关于事业单位档案管理信息化建设与发展的探讨

王月

【摘要】在事业单位档案管理中，档案管理信息化建设成为档案工作中的重点，档案管理模式打破了以往的事业单位传统档案管理方式，利用网络简化了档案的管理流程，突破了时间、地域的限制，极大程度地提高了档案管理的工作效率。根据事业单位的特点，档案管理人员要认识到传统模式的弊端及档案管理信息化的必要性，提高档案管理创新意识，改进工作方法，提高事业单位档案管理效率。

【关键词】事业单位；档案管理；信息化

一、传统档案管理模式中存在的弊端

（一）认识上的不足。事业单位档案管理人员在档案信息化管理的认识上还不全面，认为传统的档案管理中并没有出现较大的失误，并且已经习惯于人工分类、收发、查询档案，认为没有必要浪费金钱和精力建设信息化管理模式，这种思想普遍存在于事业单位档案管理人员中，他们没有学习新知识，思想较落后，跟不上时代的步伐。而信息化是所有单位发展的必然趋势，事业单位只有普及信息化，才能推进自身健康长远发展。档案管理员之所以存在这种思想，是因为没有意识到信息化管理档案带来的好处。

（二）信息化建设的障碍。信息化建设最大的障碍是经费问题，事业单位主要靠财政拨款，不像企业资金比较灵活，所以导致一些事业单位没有实施档案管理网络化，硬件和软件都比较落后，虽然思想上可能意识到信息化的重要性，但只停留在书面上，没有去落实。这些都造成事业单位在档案管理能力上越来越弱，导致日益增多的档案堆积，从而在工作上受到制约。

（三）档案管理人员素质不高。在网络化、信息化的今天，大多数档案管理人员没有加强自身业务学习，无法做到与时俱进，管理素质的落后是目前大部分事业单位的普遍现象，而且多数从事档案管理的人员不是专业的人才，对专业知识的学习力度不够，在以往的业务培训中也没有认真学习专业知识，这就导致事业单位陷入一个有设备、无人才的尴尬处境。

二、事业单位档案管理信息化建设发展前景

（一）提高档案管理效率。档案管理是事业单位的重要工作之一，在传统模式的档案管理工作中，主要靠档案员手动完成档案信息的录入、分类、整理、查询，对于综合事务多的事业单位，档案工作效率和质量远远不能满足事业单位的需求，造成工作拖沓，信息不完善，并且事业单位档案管理内容较杂，包括行政档案、人事档案及其它资料档案等，如此庞大的工作量，在工作人员有限的情况下很难保证工作质量。而信息化管理档案不仅能够节省工作时间、提高工作效率，更能推进事业单位各项工作更快更好地发展。档案员通过对档案进行信息化管理，只需要输入密码便可以轻松地查阅资料、查询档案信息等，而且这一管理模式解决了地域、时间的限制，只要有网络、有电脑就可以完成资料的查询和输入，随时随地进行档案管理，极大程度提高了档案工作的效力。

（二）提高档案保存年限。事业单位传统的档案管理是将纸质档案分类存放，根据文件重要程度决定其保存年限，年限久远的档案纸质资料有时会出现发黄现象，多次查阅还会造成档案的破损或是遗失问题，从而引发许多麻烦。而新模式的档案管理完全解决了这一弊端，除了纸质档案，还增加了电子档案作为辅助，可以轻松地完成查阅、收发等工作，并且保证了信息的完整性。

（三）提高档案安全保密性。由于传统档案管理的局限性，需要查询时只能由档案管理员帮助翻阅，在事业单位档案管理中，管理员收录着单位的各项档案，在查找的过程中还可能造成信息泄露。在运用信息化管理后，不仅可以在短时间内完成查询工作，还可以有效地防止信息泄露，在信息安全方面得到有效提升。

三、档案管理信息化建设需要解决的问题

（一）加大资金的投入。档案管理信息化要得到有效的实施，必须保证资金的充足，要加强职工对软件使用的操作培训，在网络化、信息化建设的背景下，事业单位要根据自己的实际情况，建立完善的信息化体系，提高档案管理方面的能力，保证档案管理工作跟上社会发展的步伐。

（二）加强员工培训。事业单位应当重视档案管理人员的专业能力的培养，组织培训要保证取得预期效果，保障档案管理人员具备专业素养，能够将档案管理得井然有序，充分发挥信息化管理的益处。在培训方面，首先加强思想培训，使职工意识到信息化管理的重要性和必然性，认识到网络化管理可以节省工作时间，减少工作强度。同时加强管理人员的计算机软件操作技能方面的培训，可以通过考试考察所掌握的知识，从而提高工作人员的整体能力。

（三）构建信息化管理平台。要有效地实施档案管理网络化，首先要建立信息管理平台，其次要设置专人负责信息平台的管理和维护，在平时的管理中能够及时解决系统故障，减少硬件设施造成的影响，使档案管理网络化有效地应用到工作中。

四、结论

档案信息化管理是事业单位档案管理的最终目标，事业单位应重视档案信息化，加强此方面的资金、精力的投入，并且在工作中不断创新档案管理办法，建立符合本单位实际的网络化体系，用先进的管理方式推进自身的发展。

【参考文献】

[1]王吉民.浅析电子档案管理的若干问题[J].中国管理信息化，2014（10）.

[2]王新敏.浅谈事业单位档案管理信息化[J].科技创业家，2013（07）.

[3]李冬敏.新时期事业单位档案管理工作探析[J].黑龙江档案，2014（02）.