关于医院行政采购内部控制的体会

彭建军

（娄底市中心医院，湖南 娄底 417000）

关于医院行政采购内部控制的体会

彭建军

（娄底市中心医院，湖南 娄底 417000）

随着医院的不断发展，医院对外采购的项目越来越多，对各类物资的品质要求也越来越高，这在一定程度上增加了医院采购支出金额，同时凸显了医院行政采购工作中的不足之处，加大了其采购内部控制的难度。为维持医院的正常运营，维护医院的根本利益，保障医院的发展壮大，必须完善采购管理制度，加强行政采购内部控制。

医院；行政采购；内部控制；管理制度

内部控制是医院管理工作中的重要组成部分，但因为内部控制的复杂性以及相关人员对内部控制理论和实践认识不足，加之对应的行政采购控制还不完善，致使行政采购中很容易出现腐败和舞弊等问题，从而使其成为违规、违法、违纪的高危领域。同时随着医院的发展，行政采购工作更为繁琐，再加上其系统化程度不高，加大了管理和控制难度，无意中增加了采购成本，降低了行政采购效率。因此，要加强控制整个行政采购过程，保障采购工作顺利进行，降低采购成本，提高医院的经济效益。

1　明确行政采购内部控制的范围及目标

医院行政采购控制是指医院使用资金进行货物、服务等采购工作中的相关控制，行政采购控制范围主要包括对行政采购前预算指标的控制、对采购中合同签订的控制以及对资金支出的控制。也就是说，在行政采购前，相关人员要确定采购事项是否在预算指标中，以及预算指标是否符合支出金额。在行政采购的合同签订过程中，要确认合同内容是否与投标文件、中标信息等法定内容一致，在交付资金前要统计核算实际支付金额是否与采购合同金额一致等。

行政采购控制的目标主要是确保医院在市场采购过程中采购业务合法合规、采购过程合理科学、采购结果公平公开，进而保证行政采购过程中不出现腐败现象，强化行政采购层面的廉政建设，促进医院采购运营效率的提升。

2　强化采购监管部门的职能

采购管理机构是一个包括3个层面的采购管理组织体系，即采购实施机构、日常管理机构及采购监管决策机构，每个机构应做好自身的本职工作，相互沟通，衔接好每一项行政采购工程，同时3个机构各负责对应环节的采购工作，通过严格的管理制度约束相关人员行为，促使其各司其职，在一定程度上避免串通舞弊现象的出现。采购监管决策机构主要是由分管财务工作的领导担任组长，主要对重大采购事项予以研究和决定，同时审定采购实际计划和方法，不定期检查采购实施机构的采购工作，一经发现采购违法行为，立即予以查处。采购实施机构和日常管理机构也需要相互监督，一旦对采购行为有所质疑或者投诉，均由采购监管决策机构按照相应管理制度予以处理。一些医院虽然建立了相应的采购管理监督部门，但其工作流于表面，并不能真正做好采购内部控制。医院领导层应认识到内部控制的重要性，落实相关监管部门的职能和责任，确保其监管和控制职能得到真正发挥，提高医院行政采购资金的使用效率。

3　加强行政采购的内部控制

3.1 规定采购条件

采购人员需相应承担供应商的选择、采购物品的品质以及需求量等责任，以避免采购物品超标积压，或者所购物品不符合采购预算指标，并且所采购的物品单价应为合适单价，力求采购物品物有所值、物有所用，在相同价格下购买到最优质量的物品。

3.2 制订与审核采购计划

采购计划应该以“先预算、后计划、再采购”的原则开展采购项目，也就是说医院各单位应该先集中采购预算并上报，再录入到采购计划中，经过采购监管角色机构及相关领导的审核后方可予以实施。此过程中要加强采购预算、计划与资产管理之间的交流和沟通，以促进三方工作的衔接。根据医院各部门工程、物品等实际所需及经费预算标准和设备配置标准细化采购预算，明确列出采购项目或物品品目，然后结合采购预算及实际采购所需安排和编报月度采购计划。采购实施小组应核算各部门填报的集中采购预算，对在集中采购范围却未进行编制的支出项目应予以重新编制。此外，还要建立采购需求小组内部的分权和岗位分离机制，评审采购需求计划也要予以不同的岗位管理。禁止进行未经审批的采购项目，如有突发性或者临时急需的物品，可先行采购，但需在请购单上标明急购字样，并写明原因，交予院领导补批。

3.3 签订合同

采购实施机构应该按照采购中标结果和合同管理的相关要求与中标通知书上的中标供应商签订合同，只有将所签订采购合同提交并备案后才能进行后续采购物品的资金支付程序。采购实施机构还要将各采购文件分类建档，为监管部门的检查及采购项目统计等工作提供依据。

3.4 验收采购物品

购入的任何物品都要由采购者本人验收，并在送货单和发票上签名作实。当物品金额达到一定数额则需要采购者和使用科室一同验收。验收中需要对接收物品予以核实，以保证接收物品与订货单一致，并将完全合格或者经批准的特殊放行物品放入库中。同时还要填制材料入库单，并连同送货单交至财务部以作结算货款凭据，这也在一定程度上将采购责任落实到每一位采购人员身上，进而达到规范、约束相关工作人员行为的效果。

4　建立管理控制行政采购的良好环境

医院的每个控制活动都需要建立在一个特定环境中，其控制环境的优劣将直接影响医院行政采购内部控制的执行情况，同时也会对医院经营目标和战略目标的实现造成影响。所以在完善、执行医院行政采购内部控制的时候也应该重视医院行政采购内部控制环境的完善。

4.1 提高采购人员对内部控制重要性的认识

医院领导与采购人员都要全面深入地认识到行政采购内部控制的重要性，将行政采购内部控制作为医院发展的重要目标，明确指出医院行政采购内部控制工作的重点和基本，同时结合医院自身情况不断完善自身行政采购内部控制制度，让采购人员的采购行为更为合理、规范，进而促进医院行政采购效益的提升，提升医院经济效益，促进医院的稳定运营和发展。

4.2 完善采购信息档案

为保证采购物品的品质，有效降低和控制采购成本，行政采购机构要及时了解市场行情和动态，不断完善采购信息档案，为采购计划的制订及实施提供有效依据，以便于相关信息的查询和统计。与此同时，还应加强完善相关供应商的档案，这样就能及时剔除存在质量、交货能力和信任问题的供应商，以确保采购物品品质。而且通过供应商档案可比较同类物品的质量、价格等信息，以供采购人员选择最适宜的供应商。

5　结 语

作为医院内部控制的重要环节之一，医院行政采购管理必须得到重点关注，且加强医院行政采购内部控制可有效提升医院的资金使用效率，降低行政采购成本和风险，因此，更应该认识到医院行政采购内部控制的重要性和必要性。

主要参考文献

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.10.007

R197.3

A

1673-0194（2016）10-0016-02

2016-04-02