间的各类文书材料。同时，由于社区服刑人员是处于动态变化状态中的，相应地不断产生接受矫正期间的档案文书，这对工作人员的工作量是一个比较大的挑战。因此，一方面必须保证社区矫正档案工作专人专管、专人专责；另一方面也要注重对社区矫正工作人员的档案管理业务培训，使更多“半路出家”的工作人员能够达到社区矫正档案管理工作的要求。此外，还需要加大对基层司法所的财力和物力投入，有效改善基层司法所物质条件较差、设施简陋的现状，为社区矫正工作提供必要的设施和装备，为社区矫正工作的顺利开展保驾护航。

四是加强社区服刑人员档案管理工作的规范化建设，不断提升社区矫正档案管理的规范化水平。一方面要加强调研，针对社区服刑人员执行档案和工作档案的不同应用范围、实际需求，完善有针对性的档案管理规范；另一方面由于各级司法行政部门和基层司法所对社区矫正工作的管理权限不同，要进一步明确其对社区服刑人员档案管理的要求和职责分工。应当按照分级处遇原则，针对缓刑、假释，宽管、严管等不同类别的社区服刑人员在不同阶段的矫正要求，制定具体而相对应的记录及归档要求。对某些重点问题和特殊问题，比如档案原始真实性的鉴别、社区服刑人员电话汇报、当面汇报等音视频电子数据的采集和保管问题等，均制定出相应的管理规范，确保档案内容不失真、不遗漏，社区服刑人员不脱管，充分保证档案的真实有效性，为真正做好社区矫正工作起到良好的基础保障作用。

五是要积极利用现代化科技红利，实现社区服刑人员档案电子化，真正实现社区服刑人员档案管理工作的长远发展。在做好传统的纸质档案管理工作的基础上，可以加大科技经费投入，积极同步发展电子档案，建立社区服刑人员电子档案信息管理系统，将社区服刑人员信息入网，实现公检法司各部门及全国各个社区矫正机构的横向联动，以此达到对社区服刑人员更加有效的监管效果。但同时应当充分做好保密和备份工作、电子档案信息的更新工作，防止社区服刑人员信息丢失和泄露，提升社区服刑人员档案的及时性、准确性与完整性，真正实现社区矫正档案管理工作的长远发展。

参考文献：

[1]最高人民法院、最高人民检察院、公安部、司法部.社区矫正实施办法（Z）.2012.

[2]司法部.社区矫正制发文书格式（Z）.2012.

[3]朱晓杰、张凯.社区矫正档案管理规范化研究.兰台世界.2014（14）.