中国石油企业涉密档案管理探讨

张　洋，李　莉

（长庆油田分公司第九采油厂，西安 710000）

中国石油企业涉密档案管理探讨

张洋，李莉

（长庆油田分公司第九采油厂，西安 710000）

中国石油企业涉密档案关系到国家安全、利益和企业的发展。所以加强石油企业涉密档案规范化管理，保证涉密档案信息的安全，最大程度地发掘企业涉密档案信息的应用价值，获得显著的经济效益，促进企业可持续发展，是现代中国石油企业应考虑的重要问题。

中国石油企业；涉密档案；管理；可持续发展

1　中国石油企业涉密档案管理存在的问题

1.1硬件设备缺乏

一部分石油企业对涉密档案管理区域没有进行明确的分工，如档案管理办公区域与档案存储的区域相距太远，再加上库房没有安装防护、报警装备及监控设施，如此一来，很容易导致储存涉密档案的库房出现信息被盗取或秘密泄露的安全事件，若未及时发现，会存在极大的安全隐患。

1.2工作人员安全责任意识不够

工作人员在涉密档案管理中安全意识薄弱，意识不到涉密档案对国家、对企业的重要性。这样会导致工作人员在工作中养成懒散的习性，容易使涉密档案丢失。

1.3文件登记不科学、手续不规范

石油企业在涉密档案管理工作中，对来文登记不及时、文件记录不规范、分类不细致，就会导致涉密档案混乱，文件丢漏。

1.4管理功能不健全

部分石油企业在涉密档案管理工作中，人员分配不合理，阅读、储存、整理等都在相同区域由相同的人员统一进行，容易导致涉密档案信息丢漏，档案整理、校对等一系列工作混乱等。

2　加强涉密档案管理的对策

2.1配备完善的硬件设施，做好企业涉密档案安全管理基础工作

石油企业在管理涉密档案工作时，应将企业涉密档案与企业普通档案分开管理，并且设立专门的房间存放涉密档案。涉密档案室必须安装防盗门窗、报警装置、监控设施、除湿设备。保管涉密档案和普通档案的区域要相隔一定的距离。工作人员若进入涉密档案区必须确认身份，不相关的人员禁止入内。为确保石油企业涉密档案的安全性，要有专门的负责人进行管理。

2.2增强工作人员的安全意识，做好保密的宣传工作

做好保密工作最重要的一点就是要有保密安全责任意识、政治意识、全局意识，宣传保密的重要性，加强对档案管理人员的日常管理，把各方面意识较强的工作人员安排在保密工作中。要顾全企业工作大局，加强石油地质资料、工程设计等涉密资料的管理工作，提高工作人员的保密责任意识。然后档案部门根据每年涉密档案管理工作中出现的问题进行总结分析并提出解决办法，对工作人员做好专题性的宣传教育工作，增强员工的保密意识，使其深刻认识到涉密档案对国家、企业的重要性。

当今社会已进入信息时代，企业除了让工作人员加强理论知识学习，还应使他们学习和掌握现代科技手法，做好窃取预防工作，以加强涉密档案管理工作。企业还应与工作人员签订保密责任书，把宣传工作、安全责任意识贯彻落实到实际的企业涉密档案管理工作中。

2.3完善规章制度

石油企业涉密档案管理工作的依据和保证就是法律、法规。有了规章制度的约束企业涉密档案才有保障。成功的企业档案管理模式都有合理的制度规范，俗话有“没有规矩，不成方圆”，合理的制度规定能达到良好的效果。企业涉密档案管理应有一套完善的管理制度，从涉密档案的接收、整理到检验、借阅等一系列工作都应有相关的监管制度。企业还应根据规章制度定期进行检查和抽查，以便及时发现漏洞、隐患，从而不断改进优化企业涉密档案管理工作，完善档案管理制度。

2.4做好企业涉密档案的管理工作

为确保中国石油企业涉密档案的安全，石油企业涉密档案部门应做好相应的管理工作。

2.4.1保管职责

企业涉密档案管理人员不仅要负责文件的接收、整理、分类等日常工作，还应对进入涉密档案区域的人员严格履行登记手续。管理人员应对涉密档案进行分类，根据文件涉密级别分别放入不同的密码柜中保管，整理编写涉密档案文件目录，做好涉密档案借阅、复制的登记记录。

2.4.2实行资格审核制度，执行严格的管理程序

若想借阅、复制涉密档案必须填写借阅、复制审批单，由企业涉密档案委员会审核，确认借阅、复制人员，涉密档案部门审查、备案，符合条件的借阅者才能借阅。

2.4.3涉密档案借阅、复制过程的具体要求

如需借阅，借阅者应在指定的地方进行阅读（管理者的视线范围内），以防止不法人员破坏或泄露涉密档案信息。对于涉密档案不同级别的文件要求也各不相同，借阅人员应严格遵守借阅规定，严禁偷拍、损坏等破坏行为，如需要复制文件的，在取得上级领导同意后，在指定的复印机上进行复印；复制文件用完后应及时退回档案室，并由档案工作人员进行销毁；如需要携带外出，涉密管理工作人员应当面数清楚带出文件的页数，查看是否有损坏，借用期限为3～5天，若到期还需要再用需要先归还再借用。

中国石油企业涉密档案直接跟国家安全、利益，企业发展直接挂钩，为确保涉密档案的安全，石油企业应结合自身实际情况，配备完善的硬件设备，对相关工作人员进行经常性、专题性的保密宣传教育，提高涉密档案管理人员的安全责任意识，针对涉密档案建立一套完整制度，落实管理责任制，切实做好涉密档案管理工作。

主要参考文献

［1］冯芳.试论企业涉密档案的细化管理［J］.兰台世界，2015（z2）.

［2］陈芳.企业涉密档案保密工作思考［J］.今日科苑，2008（14）.

［3］芦宝生.企业涉密档案管理探讨［J］.陕西档案，2009（2）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.124

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1673-0194（2016）14-0173-01

2016-06-12