建立“大学生秘书服务中心”对大学生创业的意义

文/乔孝冬 余晓明

建立“大学生秘书服务中心”对大学生创业的意义

文/乔孝冬 余晓明

当今经济社会的发展带来了大量创造财富的机会，社会分工更加精细，各类行业此消彼长，层出不穷，大学生希望从创业中找到人生价值，但是由于社会经验不足，见识不多，人脉不广，不知道该从哪些行业入手，缺资金、缺经验、缺人脉，但是不缺创业的热情与勇气，这种热情与勇气如果能得到具有创业成功经验人士的引领，以创业团队的形式分工协作，找准入口，选对初次创业的领域，就会少走弯路，而创办经济实体——大学生秘书服务中心，恰恰迎合了这种需要。

一、“金陵科技学院大学生秘书服务中心”平台的创建

秘书专业的社会实践性决定了它必须把提高大学生社会服务能力作为秘书教育的目标之一，金陵科技学院秘书服务中心是针对提高秘书专业大学生的社会服务能力而成立的。“大学生秘书服务中心”可以提供的业务有秘书服务，如汉字录入，编辑排版，摄影摄像，PPT制作，收发传真、快递，宣传策划，文案制作，打印文件，活动策划与实施，会议策划，代理售票、提供旅游服务信息，设计旅游方式，提供旅游路线等服务。秘书专业的学生能结合自身的特点和优势，在“学中做，做中学”，实现以秘书职业岗位活动为导向的教学模式的创新，为秘书学学科建设提供一个理论结合实践、实训一体化的交流平台。大学生秘书服务中心按照职场模式培养学生对秘书学方面专业知识的理解，在职场中培养学生操作能力和人际交往能力，及时疏导学生遇到的各种人际沟通问题，以提高学生团队合作能力、人际交往能力和心理素质。

二、秘书服务中心的建立对学生综合素质的影响

1、为大学生为今后创业积累经验

秘书学专业人才培养目标是以文学与管理学交叉学科设定专业范围，拓展跨文、史、哲、经、法学科门类的宽厚专业基础，从实践传统出发，以组织协调（组织内部的协作+与供应商和顾客的合作）为中心培养秘书的核心能力与价值，以三管（领导人事务管理、办公室管理、项目管理）重新定义秘书基本职能，通过深度学习促进秘书技术技能的动力定型，通过实习实训等身体技艺的训练，最终实现秘书职业的人格化目标，构建学生在社会组织中生存处境的应对之道与自我的内在体认。作为文秘专业的大学生除了掌握必要的理论知识外，还要培养实际操作能力，而这种能力的获得必须经过社会实践。美国教育哲学家杜威在上个世纪提出了“生活即教育的概念”，杜威重视生活本身对教育的意义，让美国的教育和实际结合起来。陶行知也提出“教学做合一”是生活教育理论的教学论，社会即学校，教育的材料，教育的方法，教育的工具，教育的环境，都可以大大的增加，教与学都以做为中心”。由此他特别强调要亲自在“做”的活动中获得知识。金陵科技学院“大学生秘书服务中心”共有五大部门组成，分别是人力资源部，采购部，销售部，秘书部，财务部。为了人尽其才，物尽其用，要对各部门负责人基本素质进行考量，主要考察其知识储备、学习能力、协调能力、解决问题的能力等其他相关的实践能力，在团队合作中，人员配置与组合当然是重要的，各部门分别按照各自部门的安排进行，并不意味着各部门的职能分割，恰恰是各部门需要紧密联系才能完成各项业务，因此必须找准目标和定位。从确定所需的人才信息组织招聘到拟定团队计划，再到制订团队的各种规章制度，实施细则的执行和检查，再到建立合理有效的绩效考核与薪酬管理制度等，都由教师指导，同学实施完成，并且边做边改进，大家协商解决一些疑难棘手问题，并及时沟通反馈。这些创业经验的积累不但满足了文秘专业“学以致用”的实践需求，还能激发学生的创造潜力与能量，培养以社会责任感的共同价值观。

2、培养了学生的创业理念和锻炼了执行力

斯坦福大学的创办者利兰·斯坦福先生有句名言：“受过技术教育的学生不一定成为最出色的企业家。人生道路上的成功有赖于培养和发展想象的能力。一个不善于构思的人是成不了大气的。”创业教育是一个能力倾向的概念，创业教育不仅具有社会价值，还具有个体价值。个体价值不仅包括经济价值，还包括人文价值和自我实现的价值。创办企业固然是创业教育的经济价值体现，但创业教育的人文价值、精神价值才是最为根本的，创业教育首先要培养学生的创新和创业意识、精神、品质和能力，并享受人的尊严和价值之美感。因此，创业教育的内容十分丰富，它渗透在整个教育过程之中，而绝非仅是技能培训。

在创业团队构建中，有的同学根据自身乐器、篆刻、绘画和书法等方面的特长，为秘书团队创办业余爱好补习班，正如一位爱好音乐的同学谈创业体会时所说的那样“我们大学生选择创业的动力并非源于对金钱的贪婪，而是出于实现自我价值和成功的强烈愿望。从事秘书服务工作增强了我个人实现自我价值的意识，同时也有助于我更加清楚地认识自身的长处，从而有效地利用他们。”同学们在团队合作中能够发现他人长处，并取长补短，秘书中心团队的同学要为需要的顾客提供相关的文案处理工作，如会议策划、活动日程安排、文字校对、打印等工作；经常会用到秘书专业的相关知识。秘书四大基本工作中办文，办事和办会体现的尤为明显，要熟练操作现代办公技术，要全面了解OA系统的功能，熟练应用综合办公平台，如流程管理、公文处理、档案管理、会议管理、资产管理、信息集成及电子网站等。对于传真机、复印机、扫描仪、碎纸机以及摄影和摄像器材等常用设备也要熟练和使用，并要求进行基本的编辑工作。写作各种文案也要得心应手，在组织会议策划注意到会议方面知识的具体运用，责任到人。负责财务管理的同学，要求能够运转所需要的各方面资金的申请，登记和报销，还要编制月、季、年度营业计划和财务计划，定期对财务报表如现金日记账、科目汇总表、利润表进行检查分析，学会对日记账、总分类账等账簿处理。在秘书服务的同时，同学们也经历了一个知识物化的过程，将在学校里学到的书本知识运用在实践活动中，以理论来引导实践，这就是对知识的物化升华。陶行知先生提出“知行合一”，同学们正是通过这种过程性的成长实践，找到自己的兴趣爱好，实现了个人价值的最大化。通过就业、创业实践演练，很多同学改变了懒散拖沓的毛病，从被动的接受者而成为主动的学习者，积极性、创新性将被充分调动起来，执行力也得到了进一步的锻炼。大学生通过创业实践真正理解了人才竞争的意义，认知了优胜劣汰的真谛，在毕业时能端正就业态度，避免好高骛远、不切实际的定位或错位，做到量能定位、量力就业。

3、拓宽思路，提高大学生处理实际问题的能力

秘书服务中心是大学生走出象牙塔，走向社会的过程性实践，秘书服务中心活动处在相对真实的社会环境中，为同学搭建一个展示自身能力的平台。在这个平台中，大学生面临各种各样人际关系的处理，遇到复杂多变的问题要解决，思维方法也开阔丰富。秘书服务中心创建之初，同学们都要做SWOT分析，许多同学都认识到S—Strength（优势）是无需自行承担门面费用，成本低；具有很强的团队精神，办事效率较高；创业团队富有激情，目标一致，文化水平高，专业性强。但是W—Weakness（劣势）也是在所难免的，由于都是大学生，缺乏相关工作经验，营业时间受上课的限制，营销经验缺乏。但学校大力支持大学生秘书服务中心的建设，无疑减少了成本，提供了创业机会O—Opportunity（机会），但是资金，人脉，社会经验都具有潜在的T—Threat（威胁）。

秘书服务中心的很多同学都是初次创业，开始期经验不足。譬如代拿快递、外卖且送货上门的服务中，起先是团队建一个qq群，有需要代拿快递、外卖的学生都可通过这个群联系管理人员，并将相关信息发送给管理人员，管理人员将快件送到宿舍门口，但是接受者却常常不在宿舍，管理人员要花很多时间等候，影响了工作效率。后来设置固定点，代拿支付方式也改为先支付后代拿，并且视具体距离楼层而定，每件快件收取的有偿服务2至4元不等，从而提高了工作效率。开展有偿的商务活动，不仅使同学发现问题、分析问题和解决问题的能力得到了提高，同学们还要时时关注经济动态，培养自身的商业意识和敏感性，从事秘书服务之前，有的同学不会在意他人或者是一个群体的消费需求和消费喜好，更不会特意地做一些问卷调查，但是在从事了秘书服务之后，情况就大不相同了。许多同学会对身边的同学和老师的需求或意见格外的敏感，对于他们的反馈也很上心，同时还会不停地思考如何才能更好地满足不同群体的需求，吸引消费者，获得商机，将所学所用结合起来，为进入社会、承担社会责任做好准备。

三、总结与对策

由于大学生活动中心在校园创办，时间、资金、人员等投入较少，学生参与面不够广泛。秘书服务中心实践活动多是以学生干部为主体。在互联网+时代，创业的空间也在不断地缩小，学生及附近居民的需求量不大，并且学校附近已有的商店也已经能够满足大家的需求。由于长期接受应试教育，同学普遍缺乏创业经验，人脉缺乏，社会经验不足，也不熟悉市场规则，大部分知识来源书本，想问题容易理想化，对事物的认识感性较多，理性认识较少，常常“纸上谈兵”不切实际。由于经营理念淡薄，产品营销方式呆滞，信息闭塞，不能与复杂多变的市场相适应，互联网、办公室自动化等方面的优势也没有充分发挥，加之缺乏专业人士的引导，不能准确分析与预测未来市场的发展方向，处于盲目发展的状态。

对于创办校园大学生活动中心，应充分认识到开展秘书服务中心实践工作的重要意义，调动广大师生参与的主动性。学校应创造条件，予以指导，尽可能满足广大同学参加秘书服务中心的需求，同时还要认识到大学生秘书服务中心最大的特点在于与教学实践的相结合，突出秘书的实践品质，强调秘书是“行动当中的知识”，通过大量的“深度练习”形成特定的动力定型，达成职业行为的情境协调性，实现三大技能（技术技能、人际技能、概念技能）的全面协调发展，真正担当起组织的协调者角色，发挥横向影响力，从浅显的三办（办文、办会、办事）转向全面深入的“三个管理”的职能，即领导者事务管理、办公室事务管理和项目管理，在日新又新的高弹性时代下，在管理与文秘专业的交叉点上，通过不断地学习和提升，拉开自己与替代人才的差距，拥有更多的专业优势与能力，成为社会需要的既实用又有永续发展能力的劳动者。

（作者乔孝冬为金陵科技学院人文学院，副教授；余晓明为金陵科技学院人文学院，教授。）