谈医院物资采购的内部控制

于建丽

（北京中医医院审计处，北京100010）



谈医院物资采购的内部控制

于建丽

（北京中医医院审计处，北京100010）

摘要：随着我国医疗卫生事业的发展，医院的整体支出也逐年显著增加，而其中占医院经营支出重要部分的就是医院物资采购环节。如果不监督控制医院的物资采购过程，不仅会浪费医院的采购资金，以致影响到医院的医疗质量，更会导致内部腐败的滋生。本文通过研究医院的物资采购管理现状，以内部控制为切入点，对医院物资采购中存在的问题进行了分析，最后提出了加强物资采购内部控制、优化采购管理流程、解决物资采购管理中存在的问题的建议。

关键词：医院；物资采购；内部控制

医院物资是医院为保证正常运营中使用耗费而储存的各类材料，包括药品、医用耗材、低值易耗品、办公用品、印刷品、医用试剂等。因药品管理有其特殊性，本文所说的医院物资并不包含药品，只包括总务物资（如办公用品、日杂用品等）、医用试剂及医用耗材三个部分。对以上三类物资采购管理的内部控制不仅可以降低医院的营运成本，还有助于采购行为的规范。医院物资采购环节是医院整个资金运动的一个重要组成部分，采购过程的管理直接影响着医院经营的成果。因此，加强医院物资采购过程的内部控制和管理刻不容缓。

一、医院物资采购的特点

医院物资采购的特点具体表现在：一是品种繁多、数量大、涉及面广，采购物品无规律性。如总务物资的采购，金额小需求量大的物资达近千种，质量、价格、数量都很难掌握。临床、非临床科室都会覆盖到，所涉及的物品与内容繁杂琐碎，互相之间难以管理协调。二是采购时间突发性强、不易确定，临时需要的急用物品较多，医院物资采购保障的数量、金额与抗击自然灾害、处理突发事件、市场供需矛盾、诊治患者的数量、原材料价格波动等因素息息相关，特别是经常需要随时采购应急的物资，工作的难度不容小视。三是各科室容易忽略医院的管理要求，采购时只注重自己科室物资的方便使用，这样的分散采购很容易造成部分物资流向不明和物差价高。

二、医院物资采购中存在的问题

1、忽视内部控制的重要性

由于医院的管理层大多是从临床转岗，所以更多的关注医院医疗水平的发展，从而忽视了对医院内部控制制度的健全和医院内部控制环境的完善。总的来说，医院并没有建立一套适合库存物资采购业务的内部控制制度，采购管理也较为粗放、宽泛。缺乏健全的采购监督机制，采购风险的防范意识不强，还缺乏系统的风险应对、风险评估与风险识别策略。

2、人力资源配置不合理

医院管理层往往认为物资采购就是简单的采购、入库、出库的过程，工作简单而重复，不需太多的技术含量，所以对采购相关人员的专业知识水平要求不高，选择范围较为宽泛，更不用说对采购相关人员进行定期的培训，导致医院物资采购处于较原始的模式。而且采购人员工作岗位固定，多年不进行轮岗，缺少采购人员之间的监督与制约，增加了采购中的腐败风险，可能造成采购质量或者数量上与实际需求不符。

3、采购预算不全面

缺乏采购预算与采购计划的规范制订，仅是依据采购供应部的库存状况和各需求部门的请购单，便简单进行采购，缺少了对费用的整体控制。虽然医院每年都会做年度预算，但是一般都仅是粗化地针对大项目，或只是针对个别部门，医院采购供应部并没有制定出具体的预算金额。医院薄弱的预算管理制度，很容易导致费用支出失去控制，使医院的预算编制和执行各行其是，无法统一。年终也无法将实际发生的费用与年度预算进行合理的比较，分析出预算差异的原因。

4、采购制度与执行不统一

医院的请购和采购制度的执行不够严谨，虽然制度上要求物资由采购部门统一采购，但即便请购单签字审核不够完整，试剂的采购仍然可以由使用科室主任审批后就报送试剂采购员，甚至总务物资的采购只需根据库存管理员的口头计划就可直接报送采购员，而不需要主管院长和采购供应部主任的审批。除此之外，还存在随意手工更改部分正式、书面的请购单所下达的物资种类或请购数量的情况，或在缺乏主管核准签名的情况下，仅需要电脑列印出请购单，便可以手工增加物料请购需求的情况。

5、供应商的选择及管理落后

供应商开发与评估管理有待规范，未建立合格供应商资料档案且没有及时更新历史记录，导致医院物资供应商鱼龙混杂，在物资采购的供应商选择中，采购人员有较大的可操作空间，产生潜在的风险。目前，医院大部分的物资采购沿用以前年度供应商，但并未对供应商进行详细的分类登记管理，企业是否还有充足的供货能力，营业执照是否进行了年检，这些都无从考查，更不用说对各供应商的供货价格、质量进行评比分析，使得价格高、质量差的供应商也充斥其中。价格、质量也都参考以前年度的，没有与市场行情进行充分的比较，造成与市场行情脱轨，甚至出现同一种物品两种价格的现象。如电子产品的更新速度很快，可能在几个月内同一型号的产品就会出现降价，而采购部门还是按照原来的价格采购物品。

对于首次购买的卫生材料，不在政府采购范围内的，供应商一般由使用科室推荐，虽然是由使用科室和采购供应部门共同选择，但最终的决定权由使用科室主导，增加了舞弊的风险。采购流程中明确规定货比三家，但有时也只是形式上的货比三家，提供的三家报价也只是没有具体联系人和咨询电话的、未盖公章的报价单，并且没有对报价资料归档保存，有造假的嫌疑。

对于首次购买的在政府采购范围内的卫生材料，供应商的选择也比较多，而采购员可能只习惯性地从一家购买，多数采购员习惯性地认为政府采购价格是固定的，没有批量采购的优势，但实际上政府采购物资也分零星采购和批量采购，批量采购价格较低。这就表明医院虽然拥有供应商集中程度高的优势，但却没有带来规模采购的价格优势，相关人员没有根据采购量的变化与供货商谈价，及时调整价格。

6、采购方式不合规

医院未成立招标委员会，没有规范的招标采购程序文件和招标委员会，对总务物资、医用耗材和医用试剂都是进行分散采购，没有规模采购的价格优势。其中总务物资采购中的用量大、全年支出费用高的复印纸和硒鼓都没有选择政府采购方式，而是选用政府采购范围外的多家供应商，导致供应商选择存在风险，价格参差不齐。

7、采购合同签订不规范

在缺乏正式的采购合约的情况下，仅凭历史采购记录便与绝大部分供应商持续业务往来，一方面，无法准确确定供货商的资格与实际履行能力，有些大宗采购的供应商的注册资本也只有几万元，货物的质量、供给能力都容易让人产生质疑。另一方面，双方对物资采购的质量、交货时间、合同价款、付款方式、争议解决方式等必要条款都没有正式的条文进行规定，医院对货物质量验收的标准无从依据，对供应商送货的及时性也无从考察，出现问题后对双方责任难以界定，导致医院处于被动的局面，利益得不到保护。另外，绝大部分的物资都是先送货入库，事后补签合同，造成合同管理混乱。

三、加强医院物资采购的内部控制

1、健全内部控制制度和采购流程

有效的内部控制为医院开展各项工作奠定了基础，更保证了医院能够健康长久的发展。医院应根据自身实际情况在遵守国家法律法规的基础上，建立一套具体、详细、科学的内部控制制度。通过一整套健全合理有效的操作规范和程序，对医院各环节的经营事项和相关人员的经济行为进行控制和约束，并严格按照规章制度实施，避免出现脱离制度办事的现象。经梳理后的采购流程如图1所示。

2、提高采购人员的综合素质

在医院物资采购的整个过程中，采购人员起着至关重要的作用，因为他是采购的实际实施者。因此，一要用医院的各种制度来约束采购人员的行为，避免采购中常见的暗箱操作和弄虚作假行为给医院带来的损失。二要通过开展业务培训来提高采购人员的专业能力，如为经办人员开办相应的法律或者管理课程。三要定期轮换采购岗位，由此可以对前任工作中可能存在的弊端和差错进行揭示。四要注重专业能力对考核采购员的重要性，有效防范人为欺诈和损公利私的行为在采购中发生。

3、加强库存物资的预算控制

医院应遵循统筹兼顾、突出重点的原则，细化到科室、项目和岗位，采购部门对各科室根据实际需要而制定的申购计划进行汇总后，制定出采购计划与相应预算，为避免过于粗糙的预算编制，或者出现预算金额过高或过低的情况，该预算还需要有较强的可操作性和科学性，同时还需防止编制和执行不相符的情况发生。

要严格控制预算金额。综合平衡汇总预算金额后，由预算管理办公室汇报给医院预算管理领导组进行审核批准，并严格按照批准后的预算金额执行有关物资采购的支出。如果要修改预算，必须按审批权限批准后，才能对原有的预算进行追加或调整。医院要经常检查物资采购预算的执行情况，及时反馈预算执行差异的原因，做出比较和分析后采取改进措施。

4、规范招标采购流程

招标委员会在医院物资采购的过程中扮演着重要的角色，因此建立健全招标委员会和采购相关制度至关重要。医院应成立招标委员会和招标管理办公室，规范物资招标采购的流程，并明确招标委员会成员、相应的职责和权限和监督程序；及时学习并更新政府的各项采购政策，结合医院采购物资的实际情况，熟知医院各种物资应用的采购方式。

5、合理选择供应商和采购方式

在供应商的选择程序上，尽量保证选择过程的公开透明、公平合理及公正严明，并坚持质量、价格、交付与服务并重的原则。广泛收集采购物资的质量、价格等市场信息，根据不少于三家供货商的报价、货物品质、服务内容等进行评选；涉及到金额大、数量多的重要物资，由招标办公室实行招标采购，而不是各科室自行选择。

对于政府采购范畴的，在政府采购范围内的供应商中进行选择，并经价格、质量、服务等方面多加比较后，最终选定采购供应商。归属于非政府采购范畴的，则由医院内自行采购。不同种类的物资的采购方式不同，医院可通过合理的采购方式来确定最优惠的采购价格，保证供应商选择的公开、公正、公平。首先，公开竞争招标。对于大宗材料采购，则以公开竞争招标的方式相互比较供货商的价格。由市场供求关系确定采购定价，采购员多联系几家供应商（三家或者三家以上），并提交供应商报价、样品、产品质量及规格品种等资料供医院详细研究，在保证质量的前提下，争取以批量进货换取折扣的价格政策。其次，常规采购。对于周期性的经常采购的物资耗材，与信誉和配合能力好的供应商签订长期合同。选择合作诚实且信誉好的供应商，不仅对供货质量有所保证，还可以对交货期进行预定，从而保持持续的大量订单，得到付款及价格等方面的优惠。最后，最低价格采购。采购员应先对市场行情进行详细的调查，这样才可以在价格确定前以最低的价格取得最优质的材料。为避免中间商的多层加价，所有采购都应听取多家供应商（三家或三家以上）的报价，并在财务处认可后，比较核实医院现有价格，应尽可能寻找直接生产厂家为供应商。医院在比价的同时不应降低对质量的要求，使总体材料的采购尽可能实现“物美价廉”，并公示被采用的供应商，保证招标的公开透明。

为保证医院供应渠道相对稳定，必须加强对全院供应商的管理。采购供应部需完整保存以往合格供应商的评估资料，每年调整供应商，定期评估其经营状况、技术、生产能力、物资交期、服务水平等关键指标。为方便考评供应商是否具备相应的资质，就要全面掌握医院供应商的所有情况，应对所有供应商按重要性和一般性分别建立供应商档案，将与医院有经常性业务往来的供应商划分为重要供应商，只有偶发性或临时性业务发生的供应商划分为一般供应商。同时，医院还应对经常采购的物资进行详细的市场调查，淘汰质量与服务较差、送货不及时的供货商，与优秀的供应商建立长期的合作关系。

6、加强合同管理

采购合同是规定医院和供应商双方权利义务的法定文件，是在出现纠纷时维护医院权益的基本文件。医院采购供应部应在法律部门的帮助下制定出各类采购范本合同，如设备采购合同、医用耗材、办公用品采购合同等，通过这种方式规避合同条款上的风险。无论是长期合作的供应商还是偶有合作的供应商，采购供应部都应根据采购的物资类型使用范本合同，明确规定双方的权利义务、送货时间、付款方式、争议解决方式等。在合同签订的过程中，应重点关注合同的付款方式、价款的组成，确认无误后，经科室主任、主管领导审批后，送审计部门审计，审核无误后，正式签订合同。以此来考量供应商的服务，可降低事后发生争议的风险，保证物资采购合规有序的进行，保障医院的合法权益。

总之，物资采购是医院运营成本的重要组成部分，它为医院顺利开展医疗活动提供了保证。随着社会的发展，医院对外采购的物资越来越多，支出金额也越来越大。因此，改进和加强医院物资采购的内部控制，对于规范医疗秩序、控制不合理医疗费用、保障医院物资使用质量、提高对外采购资金的使用效益，均起着至关重要的作用。

参考文献

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（责任编辑：张琼芳）