企业办公室管理的创新实践研究

刘伟杰

【摘要】由于现代生产生活节奏加快，管理工作变得尤为重要，管理质量的高低直接影响生产效率的高低。加强企业办公室管理和创新工作，不仅能够提高企业办公室人员的工作效率，还能提高企业总体管理水平。笔者将在本章结合办公室管理工作的某些特点，对如何提高企业办公室管理和创新工作进行简要的浅析。

【关键词】工作效率；管理制度

一、办公室管理工作的特点

首先，企业办公室部门比其他部门更具全局特征。这是由于办公室职能特点决定的，企业办公室负责向企业领导部门反应市场或下属意见，负责向下属下达企业领导层工作指导意见或建议，属于企业工作的中间部门，是负责联系企业各个层面工作人员或工作团体的枢纽机构，因此具备更强的全局特征。

其次，企业办公室的中间部门的工作特点，使其具备更强的协调能力。通过协调其他下属部门之间的联系，使企业上层领导层的命令能够准确下达，协调上层领导层之间的联系，使市场信息准确传递到企业领导层，这其中企业办公室的协调技能是不可或缺的。

最后，企业办公室还具备较强的服务特征。企业办公室除了一般的事物办公以外最重要的工作内容就是信息传递，在企业之中也就扮演着企业信息服务者的形象，为领导层提供市场信息，为下属工作部门提供方案信息等。

二、现阶段企业办公室管理工作中存在的局限性

（一）管理方式陈旧。随着经济社会的高速发展，企业办公室的管理工作也需要进行相应的调整，但是在实际中办公室的管理工作并没有作出相应的调整。大部分企业的办公室管理工作还是采用传统的工作方法，工作内容上也相应比较陈旧。企业办公室只是承担发号施令、整理文件等简单的管理工作，且企业办公室工作活跃度较低，工作人员工作热情无法被激发，整体上来说企业办公室管理工作处于较疲软颓废状态，长期以往将不利于企业管理工作进步和部门发展。

（二）办公室管理制度存在漏洞。现阶段大部分企业仍沿用传统的办公室管理制度，这个制度在过去是合理的，但是随着社会经济的进步发展，其弊端也愈加明显。首先，企业规模的扩大，办公室人员也相对有所扩充，原有的办公室管理体制并不适合现阶段的人员扩充后的办公室管理工作。其次办公室管理工作的全局性特征意味着办公室管理工作需要发挥统筹全局的作用，而传统的办公室管理体制相对自闭，将企业办公室看做独立的办公部门在现在看来是极不合理的现象。最后，与企业办公室相关联的其他制度存在漏洞，企业办公室和其他部门的联系不够紧密，很大程度上限制了办公室职能的发挥尤其是服务职能，并且办公室的职能需要联系其他部门才能够发挥，由于制度上限制了办公室和其他部门的联系，发生某些事件后再进行临时公关将极大地限制办公室的办公效率。

（三）管理服务水平较低。这种问题是由于办公室工作人员个人意识问题造成的，这也和社会就业培训有所关联，认为办公室工作是一个清闲的职位，企业办公室人员工作积极性和热情就偏低，大多数情况下是在被动等企业领导要求述职。此外，办公室内部人员之间联系也不够紧密，本体的管理工作上就存在诸多问题，更何况企业的服务管理工作。

三、企业办公室管理改进工作和创新建议

（一）更新办公室管理观念。更新办公室工作人员的观念是改进办公室管理工作的首要工作，只有观念上进步才能在实际工作之中做出改进。首先，对员工进行思想引导，使其专注到工作上来，重视同事关系的培养，重视办公室部门和企业其他部门之间的联系，从意识形态上将企业办公室和其他部门联系起来，使其成为一个完整的办公系统。其次，引导企业办公室工作人员养成良好的工作作风，自发改进自身在工作中的不足，这也是促进企业办公室管理工作改进和创新的一个重要思路。

（二）规范办公室管理制度。科学的管理体系能够在改进工作的过程中成为外部推动力，而且可以通过完善制度的方式为办公室管理工作形成一个严格的规章制度，也能为企业对办公室员工的奖惩提供一个稳定依据。必要时可以通过建立奖惩制度的方式来激发员工的工作积极性和工作热情。

（三）培养办公室文化。企业办公室在企业整体系统中既是各自为政的独立部门也是相互联系的整体。在企业办公室文化建设过程中，首先可以根据各个办公室主要职能的特点对各办公室进行精神上的引导，培养各办公室文化的目的在于加强办公室内部的和谐程度，密切办公室内部各个员工之间的联系，使各员工能够团结在一起，形成一个优秀的办公室团体。其次，培养企业内部办公室和办公室内部之间的和谐文化，一方面是贯彻企业文化建设的需要，另一方面是为了加深企业内部各部门之间的了解程度，促进企业内部各部门之间的团结合作，推进各办公室公关、管理工作的同步进步。

（四）树立良好的企业形象。企业树立良好的形象是企业发展的需要，良好的企业形象不仅能够在市场中占据一定的形象份额，对内还能够形成榜样力量，带动企业各办公室员工提升自我修养，进而有利于推进企业办公室管理工作的推进、创新和发展。此外，良好的企业形象会在企业内部形成良好的工作氛围，进而调动员工的工作积极性，从而有利于办公室员工工作效率的提高，相应的管理工作也会有所进步和发展。

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