浅谈高校外事档案的管理与对外交流的关系

【摘要】高校外事档案管理是高校档案管理实体分类中的一类。高校外事档案的管理工作对高校的对外交流及高校自身的发展有着重要意义。传统的档案管理已不能满足目前高校发展的要求。本文对高校如何改进其外事档案管理工作提出了建议。改革开放20余年来，随着我国对外开放的深入开展，随着信息时代的悄然来临，随着国内高校间强强联合和不断扩大的对外交流与合作，高校外事档案的重要性也日渐凸现出来。

【关键词】外事档案；重要性；管理

高校外事档案管理乃是高校档案管理实体分类中的一类，主要包括外事工作管理和外事活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体等。

高校外事档案要收集的内容包括双方合作协议，备忘录，纪要，总结等相关重要文字材料。同时还有双方交流合作过程中形成的录像，影像，图片，电子信息等资料。也包括相互赠送的一些具有保存和纪念意义的实物等。加强对这些档案资料的收集、整理和使用，也体现了学校合作交流工作的水平，其重要性不容忽视。

社会各方面的迅猛发展使得上至国家下至学校都为不断充实自身的实力而寻求国际间的交流与合作，全球一体化的步伐更成为了形式多样，类型繁多的国际交流与合作的推动力。

高校外事档案已成为现代高校档案管理中十分重要的内容之一，它可以反映高校合作交流工作的概况和水平，对学校的建设和发展起着积极的作用。

高校外事档案可成为连接各合作单位，团体，个人的桥梁，是双方开展具体合作与交流工作的重要依据和见证。对加强与推进高校与合作交流方的进一步合作与交流具有十分重要的作用。

一、高校外事档案的重要性

改革开放20余年来，随着我国对外开放的深入开展，随着信息时代的悄然来临，随着国内高校间强强联合和不断扩大的对外交流与合作，高校外事档案的重要性也日渐凸现出来。由于其自身固有的特殊性，外事档案的管理已越来越受到各方面的高度重视。国家教育部在高校外事工作的基本原则中明确规定：外事档案必须实行集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用，外事档案工作必须纳入学校外事工作计划和管理制度中，落实到学校有关部门外事人员的职责范围，做到布置、检查、总结外事工作同步进行。

过去的外事档案管理更多的是把档案管理工作看作简单的资料保管，而档案管理者更象是仓库保管员，他们仅进行基本的归档材料收集整理，工作缺乏能动性。所以其工作方式和管理方式都显得极为被动，档案资料的信息、情报价值和使用价值几乎没有体现出来，更逞论大范围地开发利用了。这样，投入了大量人力、物力、财力进行收集处理的信息资源悄无声息地被流失和湮没，造成了巨大的资源浪费。随着社会更加开放、更加快速地发展，传统的管理方式已不能适应今天的社会需求。

高校的外事档案管理是高校档案管理的“特区”，是高校外事活动及对外发展的中枢。高校外事档案管理工作的成功与否，直接影响到外事工作水平的高低，影响到学校在国内外的知名度，影响到学校科研的发展及教育工作效率的提高，影响到学校教职工和广大学生面对全球范围竞争的心理和目标定位，影响到学校掌握国际、国内的科学动态并及时调整自身的发展战略等等。总之高校外事档案的工作技术、管理开发方式和管理水平的提高对高校的全面发展至关重要。

二、高校外事档案的技术化

做好高校外事档案工作除在思想认识上引起足够重视外，还应注意在实际工作中的技术支持。高校外事档案工作应以建章立制、规范管理为基础，以先进技术科学管理为条件，以情报收集和服务群体为核心。在目前建章立制、规范管理已基本完成的前提下，如何应用现代技术科学管理以服务于群体具有重要意义。

首先，引入信息网络技术已成为当务之急，把简单的外事档案管理发展成档案、信息、情报的管理系统就使这项工作本身有了更广泛的外延，把死的资料变成了活的资信，从而赋予它更大的社会价值。现代信息技术是以数字化、高速化、集成化和智能化为发展趋势的。计算机作为办公用具可以大大提高档案管理中的资信容量和办公效率，在此基础上建立的网络系统可以快速查阅各种类型的资料，这对现代化外事档案管理来说是不可或缺的。同时，学校的教职工和学生也可以利用该信息资源与外界进行沟通和交流，一了解最新的科技、教育、研究等方面的发展动态，为自己工作和学习做准备。利用好外事档案工作管理系统，一方面可使学校内部的管理组织机构间能相互协调，利于领导层的垂直管理；另一方面则可在国内外高校间起到横向联合的作用，容易做到取长补短，对学校建设、人才培养、科学研究产生积极的贡献。此外，我们还要注重对公开交换的信息资信做好认真地筛选，注意机密文档的保密工作等等。

三、高校外事档案的国际化

在高校国际化过程中，高校的外事档案起到了举足轻重的作用。高校国际化给外事档案工作带来了挑战，同时也带来新的机遇。

高等学校国际化进程的推进，需要高校从外事档案的管理内容、方式和管理人员的素质水平方面加以改进及提高，为提高我国高等教育的现代化水平，促进我国高等教育体制的变革与创新等提供有利条件。

四、高校外事档案的电子化

随着高校外事工作的日益频繁，外事档案的数量随之增加，内容也日趋丰富。档案载体更加多样化，电子文件已成为档案载体中的新成员，如何有效地对电子文件进行保管和利用，是档案工作人员不可回避的问题。

建立健全档案信息化管理制度。明确各方面的职责要求，使每一个参与人员负其分工范围内的责任。建立和执行科学的归档制度，归档时应检查电子文件内容是否齐全完整，真实可靠。建立和执行严格的保管制度，归档电子文件应使用光盘作为存储介质，对所有归档的电子文件应作写保护处理，使之置于只读状态。加强对电子文件利用活动的管理，电子文件入库载体不得外借，只能以拷贝的形式提供利用。

加强对外事档案信息化管理人员的培训。明确具体管理措施，不断地提高电子档案制作者和管理人员的责任心，树立一丝不苟的工作作风，培养精益求精的技术水平是保证电子档案原始性、真实性的根本措施。

利用网络平台，搞好高校外籍专家、教师档案的管理工作。

建立外籍专家、教师个人信息的网络档案，省内各高校间可通过网络档案索取满足自己要求的外籍人才。方便、快捷、时效性强。几所高校还可共同聘请相同类型的外籍专家、教师，实现人才共享，避免人才资源浪费。

作者简介：

郭翔翊（1983.7-），重庆城市管理职业学院对外合作处助理馆员，研究方向：档案管理。