档案信息化建设与档案管理研究

史灵芝

（山东省菏泽市郓城县人民医院，山东 郓城 274700）

档案信息化建设与档案管理研究

史灵芝

（山东省菏泽市郓城县人民医院，山东 郓城 274700）

科学技术的进步，使档案管理行业迈上了一个新台阶，档案信息化的出现不仅提高了档案工作的效率，同时也提高了档案信息资源的利用率，本文通过对档案信息化建设及其重要性进行简要分析，探讨档案信息化建设与档案管理的方法措施。

［关健词］档案信息化建设；档案管理；

档案信息化建设是社会信息化发展的必然趋势，它不仅可以提升档案部门的服务能力，同时又能提升档案工作的管理能力，当前，为顺应时代发展趋势，对档案信息化建设与管理的研究已成为档案工作人员的一向重要任务。

1　档案信息化建设的概况

档案信息化建设指的是根据国家档案行政管理部门的规划组织，以现代信息化的技术，对传统的档案管理模式进行相应的改革与完善，促使档案信息资源的收集、管理、利用及服务能力得到全面提升的过程，另外，从整体上分析，档案信息化建设还具备一定的特征。

1.1档案信息化建设具有改革性

档案信息化建设通过将信息化的技术方法科学运用到档案工作当中，使档案管理职能、工作机构及人员分工等都发生了很大变化，实现了档案管理模式创新，而与此同时，档案信息化建设针对传统档案管理的不足进行了弥补，使档案管理在各个环节都形成了自己独有的思想与方法，从而使档案管理工作发生了很大转变，为档案工作的改革发展奠定了有力基础。

1.2档案信息化建设具有时效性

档案信息化建设是一个长期的建设工程，它需要用先进的科学技术来支撑，以坚韧不拔、开拓创新的精神使档案信息化建设朝着良好的方向发展，而在档案信息化建设的过程中，要及时对档案部门的软硬件设施进行更新换代，并且将系统升级到最新状态，在保持其稳定性的同时还要对其定期进行维护，使档案信息化建设具有长期性 。

2　档案信息化建设的重要作用

通过档案信息化建设可以提高档案工作的水平，同时，针对档案管理过程中出现的新问题、新情况能重新进行思考并制定出新的解决办法，从而实现档案信息的社会化服务，其作用具体可表现为以下几个方面。

2.1改善档案管理工作

档案工作只有实现信息化，才能走向开放，实现档案真正的价值，档案部门通过信息化的建设使档案工作从管理利用慢慢向资源采集、管理及服务的方向转变，使档案信息资源得到科学有效的配置与管理，为社会提供优质高效的服务。

2.2拓展档案服务

档案管理工作实质上就是信息资源管理，而信息资源的真正价值在于其如何收集利用，其利用效果更是直接关系到信息资源的时效性及利用范围，因此，档案信息化建设对于现代的档案工作来说十分重要，其服务领域更宽。

2.3增加信息储量

科学技术的发展带动了信息技术行业的发展，而这其中的信息储存技术更是得到了广泛应用，使得档案信息资源的储存更加方便，同时储存量更加大，储存密度相比以前的纸质储存要高，而且其储存的安全系数也得到了成倍的提高，从纸质储存的信息单一化到现在储存形式多样化，不仅有文字、表格，还包含图片、影像、声音、动画等。

3　档案信息化建设与档案管理的对策

3.1构建完善的档案工作体系

档案信息化建设过程中需要有相应的工作体系予以支撑，因此，必须构建起完善的档案信息化工作体系，其构建方法主要有以下几个方面：首先要明确档案工作的管理机制，并完善档案工作的运行机制，主要可以针对各部门的联动情况建立相应的联动电子管理体系，实现全程管理与监控，其次要提升档案信息化工作在档案常规工作中的比重，使其与电子化的建设同步进行，再次，要针对档案信息化进行相应的法律完善，使档案工作得到规范标准的约束，具体可以制定档案信息化建设的专项工作任务并进行分配，明确任务目标及期限。

3.2推进档案建设的工作进程

档案信息化建设的核心工作内容便是信息资源建设，因此，要将工作重点放在推进档案信息资源数字化建设与信息资源共享上，首先对于推进档案信息的数字化建设要制订出科学合理的建设计划，同时还要强化监督检查，在用户使用需求得到满足的情况下建立相应的数字化档案目录，并加大人力、资金等方面的投入，使各部门的工作得到协同发展，其次在推进档案信息的资源共享方面，要根据国家出台的相关标准建立统一的信息管理体系，并使其与办公系统有效融合起来，实现档案信息的网上管理操作。

4　结 语

档案信息化建设是档案工作的发展趋势，是其发展改革的必然选择，在如今新的社会环境下，档案管理部门应重视起档案信息化建设，积极推进其建设发展进程，使促档案工作的信息资源得到开发利用，提高档案工作的服务水平。本文简要分析档案信息化建设及其重要性，探讨档案信息化建设与档案管理的方法，以期对我国的档案管理提供相应帮助。

主要参考文献

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［2］丁晓光.档案信息化建设必要性分析和对策思考［J］.黑龙江档案，2007（2）.

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.138

G271

A

1673-0194（2016）14-0187-01

2016-06-08