浅析档案管理现代化

【摘要】档案管理工作是一项具有保密性强、专业性强、条理类别清晰的专业性工作。而随着社会的进步，科技的不断发展，对档案管理工作的标准化提供了更好、更方便、更快捷的管理工具，那就是尽可能的运用当今的科技成果提高档案管理的安全性和工作的效率和水平。

【关键词】档案管理;现代化

随着时代的进步，科技水平的不断发展，越来越多的高科技产品为我们的工作和生活提供了便利。档案管理工作是一项具有机密性、条理性和安全性强的管理性质工作。而传统的档案管理工作有着效率低等缺陷，为此，我们应学会使用现代化工具解决档案管理工作中遇到的问题。

一、档案管理工作的现状

1、档案管理工作简介

亦称档案工作。是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究（见档案文献编纂）、档案提供利用。档案管理就其基本性质和主要作用来说，是一项管理性的工作，服务性的工作，政治性的工作。

2、传统的档案管理工作

传统的档案工作大体包括档案收集、档案整理、档案保管和档案编目等工作，在档案收集过程中会采用纸质填写的方式，收集档案所属者的相关信息;档案馆（室）对收集来的档案分门别类组成有序体系的一项业务，是档案管理中的一项基础工作;档案保管，即将整理好的档案进行系统和安全的存放，是档案管理中一项重要的工作，它的基本任务和要求就是保护档案的完整与安全，而传统的档案管理是将收集好的纸质档案收集在档案馆;档案编目是将档案进行有组织的制作目录，供以后进行查询等工作。

3、传统档案管理工作的弊端

传统的档案管理工作从档案收集到档案编目过程中相对于现代化档案管理存在着诸多弊端。传统的档案管理工作在档案收集过程中使用填写纸质信息，这不仅仅是对资源的一种消耗，而且如果档案保存时间较长，将会出现笔记褪色等现象，严重损坏了档案的信息;另一方面，档案收集过程中，比较浪费人力资源，工作效率低下。传统的档案整理采用人工整理分类，耗费人力资源多，效率相对于现代化档案管理工作非常低。传统的档案保管是将纸质档案放入档案室，不仅仅占据较大的空间，而且存在着许多不安全因素，如果生天灾人祸，档案容易损坏，损失不可估量，安全系数低。传统的档案编目，由于档案数量庞大，又采用人为编目的方式，导致工作效率低，而后期的档案查询等工作由于数量的庞大，不方便档案的查询。现在就目前针对自己身边的现状进行分析：虽然档案管理是一项专业性、政治性、机密性都很强的工作，同时档案资料也需要专人管理，单独存放。但由于管理人员编制不足，管理工作量大，大部分档案管理都是属于非专业人员管理。在档案管理手段上，因为没有单独的计算机和档案管理软件，管理人员一直采用手工编辑、检索，从而导致档案资料不能及时归档整理，存在档案资料不完整的情况等各种问题，需要在以后的工作中逐步改善。

二、现代化档案管理工作

1、现代化档案管理的优越性

现代化档案管理相对于传统档案管理，可以解决很多传统档案管理的缺点;首先，现代化档案管理从收集档案资料过程中可以节省人力资源和时间;其次，现代化档案管理不仅可以节省档案管理的空间，而且可以长时间保存，方便备份等，也不会因为天灾人祸造成档案信息的泄露、丢失等;在此，档案整理过程中可以按照多种方式筛选和汇总等，相对于传统的档案工作中的人工整理极大地提高了工作效率;最后，档案编目中可以实现一键查询，相对于传统的档案管理工作中面对于庞大数量的档案不仅仅是效率的提升，而且是时间上的节约。

2、现代化档案管理的实现

档案收集，随着网络的进一步发展，互联网基本已经实现了普及，这使得网络收集信息成为可能，我们可采用网络收集档案所有者的基本信息，一键提交到服务器，这样不仅仅节约了资源的消耗，而且节约了人力资源和档案收集的时间;档案整理，随着计算机的不断进步和发展，越来越多的数据管理软件浮现于世，这使得档案整理变得越来越快捷，我们可以采用Excel电子表格或者是其他数据管理工具对档案进行整理，这样则节省了大部分的人力资源;档案保管，随着科技的进步，硬件发展越来越迅速，数据存储空间越来越大，这使得大数据的存储成为可能，我们可以将档案信息存在大空间硬盘中或者服务器集群中，这样不仅节约了存储空间，而且方便备份保存，方便快捷，也不会像传统档案保存过程中由于保存时间过长丢失档案所有者信息等现象;档案编目，在现代化档案管理工作中我们可以采用数据库查询的方式，方便快捷，提高了工作效率。这些不仅仅提高了档案管理过程中的工作效率，而且提高了档案的安全性。

三、总结

综上所述，随着时代的不断发展，科学技术的不断进步，我们需要应用现代化的思想，学会使用现代化工具，这样不仅仅能提高我们的工作效率，还能给我们的工作带来意想不到的效果。另一方面，档案管理现代化的核心内容都是档案资源信息的建设，这一目标将不断推动着档案管理现代化的发展，因此，档案管理现代化还需要我们不断的探索分析，利用已有的知识和专业技能去完善它。

【参考文献】

[1] 陈忠义. 浅谈档案管理现代化与档案信息化建设[J]. 企业导报， 2009（1）.

【作者简介】

李佳璐（1985—），女，河北承德人，本科学历，单位：承德市卫生和计划生育委员会，主要研究方向：档案管理。