加强高等学校实验耗材管理的思考

2016-12-31 03:20李卫宏
中国管理信息化 2016年16期
关键词:库房耗材供应商

李卫宏

(北京工商大学,北京 100048)

加强高等学校实验耗材管理的思考

李卫宏

(北京工商大学,北京 100048)

当前高等学校耗材费用逐年递增,部分理工类院校实验耗材采购费用甚至已经超过实验设备采购费用。由于国家对实验耗材尚无统一管理规范,以及各高等学校实验耗材需求总量相差很大、重视程度不一,因此各高等学校实验耗材管理发展非常不均衡。本文主要是针对实验耗材的特点,总结分析当前高校实验耗材管理的主要模式,提出规范实验材料管理的对策,为各高校规范实验材料管理提供借鉴和参考。

高等学校;实验耗材;管理

实验耗材指高等学校用于教学、科研实验的材料、燃料、低值品和易耗品,是高等学校开展教学科研实验的物质基础,也是高等学校国有资产的重要组成部分。随着国家对科技的重视和实验教学改革的深化,以及高等学校对教学、科研实验经费投入增加,高等学校用于采购实验耗材的费用、比重大幅增加,有的高等学校实验耗材的费用甚至超过了设备购置的费用。但当前高等学校对于实验耗材的管理相对比较滞后,存在问题也比较突出。加强实验耗材管理,提升教学科研经费使用效益,防止违规违纪问题发生,已成为高等学校管理工作的重要课题。

1 实验耗材的特点

1.1种类繁杂

学校实验耗材通常包括化学试剂、细胞、材料、实验动物、低值易耗品与零配件等,涉及学科众多,型号品牌繁杂,且尚无统一的分类标准。以北京工商大学为例,仅加入实验耗材管理系统平台的耗材就达200余万种,且不包括电子元器件等种类的耗材,但也只能满足近半数教师的实验需求。

1.2存储要求高

实验耗材特性各异,部分实验耗材有易燃、易爆、易腐蚀及剧毒性等特点,需要专人保管,按性质分类存放,并有相应的安全措施,安全要求非常高。同时部分实验耗材还具有易潮、易挥发、易分化、易氧化与见光易分解等特点,需要通风、阴凉、避光与密封等不同的存储条件,对存储环境要求非常高。

1.3采购使用量小周期短

由于科研实验灵活性较强,所需实验耗材通常数量较少,但时间要求比较迫切。所购实验耗材使用周期较短,有的甚至一次性就全部消耗完,使用监管难度较大。

1.4处置监管难度大

由于实验耗材具有消耗性,与固定资产不同,不能按照账物相符要求检查报废情况,监管比较困难,可能存在教师自行违规处置废旧耗材的问题,部分违规处置的实验耗材甚至可能对环境造成污染。

2 实验耗材管理的主要模式

2.1超市化管理模式

超市化管理模式与人们常见的超市实体店管理模式相似。首先,由管理部门遴选实验耗材供应商,然后供应商提供实验耗材在学校建立的实验耗材超市内存放和展示,供应商根据教师需求及库存情况及时更新产品。教师在实验耗材超市内选取所需产品,经管理人员办理出库手续后,即可回到各自实验室使用。

该模式的主要优点是:能够缩短产品的购置时间,对于展示区内的产品,教师可以直接获取;超市产品由供应商更新,不易产生库存积压;便于对产品进行验收,确保账物相符。但需要充足的实验耗材存放展示空间以及相当规模的管理人员。适应于实验耗材种类较少的单位,对于种类繁杂、数量较大的单位,管理成本较高。

2.2集中统管+库存模式

由学校职能部门统一负责实验耗材的采购、验收、处置,建有专门的实验耗材库,通常需依托校园网或专用信息化平台进行。首先,需要学校遴选定点供应商,并将供应商可提供的产品在校园网或信息化平台公布。教师选择需要的实验耗材然后提交学校管理部门,由学校统一进行采购,产品到货后由库房管理人员验收并集中入库。教师使用实验耗材时,需到库房领取,并办理出库手续。

该模式的主要优点是:出入库手续齐全,可以较好地实现对到货情况的监督;实验耗材随用随取,可有效降低耗材在实验室存放的安全问题。但该种模式对库管人员的要求较高,需要一定的专业知识。实验耗材库房需要较高的建筑标准、完善的安全防护措施。另外,依托库房管理必然会产生库存积压的问题,如何妥善解决库存积压问题也是一个难题,这也是多数学校没有建立或者取消实验耗材库房的一个重要原因。

2.3集中统管+“零库存”模式

该模式与上述模式相同之处是实验耗材的采购、处置都由学校统一管理,学校需要统一对供应商进行遴选。不同之处是不依托库房管理,教师采购的实验耗材由供应商直接送至相关实验室。由于实验耗材没有统一入库,因此对实验耗材验收主要采取两种方式:一种是实验耗材在送至实验室之前,先送到管理部门,由管理部门统一验收;另一种是由教师自行负责实验耗材验收,管理部门只负责监督抽查验收情况。

该模式的主要优点是:管理成本较低,效益相对较高;由于不依托库房管理,不用考虑库存积压和仓库安全问题。该模式通常依托信息化管理平台,便于记录实验耗材采购全过程,有效监管教师采购情况。存在的主要不足是:实验耗材分散存放于各实验室内,应加强对实验室安全的检查监督。

2.4重点管理模式

重点对大额实验耗材和管控化学品统一管理,小额实验耗材和普通化学品由院系自行管理。该种模式的主要优点是:学校付出的管理成本较小。但存在的问题也较明显,由于小额实验耗材由各院系自行管理,通常各院系难以安排专门的管理人员,实际上以教师自行管理为主,难以得到有效监管。

3 加强实验耗材管理的建议

规范实验耗材管理应建立统一管理、分级负责的管理体系,并依托信息化管理平台,对实验耗材采购、使用和处置全程加以监管。

3.1应建立统一管理、分级负责的管理体系

全校应指定专门部门对实验耗材实施统一管理,牵头对供应商资质和服务能力进行审查,从源头上打好实验耗材管理基础。同时应监督实验耗材验收、使用情况,按规定对全校废旧实验耗材集中进行处置。财务部门应严格对报销凭证的审核,倒逼教师按学校的制度规定进行采购。学院要做好本单位实验耗材统一管理,对大额度实验耗材采购申请要严格审核,同时要经常性到实验室进行抽查,切实监督好实验耗材使用情况。实验室负责人应严格审核本实验室人员采购申请,抽查验收到货情况,并加强对人员的安全教育。通过职责明确的管理体系,确保实验耗材采购和使用安全。

3.2应以信息化管理平台为依托

实验耗材种类繁多、采购量大批次多、涉及人员多、采购周期短,采取手工记账的方式管理非常困难。依托信息化平台管理已成为高校规范实验耗材管理的趋势,目前已有许多院校已经建立信息化平台规范实验耗材管理,且成效明显。依托信息化平台管理与采取手工记账的方式管理相比优势明显。一是数据登记更加简洁。对于重复的信息可以通过系统直接加载,无需反复的手工填写,有效减少教师手工记录的工作量。二是审批时间大幅缩减。实验耗材采购需求通常比较紧急,采取纸质单据签批的方式,在审批过程要浪费大量的时间。通过信息化平台在线审批,审批时间将大幅缩短。三是查询统计快速准确。采取手工记账的方式,如果进行查询统计需要花费大量的时间。而采取信息化管理平台,只需输入查询统计条件,结果便可由系统给出。

3.3线上线下方式并行实施

由于实验耗材种类繁杂,系统平台的产品不可能满足所有教师的采购需求,应采取线上线下采购相结合的模式。系统平台内包含的产品要力争满足80%以上教师的采购需求,对于平台内不能提供的实验耗材允许教师线下采购,但也应纳入系统平台进行管理,需通过系统进行申请,并在系统中录入详细的采购信息。因此在信息平台功能设计上,既要包含平台采购功能,也应包含线下采购申请审批功能,且线下采购程序要比平台采购相对复杂,促使教师采购平台内产品。同时应对线下采购信息进行统计,及时将采购量较大的供应商纳入平台管理。

3.4实行“零库存”存储方式

如果采用集中存储、按需领用的方式,就需建立专门的实验耗材库房。由于实验耗材库房对建筑标准和安防措施要求非常严格,管理成本也非常高。在物流高度发达的今天,建议采取“零库存”方式存储方式,即教师采购的实验耗材由供应商直接送到指定的实验室,由教师自行存储,这样更符合人们的采购习惯,也是比较便捷高效的采购方式,更利于实验室研究工作开展。只要实验室成员能够适量按需购买,减少实验室库存量,并经常性开展安全教育,使师生熟悉实验耗材存储使用常识,增强安全意识,提高应对突发情况能力,可以有效降低实验耗材带来的存储安全问题。

主要参考文献

[1]郭莹莹,马文渊,申达,等.实验耗材集约与分散相结合管理模式的探索[J].实验技术与管理,2014(1).

[2]庄众,赵军,路贵斌.高校危险化学品的安全管理实践与探讨[J].实验技术与管理,2014(8).

[3]宋玉厚,乔威,朱榜芹.基于“零库存”的高校实验材料供应管理探究[J].实验室研究与探索,2014(4).

[4]钟永泉,曾文冰,余乐俊,等.基于网络环境下高校试剂耗材集中采购的探讨[J].实验室研究与探索,2014(4).

[5]梁建国,于燕梅.高校化工实验室安全环境建设的探索与思考[J].实验技术与管理,2014(10).

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.16.165

F272

A

1673-0194(2016)16-0250-02

2016-07-20

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