信息时代档案管理工作问题及对策探讨

高巍

摘 要：伴随着信息时代的来临，计算机技术、网络技术以及通讯技术已经被广泛的应用到了人们的日常生活当中，档案管理领域亦不例外，使得传统的档案管理模式受到了巨大的冲击与影响，变革与转型已经迫在眉睫。基于目前新的历史时期，有关档案管理部门需要树立起新的管理理念，不断提高对档案管理工作的信息化建设力度、大力建设高质量的档案数据库、健全档案信息安全保障体系、增强对档案管理人员的培养力度。对此将重点就信息时代背景下档案管理工作所面临的问题与对策展开具体的探讨。

关键词：信息时代；档案管理；信息化

中图分类号：F27

文献标识码：A

doi：10.19311/j.cnki.16723198.2016.26.048

在现代信息技术当中，光纤传输及微缩复制存储技术具有高效、快捷、精确的信息传输及存储优势，其对于当前时期档案管理工作产生了极为深远的影响。但与此同时我们也应当认识到，任何事物必然有其两面性的特点，现代科技亦是如此，其一方面能够为档案管理工作带来新的发展机遇，但另一方面也会使得传统档案管理工作遭受巨大的挑战与考验。因此就展开相关的研究工作便具有极其重要的作用与价值，应当引起人们的重视与思考，下文将重点就信息时代档案管理工作所面临的主要问题及应对策略予以分析、讨论。

1 信息时代档案管理工作所面临的主要问题

1.1 管理软件缺乏普遍适用性

伴随着信息软件技术与计算机硬件设备的快速发展，对于档案管理软件的研发力度持续扩大。尽管相关的管理软件能够满足于档案管理工作的绝大部分需求，然而由档案管理越来越趋向于信息化的角度来看，当前阶段的档案管理软件已经很难再满足于档案管理和电子政务系统、一体化自动办公系统的发展需求。另外，有关档案部门所采用的计算机型号、软件版本不一致，也会使得档案信息管理工作难以做到最大程度的信息共享，由此也就使得档案管理的信息化及现代化发展进程长时间未取得有效进展。

1.2 标准化及规范化程度较低

从档案管理工作本身来说，其核心基础是标准化与规范化，但是在目前的信息时代大背景之下，档案管理的基础却并未能够将这一前提良好的体现出来。档案信息系统和网络建设在形式方面不尽相同，不同的层次划分十分明显，这也就导致有关管理工作在标准化、服务质量以及开发力度及共享程度方面均较为不足，难以适应在信息时代之下的档案信息资源共享需求。鉴于多方面因素的影响，诸如历史遗留问题，导致档案目录细则的兼容性较差，绝大多数系统软件在系统内容的可移植性上普遍较差，并且截止目前，依然没有产生出统一性的档案自动化标准，只有针对某一档案馆及某项专业系统的标准，而诸如此类的标准规范难以在更大的范围内进行推广，这也在某种程度上导致了档案信息工作的标准化及规范化出现了一定的滞后性。

1.3 安全性与保密性有待提高

在信息时代的大背景之下，传统的档案管理工作正逐步由人工管理逐步转变为电子化的信息档案管理方式。电子档案具备较为明显的可更改性，其对于整体档案的完整性及安全性则会产生较大的隐患问题。一些不法人员则会借助于网络信息技术对于原始档案信息进行修改、窃取甚至是损坏等，这将直接导致档案信息面临着重大的泄露及损坏风险。并且，电子档案文件其构成形式极为复杂，信息的存储形式也极为多样化，通常在遭遇了计算机系统瘫痪、网络攻击和病毒干扰等情况之时，便会使得电子档案遭受损毁、遗失，发生不可逆转的损失。

1.4 人员素质水平较为落后

档案管理者是开展档案管理信息化的核心力量。目前，绝大多数的档案管理机构工作人员尽管都具备相应的专业管理知识，然而对于信息时代下所需要具备的信息技术能力却较为欠缺，甚至还存在有部分的档案管理人员未能够完全适应网络工作环境。并且，在有关档案管理部门中对于专业的信息技术人员较少，特别是对于既懂技术又懂管理的人才尤为稀缺，因此目前的档案管理人员普遍综合素质偏低，这也是造成档案管理信息化建设与发展受到影响的主要因素。

2 应对档案管理工作主要问题的策略

2.1 大力开展信息化建设

基于目前的信息时代大背景之下，档案信息化管理的终极目标便是为了促使档案资源能够得以最大化的共同分享，以使其价值得以最大程度的得以利用。为了达成这一目标，就要持续增强对档案资源的信息化建设工作。首先，需要充分应用现代化的信息技术，来实现对于档案信息的自动化处置，进而对档案、文件等信息能够采取一体化的管理，这样不但有助于保障对档案信息的高效获取，并且也可对于不同载体的档案信息进行更加多元化的存储，同时应用计算机多媒体技术将其进行合并，并由此产生出文字、声音、图像等共同构成的新型档案资源，由此便可极大的丰富档案信息资源的表现形式；其次，利用计算机网络来进行档案信息的远距离传输、无障碍交流，进而实现对信息资源的高效共享。

2.2 建设高质量档案数据库

在信息时代的大背景之下，档案信息的基础形式通常以数字为主，这也就是人们通常所说的数据信息，而借助于计算机网络技术能够促使档案信息的快速传递成为现实。并基于此所产生出的数字档案必须要利用某种形式来进行存储，基于此数据库也便应运而生。因而档案管理部门应当构建起一个具有较高质量水平的数据库来保障档案管理工作的有序进行。在数据库建设完成后，应当切实做好相应的后期运营及维护工作，并借此来保障整体数据信息的安全与完整。

2.3 健全档案信息安全保障体系

在档案管理工作所包含的各类信息资源，队伍政治、经济、文化等建设工作均发挥着至关重要的作用与价值。在当前的信息时代，档案信息化建设速度日益加快，相应的安全问题也愈发突出，为了更加有效的保障档案信息的安全性，便应建立健全相关的档案信息安全保障体系。此体系则主要涵括有以下两部分：第一，档案信息的存储安全；第二，档案信息的应用安全。在信息技术的快速发展的同时也使得信息的竞争愈发激烈，这在某种程度上也对信息安全敲响了警钟。对此可采取身份认证、密钥管理等安全手段来加强信息系统的安全性。

2.4 增强档案管理人才培养力度

伴随着信息时代的来临，计算机网络技术在档案管理工作之中的应用愈发广泛，这也就使得相关的管理人员必须要在明确掌握档案管理知识的同时，还应当加强对各类现代化技术的了解与掌握，例如基础的计算机系统操作、数据库管理、数据录入以及常规的网络管理等。只有在掌握了管理知识与技术技能后，方可确保档案管理人员能够胜任当前信息时代的档案管理工作，并以此来实现对于档案管理工作的长久发展与完善，推动档案管理水平逐步提升。

3 结束语

总而言之，伴随着当前信息技术的快速发展，传统的档案管理工作也面临着一些新的问题，诸如管理软件缺乏普遍适用性、标准化及规范化程度较低、安全性与保密性有待提高、人员素质水平较为落后等，对此本文结合实际工作经验提出了大力开展信息化建设、建设高质量档案数据库、健全档案信息安全保障体系、增强档案管理人才培养力度等应对措施，有效的提高了档案管理工作的服务质量。最终希望借助于本文的分析探讨，能够为有关的档案管理工作者提供一些有价值的参考信息。

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