行政单位内部控制制度存在的问题及对策

石琳

摘要：现代社会发展的越来越快，对行政单位内部的控制越来越重视，为了使内部控制的目标得以实现，行政单位应该根据本身存在的真实情况来完善内部控制制度，把跟内部控制相关人员的培训和监管放到首位。内部控制要落实到小事和细节当中去，把每个人的责任都明确出来，这样行政单位才能健康稳定的发展。关键词：行政单位；内部控制制度；问题与对策现在的行政单位通常是权力过于集中，这样的后果是滥用权力的现象普遍发生，为了避免这种情况的发生，行政单位必须建立起自己的一套内部控制制度并不断完善。除了一些需要保密的信息以外，都要让人民群众进行真实的监督，这样才能成为服务型的政府。一、行政单位内部控制存在的问题（一）内部控制环境薄弱在行政单位中内部控制没有得到足够的重视，导致这一结果的原因是没有内部控制的意识。单位的负责人往往都不能认识到内部控制的重要地位，只是受到外部的一些推力后才会去执行。作为内部控制环境的重要组成部分，内部控制的意识必须脱离以往淡薄的情况，积极培养内部控制的意识，从而打造一个良好的控制环境。薄弱的内部控制环境会导致无法实现内部控制责任。此外影响内部控制制度的不良因素还有很多，比如不合理的组织机构设置、不健全的考核奖惩机制以及不健全的单位文化氛围。（二）风险评估不及时在行政单位日常的管理中会存在很多风险，只有及时的将这些风险识别出来，并加以评估和分析才能避免不好的结果。但是大部分的行政单位对这些并没有重视起来，往往没有专门的风险识别和分析的机制，也没有风险评估的过程，导致不能预防事故的发生。行政单位大部分的精力都放在了事故发生的过程中或者发生以后，这时候再来解决问题就会相当麻烦。（三）内部控制活动有缺陷行政单位中有好多职务是不相容的，将这些不相容的职务分离开始内部控制的主要任务，此外还要将授权审批以及资产保护的控制进行强化，根据业务活动的系统分析，找出错误的行为。举个例子，把业务经办和授权审批分开，让二者各自行使自己的职责，不仅不会互相干扰，反而可以互相制约。反观现实生活中的行政单位，权力和责任不能清晰的分离出来，内控制度不能在单位中有效的实施。甚至一些小规模的公司出现了缺人少人的现象，导致一个员工要身兼几职，同时担任会记、出纳以及管理者。有些单位有自己的内控制度，但是往往因为这样那样的原因不能很好的实施，让内控制度成了空架子。（四）信息系统与沟通缺失行政单位中的内部控制制度有很多因素，信息系统与沟通在其中的地位非常高，而且是不可或缺的。但是在行政单位中存在着一个严重的问题，就是上级与下级的沟通问题，只是单纯的传达政令，不能很好的交流管理中出现的问题，中央传达下来的政策制度也没有做好沟通。对于下级部门的管理情况上级部门的调查监督工作还需要强化，而下级部门向上级部门的汇报工作也存在着一定的缺陷。如果不解决这一问题，内控制度就不能正常执行。（五）监督管理部门缺乏现在的很多行政单位还是在按照以往传统的模式和经验对经济业务进行管理，没有属于自己的一套全面的内部管理制度，总结不出一个有效果的内控标准和清晰的内控结构。导致在发生大的突发事件的时候，只能临时的组建一支解决问题的队伍，这样不能从根本上把问题解决。工作中的问题都是积少成多的，不起眼的小问题多了就变成了大问题，所以内控制度的建立是非常重要的。二、行政单位内部控制的完善对策（一）健全内部控制制度行政单位的领导对于单位内部控制制度的影响非常大，因为单位领导对整个单位的经济业务都负主要责任，在内部控制制度环境的建立过程中的主要因素是领导。单位领导的内控意识影响着整个单位的内控意识，保证了内控制度的建立和实施，单位的管理需要在内控制度的监督下进行。由此可看出，单位的管理人员的认识程度对单位内控制度的建立有着决定性的作用，单位要加大对管理者的培训，让管理者掌握内控的知识和技能。现在的内部控制主要遵循四个原则，分别是全面性、适应性、制衡性和重要性，在这原则之下，结合经济活动和单位实际情况来建立内控制度。找出单位管理中的重要风险因素，针对这个因素来确定合适的内部控制制度，使单位可以发展的更快更好。明确内控制度的责任制，不同的岗位都要承担相应的责任，不同责任的主体要分离开来，互相监督，行政单位在决策、实行以及监督上都要遵行分离的规则。对于需要进行比较大的决策的时候，要让集体都参与进来，一起研究讨论，积极请教不同领域的专家学者，这样的政策和机制才能让单位健康的发展。（二）健全风险评估体系的建立行政单位的管理中有很多风险，如果没有风险管理控制制度就不能准确、全面的识别和认识这些风险。只有建立风险管理控制制度，对管理中出现的风险进行客观、系统的评估，主要分为四个环节，即设定目标、识别风险、分析风险、应对风险。（三）加强内控执行的力度一个单位要想健康的发展，必须将权力解放，削弱领导身上的权力，让内控制度成为主导来对单位的经营管理进行规范。内部控制制度的实行可以将单位的工作效率大大提高，让单位的管理更科学。日常管理要把责任落实到人，把每个部门的内控控制都进行排查，找准控制的重点，把失控的因素找出来。（四）完善内部控制活动行政单位制定和实行的不同控制政策和程序称为内部控制活动，单位要清楚重要的控制点，根据这些控制点采取相应的方法，让内部控制可以顺利的实施。方法可以总结为以下几点：在不违背法律法规的前提下，把不同的职责和权力分配到相应的工作岗位上，把不相容的职务分离开来，相互制约；行政单位资产管理的内控制度要完善，无论是资产的增减还是资产的安全都要严格遵守审批控制要求，不同环节的负责人都要承担相应的责任；行政单位各个层级的员工都有自己的权力和范围，不能混淆，职责要非常清晰，还要建立一套事情发生后的监督制度事后监督要涉及到授权审批的各个活动，审批和责任挂钩；要实行奖励与惩罚并行的措施，让发展更健康。（五）加强信息系统建设和沟通单位的信息传达非常重要，上级与下级，同级之间都要保持良好的信息沟通，所以必须建立信息沟通制度来保证信息可以及时有效，从而保证内控制度顺利实行。信息沟通制度要把单位现有的信息资源都整合起来，根据不同的内容分成几个大的模块，针对重要的模块建立上下级沟通制度。上级与下级之间除了现有的信息传递模式，还可以通过电视电话会议的新形式来进行沟通，这样使上下级之间对管理问题以及政策变更问题的讨论更方便。此外，还要加强对互联网的利用，不仅仅局限于传达通知，还要对功能进行拓展，开发出更多的新功能，比如互联网的共享功能就可以大大提高工作效率。（六）内部审计部门加强监督管理机制的建立行政单位要有专门的内部审计机构，负责对单位的日常工作进行监督检查。比较重大的工程项目要有审计部门的监督，保证监管单位的经济活动可以符合规定，资金的运作可以更合理、更科学。此外，内部审计部门可以对表现好的部门进行奖励，对表现不好的部门进行惩罚，奖励可以涉及职务晋升，惩罚则能关系到绩效考评，奖惩结合可以让员工更积极的对待自己的工作，从而让内部控制制度的作用充分发挥出来。三、结语提升行政单位内部控制需要国家社会各个方面的共同努力。行政单位应当跟随时代的发展，结合自身的实际情况及时总结内控制度实行过程中存在的问题，合理制定解决问题的改进方案并充分发挥其经济效能。完善行政单位内部控制制度，以便更好地实现内部控制目标，并从日常的点滴工作着手，明确责任、关注执行的细节、严抓落实，让内部控制应用于工作实处，行政单位工作效率得以提升，促进经济社会更好的发展。参考文献：[1]张文英.分析行政单位财务内部控制中存在的问题与措施[J].财经界（学术），2012（12）：146-147.[2]孙文.浅析行政单位内部控制存在的问题及对策[J].企业研究，2014（04）：29-30.[3]肖琳.行政单位内部控制存在的问题与对策[J].审计与理财，2014（10）：47-48.[2]韩炜.试析行政事业单位内部控制的六个关键控制点[J].经济师，2012（12）：148-149.（作者单位：云南省第二女子监狱）endprint