建筑工程竣工档案管理中存在的问题及对策

耿东各　田明　程玉琦　李怀谨　宋健

【摘 要】目前我国大部分建筑工程单位的工作重心主要放在工程施工上，忽视了档案管理工作。事实上，加强对建筑工程竣工档案的管理，能够有效反映出建筑工程的质量及其中的问题，对于后期的建筑质量改建工作有着重要意义。为此，本文简要概述了当前我国建筑工程竣工档案管理中存在的问题，并就建筑工程竣工档案管理的对策提出了相关的建议。

【关键词】建筑工程 竣工档案管理 问题及对策

建筑工程竣工档案记载着工程施工前后的所有信息，其是当地城建档案管理的主要内容之一。加强对建筑工程竣工档案的管理，可以帮助施工人员检验工程的质量，以便对工程中的问题进行有效的后期维护或者改建。目前，我国建筑工程在竣工档案建立和管理方面还存在 不少问题，需要引起相关人员的重点关注。

1 建筑工程竣工档案管理中存在的问题

1.1 管理意识较为薄弱

在大部分建筑工程单位内部，施工人员的工作重心主要放在工程施工上，而其他管理人员和技术人员也同样在进行技术整合、监督施工进度等工作[1]。档案管理人员通常只有在竣工之后才会着手做档案收集和管理工作，但这时的档案信息收集难度大、问题多，严重影响了档案管理工作的质量。

1.2 档案管理制度有待完善

在部分建筑施工企业中，企业并没有建立完整的档案管理制度，导致建筑工程竣工档案管理工作出现严重的漏洞。例如，大部分建筑施工企业并未对档案管理人员的综合素质进行评价和要求，也未对专业的档案管理人员进行有针对性的培训，导致档案管理人员的工作态度和技能等多方面均存在严重的问题[2]。其次，由于许多施工单位并未对档案管理工作进行制度化的管理，导致许多管理人员在工作时未及时跟进施工进度，最终影响档案信息的收集。最后，档案管理与其他部门如施工部门、各技术管理部门未进行协调，导致工作混乱，影响工作质量。

1.3 人员的专业素质有待提高

建筑工程竣工档案的管理需要经由专业的管理人员操作才能够保证其质量。然而，由于我国建筑施工单位对竣工档案管理的忽视，导致单位领导对于档案管理人员的专业素质要求较低，严重影响了我国建筑工程竣工档案管理工作的质量和效益。在部分建筑施工单位中，专门的档案管理人员数量非常少，只有一个或者两个。而在这些少数档案管理工作人员中，他们对于建筑施工的相关工作了解不足，技术人员对于档案管理工作流程如何时归档、何时验收等不清楚，最终影响整体工作人员的专业素质。因此，从现状我们可以看出，我国建筑工程竣工档案管理中缺乏专业的档案管理人员。

1.4 归档要求不够清晰

建筑工程竣工档案的归档必须要有清晰的实施细则。该实施细则需以国家制定的《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》为主要制定依据，然后结合本企业的特殊事情进行适当的调整。然而在很多建筑施工工程管理中，企业管理人员并未对档案归档要求进行清晰的划分。详细的归档要求不仅需要涵括归档文件的基本内容和分类，还需要对归档的时间、归档文件的规范性等进行要求。但是大部分的建筑施工企业在相关的归档要求方面还存在严重的不足，导致档案管理的工作质量较差。

2 建筑工程竣工档案管理问题的解决对策

2.1 提高管理人员的管理意识

建筑工程竣工档案管理工作对于加强建筑工程的施工质量检测、做好后期工程改建工作等有着重要的意义。因此，建筑施工单位必须要提高管理人员的管理意识，做好工程竣工档案管理工作。建筑施工单位可以在单位内部进行档案管理工作的相关宣传，切实提高工作人员的档案管理意识；加强对工作人员的法律意识和相关知识的培训，提高工作人员对档案管理工作的重视程度。除此之外，对于单位的人力资源管理部门，企业必须要加强人才管理，培养更多的专业的档案管理人员，切实提高工作人员的专业素质。

2.2 完善档案管理制度

完善的档案管理制度需要做到以下几个方面：第一，加强对档案信息化管理的建设。以新盛建筑的档案管理为例，为了加强建筑工程的档案管理，新盛公司先分析了本企业的业务和以往档案管理中的出现问题，然后根据业务分类维度进行了档案分类然后利用现代化信息技术创建了完整的档案管理系统，并实现档案资料管理的共享和检索，最后加强了对管理系统的测试，确保档案管理系统各部分功能均能得以实现；第二，积极协调施工各个部门，使档案管理工作能够得到有效的开展；第三，要求档案管理人员能够保持认真和仔细的工作态度，做好每一项文件的验收签证等工作。

2.3 提高工作人员的专业素质

建筑施工单位必须要提高对档案管理人员的重视程度，切实提高工作人员的专业素质。档案管理人员不仅需要掌握基本的工程档案管理工作，还需要了解相关的建筑工程施工知识，以便在进行档案管理工作中及时发现其中的问题，保证档案管理的质量。因此，建筑施工单位要就工作人员的业务技能、工作态度以及建筑工程施工的基本知识等加强对档案管理人员的专业培训。此外，信息化档案管理的建设还需要工作人员具有较高的计算机素质，能够利用信息技术进行表格登记、档案库管理等操作。

2.4 规范归档流程

规范归档流程可以保证档案管理人员的工作质量和工作效益。许多建筑施工单位在过去的档案管理工作中由于缺乏对归档的重视，导致归档工作存在诸多问题。而要想改善这一情况，施工单位必须要明确档案管理人员的归档流程，要求工作人员能够按照《工程档案管理规范》的流程在工程施工的前期包括建设和勘察期，以及在施工过程中和监理过程中加强对档案信息的收集，同时在档案文件的建立和整理、验收等时期要加强质量保证。

3 结语

综上，提高管理人员的管理意识、完善档案管理制度、提高工作人员的专业素质、重视竣工档案验收工作、规范归档流程是目前我国建筑工程竣工档案管理中需要进行调整的部门只有这样，才能够切实保证档案管理工作的质量。

参考文献：

[1]朱儒刚.建筑工程竣工资料管理中存在的问题及其改进策略研究[J].建设监理，201（11）：49-53.

[2]陈伟明.浅析建筑工程档案管理存在问题与管理对策[J].民营科技，2013（11）：86.