新时期如何提高环境监测科技档案收集与管理工作力度

董维维

【摘要】本文主要分析了档案收集存在的问题，阐述了档案收集对环境监测的重要性，分析了重点环节，为后期的档案收集工作奠定良好的理论基础。

【关键词】环境监测；科技档案收集；管理工作

档案收集工作是档案管理工作的重要前提，是档案管理的起点，是有关部门进行相关管理工作中的第一道最为艰巨的工作程序。自《中华人民共和国档案法》以及《机关档案工作条例》颁布实施以来，我国的档案管理收集工作较之过去有了很大的进步。同时在近期召开的党的“十八大”三中全会中，相关领导人明确指出了“建设美丽中国”的宏伟目标，将“生态文明”从理论阶段提升到实践阶段，彰显了我国对世界环境保护工作的重视，对环境保护提出了更高的要求。基于此，将档案收集的数据作为环境监测的基础工作，能够及时、准确、全面地反映当下我国环境质量状况及发展趋势，同时为相关建设与研究提供重要的依据，进而发挥在环境监测科技档案中的重要作用。

一、科技档案收集存在的问题

原始档案的收集工作一直是档案管理工作中最为薄弱、最艰巨的任务，虽然自有关法律与条例颁布后，我国档案的收集工作有所改善，但从长远来看，大多是为了应付上级部门检查，即工作形式流于表面，依然存在许多弊端和隐患，具体表现在以下几个方面：

（一）环境监测档案收集困难。档案的收集工作是档案管理工作的基础，是保障高质量、高效率的档案管理工作的重要环节。但是从目前来看，我国各资料管理部门之间对资料档案建设没有全新的认识，缺乏有效的沟通，存在片面的认知，不注重收集，造成部分资料缺失现象严重，同时大量资料存在个人手中，造成馆藏缺失，严重影响了档案管理工作的有序开展。

（二）档案收集文件不全。在生产建设的过程中，某些单位文件资料严重缺损，无法准确地反映行文、写作活动的全过程，降低了档案数据资料的应有历史价值。

（三）档案收集意识不强。当前，档案收集人员缺乏对档案收集的重视，认识不到档案在社会发展中的特殊作用和情报价值，造成相关档案不及时收集与归档，造成原始资料积累逐渐减少，甚至失散，致使若干年后人们对于相关问题根本无从考究。

（四）档案制度落实不力。自我国颁布《中华人民共和国档案法》以及《机关档案工作条例》后，各档案收集部门也建立了一些关于档案收集和管理的规章制度，但却缺乏对其的职责考核标准，即未能建立统一的规范档案收集管理模式，造成政府部门以及有关部门的规章制度、工作职责流于形式、职能形同虚设，进而影响了档案资源信息无法正常开发利用和进行历史研究。

（五）档案收集门类单一。收集门类形式单一，收集方法简单单一一直是困扰我国档案收集工作的重要问题，每年产生的资料，有关部门不能很好地区分其重要价值。从门类上看，当前许多档案收集单位还是注重收集公文档案，忽视了科技档案、专门档案及其它种类的收集工作；从载体上看，收集单位还是注重收集纸质类的档案，忽视了胶片、磁带及其他材料档案收集工作。但随着我国电子信息技术的发展，新兴载体的出现，有关部门将U盘、移动硬盘、光盘等也纳入电子档案范围进行收集。

（六）档案人员素质不齐。当前，在我国的收集工作中，收集人员由于受传统观念的影响，具有收集工作随意性较大，人员流动性大、专业知识老化、文化知识面窄等问题，其文化程度无法满足各项指标的发展要求，致使档案收集工作长期处于放任的自流状态，从而与当代社会的档案现代化发展需求产生较大的悬殊，难以适应新形势的档案事业发展要求。

二、档案收集对环境监测科技档案的重要性

基于党的十八大的“生态文明”工程，我国将环境保护提上工作进程，而当下环境监测是环境保护的重要目标，具体指的是将重要的功能收录电脑，供人们随时翻阅和查找。简单来说，环境监测档案主要是用来记录环境监测事件和数据的工具，对当前环境的监测、研究以及未来的发展方向具有重要的指导作用，其信息资源具有特定性、基础性，在环境监测工作中起着不可替代的作用。环境监测档案能很好地反映该地区的环境状况，对其环境演变和发展趋势具有重要的判断价值，对有关部门制定环境的保护规划以及污染治理措施有着举足轻重的作用。

《美国档案文件管理》一书中曾有过这么一段话：文件所持有的独一无二的特征和价值构成了文件原件必须保存的必要前提。这句话很好地体现了原始文件的行政参考价值、法律价值、财务价值、科研价值、证据价值以及情报价值。我国《档案法》曾阐明：加强档案的收集与管理，不仅有利于高效地保护和利用档案，还能为我国社会主义的现代化发展作出重要贡献。当下，档案收集工作质量的高低，对档案馆藏质量和数量具有直接影响，做好档案的收集与管理工作对有关部门的管理工作具有重大实践意义，具体表现在如下几个方面：

第一，档案的收集工作是档案工作的重要起点；第二，档案的收集工作是档案生存的重要条件；第三，档案的收集工作是保证档案质量的标志。

三、加强环境监测档案收集与管理，必须把握的重要环节

档案管理工作在一定程度上虽然不是单位的前沿工作，但是体现了单位整体的业务管理水平，对档案的收集与管理有着举足轻重的作用。因此，想要加强档案收集和管理工作，就必须加强制度建设，从而提升全员的档案管理意识，发挥档案的重要作用，为环境监测事业作出贡献。

（一）健全管理体制，规范收集与管理工作环境。健全管理体制，规范收集与管理工作环境需要相关人员做的是：第一，综合考虑当地经济发展状况，结合环境监测档案收集与管理需要，从而建立起重要的档案收集管理制度进而保障各项工作的有法可依、有章可循，是做好档案管理工作的重要基础。同时建立档案借阅制度，由档案管理人员统筹相关记录登记表，保证档案有据可查，避免了丢失、破损无迹可寻等现象的发生。第二，考虑当下实际发展需要，制定科学规范的档案资料收集措施，提高档案的归档率。第三，加强业务培训、整合会议资料，对各种会议、培训结束后的资料统一交档案管理员进行归档，弥补了会议、培训资料归档空白。第四，通过多种渠道、多种形式、多种场合加强档案收集工作的宣传，增强全员的档案收集意识。

（二）拓宽知识面，实现管理的现代化。档案的管理与收集工作是一门专业性很强的工作，不仅对人员的专业技能具有较高的要求，同时对他们的职业道德与工作精神也提出了更高的需求。当下随着我国现代化信息设备的广泛应用，档案管理方法也在不断改革，对工作人员的业务知识、科学知识以及管理操作能力提出了如下要求：第一，加强对档案管理人员的专业知识培训；第二，掌握现代化管理技能，提高档案管理人员的综合素质；第三，利用现代化技术，整理档案。

四、结语

总而言之，随着我国社会主义环保工作的不断深入改革，环境监测档案在环境管理和经济建设中的作用越来越明显，有关部门要建立起严格完善的管理制度、提升管理人员的能力和责任心，从而实现管理现代化，确保档案收集与管理工作的规范化、科学化、合理化、制度化，进而推动环境保护工作的进一步发展。

【参考文献】

[1]张仲仁，翁尚深.美国档案文件管理[J].四川省社会科学院出版社，1987（12）：105-111.

[2]中国人民大学档案系、科学技术档案管理学教研室.科学技术档案管理文集[J].档案学通讯，1981（12）：105-112.

[3]罗玉萍.议论档案收集工作的重要意义[J].山西经济管理干部学院学报，2011（11）：188-191.